Arhivele departamentale: scop, structură, metode de pregătire a documentelor și perioade de depozitare

Arhiva departamentală are un scop important prin stocarea documentelor în conformitate cu termenul stabilit de lege. Personalul instituției poate ridica în orice moment hârtia de care are nevoie pentru muncă cu ea. Responsabilii de arhivă păstrează ordinea în acest birou, arhivează și sortează corect înregistrările și certificatele, creează condițiile necesare pentru ca instituțiile să furnizeze informații. La momentul potrivit, arhiva departamentală va fi transferată unei autorități superioare. Documentele inutile vor fi aruncate spre distrugere de către comisia de experți.

Principalele depozite de documente de stat

O organizație poate stoca doar propriile documente. În decursul unui an, se creează dosare, o mare varietate de fișe de plată și certificate - în ciuda informatizării companiei, documentele pe hârtie nu au fost încă eliminate. O arhivă departamentală face posibilă curățarea teritoriului unui birou de contabilitate sau a unui departament de personal de documentele care nu sunt necesare la un moment dat.

În orice moment, un angajat sau o autoritate de control poate avea nevoie de următoarele informații. Datele de referință vor face dovada istoricului de angajare, o copie va dovedi un fapt juridic în fața instanțelor civile sau de arbitraj în cazul în care apare un litigiu între părți. Angajatul va trebui să meargă la arhiva departamentului dacă actele nu au fost mutate în altă clădire în conformitate cu perioada de păstrare. După sortare, atunci când se constată că un document mai poate fi util, acesta este reunit și trimis spre păstrare.

Spațiile de depozitare pentru documentele importante sunt împărțite în funcție de statutul acestora:

• toate certificatele de tipuri de activități sunt păstrate în arhiva centrală a filialei ministerului;
• documentele aparținând administrației centrale și agențiilor subordonate acesteia sunt încredințate în custodie proprie;
• informații justificabile care sunt de același tip de informații activități profesionale, Datele privind fluxurile financiare și cifra de afaceri sunt trimise arhivistului arhivei unificate;
• documentația completă pentru mai multe ramuri este stocată în arhiva comună interdepartamentală.

Fiecare dosar al grefierului reflectă ora deschiderii și închiderii dosarelor. Angajații din acest departament controlează fluxul de documente. Ei sunt responsabili de organizarea arhivei departamentale de documente confidențiale, de starea și conținutul dosarelor de producție.

Faza pregătitoare

Depozitarea arhivelor necesită întocmirea corectă a conturilor și a necesarului - ultima etapă în managementul biroului. Specialiștii vor trebui să lucreze meticulos pentru a crea ordinea de achiziție a arhivei departamentale de documente confidențiale.

Ei vor trece prin procese:

1. Evaluarea academică și practică a textelor de către experți.
2. gestionarea fișierelor.
3. Descrieri ale surselor pentru a afla cât de mult trebuie să păstrați permanent sau pe termen lung.
4. Stabilirea unor spații pentru buna păstrare a certificatelor;
5. predarea după ce documentele au fost pregătite pentru depozitare în arhiva departamentului.

Depunerea documentelor trebuie înțeleasă ca un ansamblu de acțiuni, care nu contrazic prevederile legale.

Trăsături caracteristice ale procesului

La momentul clasificării se colectează actele pentru transferul din unitate în organizația subordonată. Pentru a face acest lucru, determinați profilul instituției în conformitate cu dispozițiile standard sau ce documente stochează și păstrează:

• Colecția de documente trebuie privită ca un set de măsuri care nu contrazic reglementările legale;
• documente utilizate în activitatea angajaților care au lucrat în cadrul organizației pentru o perioadă limitată de 10 ani
• certificatele de personal care reflectă datele privind personalul;
• informații privind personalul foștilor angajați ai societății, organizații după lichidare, care au fost subordonate acestui minister;
• date individuale privind personalități din diferite domenii, de exemplu știință, artă, precum și colecțiile lor colectate în timpul activității lor pentru companie.

Caracteristicile speciale ale arhivei departamentale fac posibilă conservarea documentelor valoroase în ediții tipărite, lucrări științifice, cărți de referință și regulamente.

Sarcini și funcții ale arhivelor

Clasificarea documentară constă în acțiuni:

• depunerea documentelor;
• examinare anuală;
• măsuri pentru depozitarea ulterioară.

В funcții de bază Arhivele unei arhive departamentale includ conservarea documentelor, care este asigurată prin

• condițiile create;
• îmbunătățirea condițiilor de temperatură și de umiditate din incintă;
• instalații sanitare;
• organizarea evidenței contabile;
• verificări privind disponibilitatea documentelor;
• dezinfectarea dosarelor;
• restaurare;
• pregătirea pentru depozitarea de stat.

Gestionarea datelor constă într-o procedură de informare a conducerii și a angajaților cu privire la conținutul arhivei, eliberând informațiile necesare la cerere.

