Documentele contabile sunt... Conceptul, regulile de execuție și de păstrare a documentelor contabile. 402-fz "despre contabilitate". Articolul 9. Documente contabile primare

Corect documentație în contabilitate este foarte importantă pentru procesul de formare a informațiilor contabile și determinarea obligațiilor fiscale. De aceea, documentele trebuie tratate cu o atenție deosebită.

Profesioniștii din domeniul contabilității, reprezentanți ai întreprinderilor mici care își țin propriile cărți și înregistrări, trebuie să cunoască cerințele de bază pentru crearea, executarea, circulația și stocarea documentelor.

Noțiunea de document

Actele contabile statutare nu dezvăluie conceptul de document. Prin urmare, merită să se utilizeze definiția stabilită în GOST R ISO 15489-1-2007.

Înregistrările sunt informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil, create, primite și păstrate de o persoană sau o organizație ca dovadă în sprijinul activităților comerciale sau al obligațiilor legale.

Documentele primare sunt documente care conțin date inițiale privind procesele și operațiunile. Acestea sunt documente contabile, care acționează ca baza pentru Efectuarea de înregistrări contabile.

Documentele contabile primare sunt documentele cu ajutorul cărora se înregistrează faptele activității economice. Legea federală "Despre contabilitate" reglementează această noțiune în articolul.

Principala cerință impusă pentru întocmirea lor este ca acestea să fie întocmite în momentul în care se efectuează o operațiune economică sau imediat după încetarea acesteia (dacă există această posibilitate).

Documente primare

Un document contabil primar ar trebui să fie întocmit în momentul efectuării unei operațiuni economice, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acesteia.

Documentele primare sunt

1. conosament cu forma ТОРГ-12.
2. RKO și PKO.
3. extras de cont.
4. Raport anticipat.

Tipuri de documente primare

Niciun regulament nu prevede gruparea și clasificarea documentelor contabile. Se pot distinge următoarele varietăți de documente contabile, acestea fiind documente care țin cont de

1. Locurile în care se prepară: externe și interne.
2. Formularele de documentație aplicabile: neuniformă (creată în conformitate cu formularele care au fost elaborate în mod independent de către organizație), unificată (creată în conformitate cu formularele cuprinse în albumul de formulare unificate).
3. Tipul de suport de date: electronic și pe hârtie.
4. Domeniul de aplicare a datelor: consolidate și primare.
5. Tipuri de datorii, domenii contabile, active: registrul de casă, contabilitatea de angajamente și plata salariilor, contabilitatea stocurilor, contabilitatea activelor fixe, alte similare.

Forme de documente contabile primare

Generarea documentelor contabile înseamnă, în primul rând, aplicarea unor formulare unificate și dezvoltate de sine stătător. Utilizarea mai multor standarde nu este obligatorie din 2013.

Toate formele primare trebuie să fie aprobate de către un șef de organizație. În prezent, sunt obligatorii următoarele

1. Cu privire la contabilitatea serviciilor de transport de mărfuri (272-P al Guvernului).
2. Cu privire la contabilitatea muncii, plata acesteia (1-P al Goskomstat).
3. privind contabilitatea tranzacțiilor în numerar (88-П Goskomstat, 3210-У Banca Rusiei).

Se are în vedere, de asemenea, un formular standard pentru un ordin de plată. În timpul înregistrării formularelor standardizate, este obligatorie completarea documentelor de înregistrare, respectiv a tuturor coloanelor (rândurilor) prescrise. În cazul în care nu sunt disponibile informații, se introduce o liniuță în coloana corespunzătoare.

Este demn de remarcat faptul că utilizarea documentelor contabile, care în prezent nu sunt obligatorii, este încă în uz în cadrul organizațiilor. Ținând cont de nevoile interne ale companiei, aceste formulare pot fi ajustate. Ele pot fi făcute mai adecvate și mai convenabile pentru înregistrarea activităților specifice de afaceri. De exemplu, este posibil să se refuze utilizarea cerințelor de sigiliu și a marcajelor de pe fața și spatele acestuia.

