Pregătirea unui document: tipuri, scopul documentelor, modul de pregătire, documentația electronică și pe hârtie, concordanța și semnăturile necesare

Știi cum este să pregătești un document? Să explicăm mai întâi terminologia. În sens restrâns, un document este un suport de informații în formă scrisă. Acesta confirmă existența unor fapte de o importanță deosebită. Pentru a produce un astfel de document, este necesar, în primul rând, să se colecteze informațiile necesare și să se înregistreze ulterior. Deci, să începem prin a examina structura generală a documentației.

Tipuri de documente

Varietatea de înregistrări disponibile în scopuri de gestionare este clasificată în funcție de. De exemplu, următoarele tipuri se disting prin natura lor:

• Documente personale;
• documente oficiale.

Document personal

Aceasta se referă la o formă creată de o persoană în afara domeniului său de activitate sau a atribuțiilor sale publice. Printre acestea se numără corespondența personală, precum și memorii cu caracter special, jurnale. Ele se formează în viața privată a unei persoane, în afara domeniului de activități profesionale sau pentru îndeplinirea unei funcții publice.

document oficial

Acesta este creat de persoane fizice sau juridice și, în același timp, este emis și certificat în modul prevăzut. Printre documentele oficiale se distinge un grup de documente personale, printre care se numără pașapoartele, permisele de ședere, titlurile profesionale, educația (diplome, certificate), experiența profesională etc.

Serviciile de birou se ocupă de obicei de documente oficiale, în marea lor majoritate documente de gestiune. Un document este creat pentru a pune în aplicare o funcție de management, cum ar fi planificarea, împreună cu previziunile, finanțarea, contabilitatea, controlul, aprovizionarea etc. Elementele de serviciu sunt documente oficiale utilizate în activitatea curentă a întreprinderii. Să analizăm acum scopul real al suportului în cauză și să luăm în considerare programul de producere a documentelor.

Scop

Întrebarea centrală în studiul documentării este identificarea motivelor care îi determină pe oameni să înregistreze informații, adică să creeze hârtiile corespunzătoare.

Rezolvarea acestei probleme este direct legată de funcțiile. Pentru a înțelege scopul unui document în lumina faptului că acesta poate servi mai multor scopuri și poate fi utilizat în mai multe scopuri, folosind tehnici de abstractizare, să evidențiem și să examinăm natura documentului. În primul rând, trebuie să remarcăm componenta socială a documentației, caracterul social al acesteia.

Aceste elemente sunt create de oameni pentru oameni, ceea ce subliniază imediat scopul social. Nici o comunitate nu poate exista fără comunicare informațională. Documentele le securizează, precum și toate procesele care au loc în societate. Hârtia specifică este creată în mod intenționat într-un anumit mediu social, pe care îl reflectă.

Atunci când apar ca produs al unor relații sociale, anumite tipuri de documente încep să aibă ele însele o influență activă asupra acestor relații. Un astfel de rol este jucat în primul rând de constituții care stabilesc ordinea relațiilor în stat, alături de alte acte legislative, diverse statute, regulamente, norme și instrucțiuni. Trebuie spus că astfel de elemente încep să contribuie în mod independent la dezvoltarea oamenilor, cum ar fi toate tipurile de tratate de pace cu acorduri și declarații internaționale.

Ordinea de întocmire a documentelor

În timpul pregătirii, este necesar să se respecte toate normele prevăzute în GOST și alte acte normative de reglementare cu normele care asigură valabilitatea juridică a documentelor, împreună cu executarea rapidă și calitativă a acestora, căutarea și posibilitatea de prelucrare prin intermediul tehnologiei informatice. Ce presupune pregătirea corectă a documentului?

Documentele sunt considerate ca fiind executate neregulamentar dacă există un element obligatoriu pentru acest tip de suport informațional. Indexul, numele autorului, numărul, data, titlul, semnăturile etc. trebuie să fie scrise. La pregătirea unui pachet de documente, se pot adăuga elemente de recuzită dacă scopul documentului o impune. Să aflăm noul tip de informații și să vedem ce avantaje are acesta.

Documentație electronică. Ce trebuie să știți?

Pregătirea pachetelor de documente electronice a devenit recent importantă. Prin acest formular nu se înțelege o reprezentare a unui document pe suport de hârtie, ci o tehnologie modernă de manipulare a formularelor în care versiunea anterioară apare doar la cerere, sub forma unui exemplar pe suport de hârtie. Tehnologia de procesare a probelor electronice se îndepărtează din ce în ce mai mult de elementele dactilografiate și scrise de mână. Astfel, oamenii se ocupă din ce în ce mai mult exclusiv de prezentarea lor electronică.

O vizualizare modernă poate permite diferite tipuri de informații de intrare și poate conține diverse butoane de comandă împreună cu comutatoare, meniuri derulante sau liste pentru selecție. După ce formularul a fost completat, acesta poate fi trimis. În general, este necesară doar apăsarea unui buton, deoarece adresele de e-mail ale destinatarilor sunt predefinite.