Arhivarii unei arhive departamentale au următoarele sarcini:

1. Furnizarea de asistență în ceea ce privește dosarele de nomenclatură.
2. Participarea la lucrări de expertiză.
3. Verifică dacă documentele sunt executate în mod corespunzător.
4. Supraveghează activitățile societăților din subordine.

În conceptul de "arhiva departamentală" ca parte a o parte a fondurilor de arhivă nu trebuie inclusă în sistemul principal, este o sursă care trebuie completată de o autoritate de stat superioară.

Împărțirea arhivelor în grupuri

Depozitele deținute de stat au o clasificare bazată pe criterii, acestea sunt arhive:

• unei anumite întreprinderi;
• centrul orașului;
• arhivele filialei;
• Combinat departamental și interdepartamental.

Dacă ne uităm la arhivele departamentelor federale de putere, exemplele indică următoarele structuri:

1. FAMO păstrează evidențele Ministerului Apărării;
2. Arhiva centrală a FSS - aici își păstrează Serviciul Federal de Securitate al țării (FSB) documentele clasificate;
3. FACE - acest birou deține registrele Ministerului de Interne.

Arhiva poate fi găsită la reședința prezidențială sau în orice subiect al Federației Ruse sub forma unui birou de registru civil.

Cum să o organizezi corect?

Gestionarea documentelor într-o întreprindere începe de la zero la un moment dat. În cazul în care aceasta nu a fost înființată, atunci trebuie restabilite etapele, trebuie să se desfășoare activități de organizare. Arhivistul începător trebuie să consulte regulamentele și manualele metodologice, care ar trebui să devină manualul angajatului. Mai presus de toate, trebuie să existe o cameră separată care să fie echipată pentru a îndeplini cerințele de reglementare.

Stocarea documentelor în arhiva departamentală, organizarea, de volum mic, are loc în biroul funcționarului, într-un cabinet special. Membrul personalului o încuie și o sigilează. Un specialist auditează actele și întocmește un plan de organizare, deschide registrele. Se va face clasificarea hârtiilor în vederea prelucrării și sortarea pentru distrugere în funcție de termenele de păstrare a documentelor în arhiva departamentală.

Arhivistul sortează documentele în funcție de atribute:

• conservarea permanentă;
• personal;
• Întreținere pe 10 ani;
• 3 ani de acte care trebuie să fie arhivate în dosare cartonate.

Pentru a transfera informațiile pe suport de hârtie într-un depozit public, trebuie efectuată o analiză profesională.

Reglementări statutare

Nu este greu de enumerat documentele standard pentru o arhivă departamentală cu care arhivarul va trebui să lucreze, sunt câteva. În 2004, a fost aprobată Legea federală nr. 125 privind întreținerea arhivelor în Federația Rusă. Un act normativ îi obligă pe șefii de producție și de organizații bugetare Țineți evidența documentelor generate de-a lungul timpului. Declarațiile, certificatele și statele de plată nerevendicate trebuie să fie arhivate și trimise la o unitate specială pentru a le ține la zi. Depozitarea centralizată a hârtiilor după utilizarea lor este stabilită pe baza directivelor tehnico-normative:

• GOST R 51141-98 dezvăluie reglementările privind păstrarea înregistrărilor și arhivare cu termeni și definiții;
• reguli de bază pentru lucrul cu arhivele în cadrul statului și al organizațiilor;
• Regulamentul privind gestionarea documentelor de stat în Fondul de arhivă al Federației Ruse.

Standardele de referință oferă informații cu privire la formatul legal de gestionare a dosarelor de arhivă, ținând cont de experiența unor arhiviști de marcă. Manualele oferă date despre aplicarea tehnologiilor moderne în organizarea, întreținerea și stocarea ulterioară a documentelor.

Etapa inițială

Sursele de achiziție a arhivelor departamentale sunt departamentele de producție:

• economice;
• resurse umane;
• contabilitate;
• producție și tehnică .

Activitatea arhivistului începe cu adoptarea unui regulament de înființare a unității.

În cazul în care nu există, acesta trebuie dezvoltat prin acceptarea de sesizări:

• dispozițiile de bază;
• a colecției de documente;
• sarcini și funcții;
• drepturi de organizare și regimuri de lucru.

Înregistrările documentare sunt ținute conform unor principii bazate pe caracterul complet al informațiilor și Arhivarul stabilește forma de păstrare a documentelor.

Forma grafică

Arhivistul stabilește în mod independent forma de înregistrare a documentelor primite. În acest scop, managerul aprobă un grafic și o procedură de depunere a dosarelor. Acesta poate fi un fel de proiect, un program de inspecții pe departamente, primirea și anularea extraselor acumulate și inutile, declarații. Jurnalele de bord sunt folosite numai în unitatea de serviciu și nu sunt distribuite angajaților. Înregistrările de la departament sunt primite pe baza certificatelor, care prezintă un inventar detaliat al. Motivul depunerii poate fi un audit sau un audit documentar al unui angajat.