Aprobarea documentelor contabile primare

Organizația este obligată să aprobe formele de contabilitate primară care urmează să fie utilizate (punctul 4 din paragraful 1/2008-APR). Este important de reținut că o simplă trimitere la albumul de formulare standardizate nu va fi suficientă.

O politică contabilă trebuie să enumere tipurile specifice de documente din albume pe care societatea le va utiliza și lista persoanelor autorizate să semneze documentele primare.

Formularele pot fi aprobate și prin alte acte normative locale. De exemplu, prin ordinul de aprobare a formularelor de documente contabile primare. Politicile contabile ar trebui să conțină o trimitere la un astfel de ordin.

Detalii obligatorii ale documentelor contabile

402-FZ reglementează cerințele privind detaliile obligatorii ale documentelor contabile primare. Există șapte astfel de detalii în total:

1. Data documentului.
2. Numele său.
3. Denumirea entității economice care a creat documentul.
4. Conținutul faptelor de activitate economică.
5. Valoare în bani sau în natură (cu unități).
6. Numele persoanelor responsabile de tranzacție.
7. Semnături și transcrieri ale persoanelor responsabile.

Unele documente care nu constituie documente primare pot fi aplicate ca atare.

În cazul în care o organizație își înregistrează cheltuielile cu chiria, atunci astfel de documente contabile sunt declarațiile și contractul de închiriere. Articolele 611 și 622 din Codul civil stipulează că, în acest caz, este obligatorie întocmirea unor acte bilaterale de acceptare și transfer al obiectului contabil. În cazul în care se ia în considerare articolul 753 din Codul civil, documentele primare pot fi documente unilaterale.

Pregătirea documentelor în contabilitate

Este important să se ia în considerare cazurile particulare care sunt adesea întâlnite în ținerea evidenței.

Refuzul de a utiliza sigiliile. Funcția principală a unui sigiliu este de a certifica semnătura dată de persoana responsabilă. Din 2015, companiile nu mai sunt obligate să pună ștampila. Informațiile privind sigiliul ar trebui să se regăsească în Carta organizației (82-FZ). O ștampilă este necesară doar în cazurile prevăzute de reglementările federale.

Acesta trebuie să apară pe următoarele documente: certificate duble de acțiuni, rapoarte de accidente de muncă, documente depuse la autoritățile vamale, împuterniciri care să permită reprezentarea persoanelor juridice în instanțe.

Un sigiliu nu este un detaliu obligatoriu, dar prezența sa poate fi asigurată de un formular de document contabil primar aprobat de conducătorul unei entități economice.

Documente întocmite pe într-o limbă străină. Numai documentele în limba rusă pot fi acceptate pentru contabilitate. În cazul în care documentul este redactat într-o altă limbă, trebuie să fie însoțit de o traducere în limba rusă. Nu este necesară certificarea unei traduceri, cu excepția cazurilor prevăzute în Convenția de la Haga:

1. Măsurători în afara rublei în documentele contabile primare. Datele de valoare pot fi reflectate în documentele contabile în unități convenționale, în valută, în ruble.
2. Date primare în format electronic.

Legea nr. 402-FZ permite operatorilor economici să execute documente primare nu numai pe suport de hârtie, ci și în format electronic.

Un document electronic trebuie să conțină toate detaliile obligatorii stabilite pentru documentele contabile, precum și o semnătură electronică.

Există trei tipuri de semnături electronice - simplă, consolidată necalificată și consolidată calificată. Potrivit Ministerului de Finanțe, oricare dintre cele trei poate fi folosită.

Împuternicire pentru semnarea documentelor contabile primare

Un angajat al unei organizații are dreptul de a semna în cazul în care a fost întocmit unul dintre următoarele documente

1. Împuternicire pentru semnarea documentelor primare (articolul 185-189 din Codul civil).
2. Ordin de semnătură.

În comparație cu un ordin de acordare a competențelor de semnătură, o împuternicire poate fi emisă și pentru persoane care nu sunt angajați ai organizației. Cu acordul părților, se poate utiliza un fax pentru semnarea documentelor primare (articolul 160 din Codul civil).