Documente electronice. Avantajele utilizării

Sunt evidențiate următoarele avantaje ale pregătirii documentelor electronice:

1. Reducerea timpului de deservire a clienților prin reducerea timpului de căutare a documentației și de răspuns la solicitări.
2. Creșterea eficienței managementului informației prin accesul rapid la documentație. În acest caz, se face o alegere cu privire la modul cel mai bun de a copia pentru depozitare informații, capacitatea de a colecta și procesa mai multe informații decât oricând înainte.
3. Cu astfel de mijloace, se iau decizii de management mai precise și, în același timp, mai bine fundamentate.
4. Crește securitatea documentelor în depozit prin compactizare, rapid și ieftin a procesului de copiere în atâtea exemplare câte sunt necesare.
5. Protejarea informațiilor împotriva accesului neautorizat prin criptarea și decriptarea mai rapidă și mai ieftină a informațiilor pe suporturi electronice.

Documente pe hârtie

Cum se elaborează regulamentele? Să analizăm mai în detaliu o altă întrebare importantă.

Documentul, care este realizat pe hârtie sau similar Documentația pe suport de hârtie se încadrează în categoria primului format. Dar este demn de remarcat faptul că în societatea modernă se preferă din ce în ce mai mult varianta electronică, care înlocuiește treptat versiunea pe hârtie a. Astfel, în organizațiile din întreaga lume se intensifică conversia arhivei de hârtie în formă electronică.

Aprobarea și semnăturile necesare

În ceea ce privește respectarea procedurii de întocmire a documentelor, un rol important este atribuit aprobării propriu-zise, respectiv expertiza persoanelor implicate în proiectul de documentație întocmit. Aceasta poate fi internă (cu un ofițer și un angajat) sau externă (cu alte companii). Autorizația internă este, de asemenea, denumită "viză", iar mențiunea aplicată pe suport este, în consecință, o viză. Să analizăm în continuare caracteristicile speciale ale acestui proces.

Aprobarea se realizează înainte de procedura de semnare sau de aprobare a documentului. Șefii organizațiilor care semnează sau aprobă un formular trebuie să acorde întotdeauna atenție prezenței semnăturilor necesare.

Aprobarea documentelor de către părțile interesate este necesară pentru un bun proces decizional al managementului, îmbunătățind astfel calitatea procesului decizional cu responsabilizarea angajaților organizației pentru implementarea acestuia. Toate persoanele implicate, adică cele care sunt afectate într-o anumită măsură de conținutul documentului și care vor trebui să îl execute ulterior, efectuează procedura de aprobare a vizei.

Reglementare

De cele mai multe ori, această categorie de documente include acte juridice de toate tipurile, care sunt documente oficiale scrise adoptate într-un anumit format de către o autoritate publică în cadrul competenței sale. De regulă, acestea au ca scop stabilirea și, în același timp, modificarea sau anularea completă a actelor de reglementare.

Pregătirea documentelor juridice

O altă sarcină importantă. Ar trebui subliniat de îndată că acestea sunt purtătorii de informații semnificative din punct de vedere juridic. Acestea implică apariția sau schimbarea absolută sau încetarea raporturilor juridice, care, conform normelor de drept, reprezintă baza sau confirmarea obligațiilor participanților.

Semnificația documentelor juridice

Acesta constă în următoarele:

1. Cu ajutorul unui astfel de mijloc de reglementare juridică, o normă, un acord, o decizie individuală și așa mai departe devin accesibile și obiectivate pentru alte subiecte de drept.
2. Ele ajută la obținerea certitudinii și, mai mult, a stabilității în relațiile interpersonale. În acest fel, ei devin capabili să reziste în poziția lor juridică.
3. Prin manipulare legală, astfel de documente sunt făcute oficiale.

Înregistrare

Știți ce înseamnă pregătirea documentelor pentru înregistrare? Aceasta se referă la atribuirea unui număr de înregistrare pentru hârtie și introducerea datelor despre aceasta într-un formular de înregistrare. Prin simbolul respectiv (indice) se înțelege un cod digital sau alfabetic atribuit transportatorului în momentul înregistrării sale obligatorii. Acest sistem ajută la organizarea eficientă a fluxului nesfârșit de informații și face posibilă realizarea ordinii și organizării în orice proces de producție.

Un formular de document

Totalitatea cerințelor disponibile care alcătuiesc o lucrare se numește formular. Această categorie, care este specifică unui anumit tip de suport, de exemplu, act, comandă, se numește formă-model. Acesta din urmă se caracterizează printr-un număr de cerințe diferite, care sunt aranjate într-o succesiune strictă. De exemplu, un formular de declarație include următoarele: destinatarul împreună cu autorul, tipul de hârtie, textul, semnătura, data și așa mai departe.

Un formular unic este un act unic de documentare. Cu toate acestea, activitățile unei organizații sunt prelucrate și pot fi reflectate de un set de documente care interacționează într-un anumit mod, de obicei cele care corespund funcțiilor de management. Este demn de subliniat faptul că combinația de documente care sunt interconectate în ceea ce privește originea, scopul, tipul, domeniul de aplicare, cerințele uniforme pentru înregistrare, constituie un sistem comun al întregii documentații.

Sperăm că acum vă este clar, modul în care are loc formarea documente.