Comitetul de experți

Competențe insuficiente ale arhiviștilor pentru distrugerea documentelor, nu întotdeauna suficiente. O echipă de profesioniști este adunată pentru a efectua cercetări, a studia documente pentru evaluare. Profesioniștii preiau informații normative și metodologice din regulamentele aprobate de arhiviștii de frunte din țară de la serviciile arhivistice de stat. Aceștia fac o analiză de specialitate a certificatelor colectate, folosind atribute precum istoricitatea, sistematicitatea, integritatea. Hârtia este examinată pe baza originii sale pentru a afla fenomenele și relațiile de producție. Aceștia examinează textele pe baza relației lor cu restul fluxului de documente. sarcini de expert:

• Identificarea și selectarea dovezilor cu relevanță științifică;
• pentru a determina validitatea declarației;
• predarea către autoritatea publică cu avizul.

Pe baza standardelor, aceștia definesc condițiile de păstrare a fișierelor:

• Pe termen lung;
• pe termen scurt;
• temporal.

Un expert este capabil să stabilească starea hârtiilor și să înceapă să restaureze părțile pierdute, după caz. Specialistul va trebui să ridice baza pentru a completa materialul lipsă din alte surse. Aceste lucrări vor fi efectuate de o comisie de experți, numită și aprobată de conducerea societății. Acesta include specialiști educați și cunoscători în domeniu, precum și reprezentanți ai serviciului arhivistic regional. Sarcina principală a comisiei este de a determina valoarea documentelor furnizate pentru analiză:

• Organizatoric și administrativ - rezoluții, ordine, decizii, protocoale;
• planificate;
• raportare.

Comisia trebuie să stabilească conținutul documentar care trebuie păstrat de organizație sau transferat la sediul central pentru păstrare.

Pe lângă directoarele de arhivă, experții folosesc:

• lista tematică;
• informații din corespondența companiei;
• Extrase din compoziția și conținutul documentului.

Prima intrare a declarațiilor este însoțită de o descriere istorică a finanțatorului și a fundației. Fișierele sunt descrise într-un aparat de referință cu un

• pagina de titlu;
• cuprins;
• o prefață;
• abrevieri;
• tabele transferabile;
• codificare;
• indicatoare.

Catalogul oferă informații privind conținutul documentar, subiectul și tematica. Așezați documentele pe rafturi, rafturi și dulapuri numerotate. Se utilizează cifre arabe; semnele trebuie să fie clare. Acest lucru este cerut de ordinul de topografie, unde urmat:

• un calendar de eliberare a fișierelor la cerere;
• verificări periodice privind păstrarea înregistrărilor, disponibilitatea și starea acestora;
• alocarea de documente valoroase pentru crearea unui fond de asigurare;
• conservarea fizică și chimică.

În ce condiții informațiile trebuie păstrate pe hârtie?

Depozitarea documentelor trebuie să se facă în condiții optime:

• spațiile au fost reparate;
• echipamente de stingere a incendiilor și alarme instalate în camere;
• documentele sunt așezate pe rafturi, în seifuri sau cutii.

Documentele sunt păstrate cu respectarea unor regimuri:

• temperatura și umiditatea;
• lumină;
• securitate;
• igienic; .

Fiecare fișier este clasat în fișierul hârtiile și documentele arhivistice ale arhivelor sunt înregistrate într-un registru separat un formular standard, în care se înregistrează detaliile, începând cu admiterea și terminând cu ieșirea din arhive. La cererea cetățenilor sau a organizațiilor, arhivarul întocmește dosarul necesar pentru a pune la dispoziția solicitantului o arhivă:

• un certificat;
• descărcarea de gestiune;
• o copie a.

Informațiile furnizate sunt semnate și ștampilate; în cazul în care datele lipsesc, acest lucru se confirmă, de asemenea, în scris. Registru separat pentru completitudinea și îmbunătățirea activităților de arhivare. Ceea ce permite:

• să organizeze cu precizie utilizarea documentelor;
• să dezvolte un sistem complet;
• Documentele trebuie grupate și clasificate;
• să efectueze studii de piață ale informațiilor.

Solicitările sunt clasificate în funcție de subiect, de caracterul socio-juridic și de dosarele personale pentru a determina cea mai mare cerere de date. Pe această bază, se creează directoare separate cu continuitate de evidență și servicii de arhivă. O procedură adecvată permite utilizarea anilor de experiență în diferite domenii ale activității umane. Poate fi nevoit să dovedească nevinovăția atunci când este acuzat de o infracțiune economică sau să dovedească implicarea într-o descoperire științifică. Arhivele sunt accesate de către toți cetățenii, aceste agenții nu cunosc nicio distincție de statut.