Un program de executare a documentelor contabile

Un grafic de flux al documentelor este o descriere, care poate lua forma unui tabel sau a unei diagrame, a procedurilor de creare, difuzare, prelucrare și stocare a documentelor contabile. Schema poate fi aprobată ca anexă la politica contabilă sau ca act normativ local. În acest din urmă caz, politica contabilă trebuie să conțină o trimitere la acest act.

Un program de flux al documentelor trebuie să reflecte în mod necesar:

1. Perioadele de timp în care trebuie întocmite, transferate, prelucrate și păstrate documentele.
2. Funcțiile persoanelor responsabile pentru tranzacțiile înregistrate într-un program de flux de documente (105-P al Ministerului de Finanțe).

Jurnal de contabilitate a documentelor primare

Ținerea unui astfel de registru este mai degrabă o regulă de evidență decât una contabilă. Acesta este este necesară pentru Înregistrarea documentelor contabile - documente primare de intrare și de ieșire. Specialiștii sfătuiesc să se țină un astfel de registru și în acele cazuri în care contabilitatea se face fără utilizarea unui soft specializat de contabilitate.

De exemplu, atunci când se utilizează 1C, un jurnal de documente poate fi generat și tipărit imediat ce. Astfel, în registrul de documente de primire se vor afișa documentele furnizorilor, iar în registrul de documente de casă, respectiv, documentația departamentului de casă al firmei.

Contabilitatea, spre deosebire de contabilitatea fiscală, permite reflectarea faptelor din activitatea economică în absența documente contabile primare, dar numai dacă acestea sunt primite oricum mai târziu.

În acest caz, tranzacțiile comerciale trebuie să fie reflectate în contabilitate folosind o metodă de evaluare. Când se primește un document, acesta nu este inversat. Trebuie corectată doar data de primire.

Această abordare este reglementată de 21/2008-PBU, 119n-P al Ministerului de Finanțe, ACPI16-443-R al Curții Supreme de Justiție.

Excepție de la această procedură fac documentele legate de tranzacțiile intermediare. Intermediarul este obligat să predea toate documentele. În cazul în care un raport de tranzacție a fost întocmit cu erori sau inexactități, comitentul poate obiecta în termen de 30 de zile de la primirea acestuia (articolele 999, 1008 din Codul civil).

Stocarea și distrugerea documentelor contabile

Ordinea de depozitare a documentelor primare este stabilită de 558-P al Ministerului Culturii. Perioada generală de păstrare a documentelor în conformitate cu 402-FZ "Despre contabilitate", Articolul 9, este de 5 ani. Șeful societății este responsabil pentru organizarea depozitării documentelor.

Unele documente trebuie păstrate pentru o perioadă mai lungă de timp:

1. La achiziționarea de bunuri mobile - minim 10 ani.
2. pentru tranzacțiile imobiliare - pe termen nelimitat.
3. Extrase de cont de dividende și bonuri de călătorie pentru călătorii de afaceri în Marele Nord - 75 de ani.

În cazul în care termenul de păstrare a documentelor contabile interne a expirat, acestea pot fi distruse. Deciziile privind posibilitatea de a distruge documente trebuie luate de o comisie de experți înființată anual sau permanent. Trebuie să se întocmească un raport cu privire la rezultatele activității comisiei, în care să se stabilească o listă a documentelor care urmează să fie distruse.

Companiile pot să le distrugă prin mijloace proprii sau să le trimită la o organizație specializată.

Răspunderea pentru păstrarea registrelor primare

Sancțiunile sunt prevăzute pentru încălcări grave ale nereguli la situațiile contabile și financiare. Unul dintre cele mai grosolane documente este absența documentelor contabile primare obligatorii, registre contabile, situații financiare sau raportul auditorului.

În cazul în care se constată astfel de încălcări, se aplică amenzi în următoarele sume:

1. Funcționari - 5-10 mii. ruble.
2. Încălcarea repetată de către funcționari - 10-20 mii. ruble sau descalificare pentru 1-2 ani.