Fluxul documentelor este... Conceptul și tipurile de fluxuri de documente

Articolul explică noțiuni precum documente de intrare și de ieșire, fluxul de lucru și structura sa, fluxul de lucru, modul și ciclicitatea sa de, interne și externe documentație. Sunt descrise modalități de diferențiere a fluxului de documente a informațiilor necesare și păstrarea acesteia în dosarele și arhivele curente în managementul documentelor.

Tipuri de fluxuri de documente

În această eră a informației, este de neconceput ca funcționarea oricărei structuri de producție, de consum, de reglementare sau de distribuție să poată fi imaginată fără documentație. Tratarea documentelor în contextul actual al exploziei de informații pe hârtie și electronice devine din ce în ce mai complicată. Mediile de comunicare se schimbă, oamenii care le prelucrează se schimbă, cadrul legal de utilizare a informațiilor se schimbă. Conceptul și structura fluxului de documente sunt, de asemenea, supuse schimbării.

Un document ca unitate a fluxului de documente

Un document este o informație înregistrată sub forma oricărui obiect material. Un document poate fi o fotografie, o înregistrare video sau audio, ca să nu mai vorbim de documente și fișiere pe hârtie. Dar un document devine document doar dacă are o serie de condiții prealabile. Aceste cerințe se numesc cerințe și sunt atribute obligatorii stabilite prin lege sau reglementări pentru anumite tipuri de documente. Pentru proiectarea documentelor administrative, de exemplu, există GOST R 7.0.97-2016. Unul dintre cele mai importante elemente ale unui document este data (uneori chiar și ora).

Ce este un document

Fluxul de documente reprezintă circulația documentelor între punctele de generare a informațiilor, punctele de prelucrare a informațiilor, punctele de stocare a informațiilor și utilizatorii direcți ai informațiilor. Fluxurile de documente variază foarte mult în ceea ce privește tipul și conținutul documentelor, modul și ciclicitatea, modalitățile de circulație etc.д.

Fluxul de documente în organizație (și în întreprinderi) se împarte în fluxuri de intrare și de ieșire. Fiecare tip de flux de documente ar trebui să fie separat de celelalte pentru a evita greșelile și pentru a nu confunda munca cu documentele.

Documentele primite sunt documente care ajung la organizație prin poștă, e-mail, livrate în mână (prin curier). Toate documentele primite trebuie sortate, iar cele nedorite trebuie aruncate. Documentele necesare sau posibil necesare trebuie să fie înregistrate în registre (pe suport de hârtie sau electronic) care să indice data primirii, numele documentului și detaliile acestuia (data documentului, numele expeditorului etc.).д.), divizia organizației căreia i-a fost trimis documentul.

Fluxul de documente de ieșire este format din documentele create și prelucrate în cadrul organizației. Toate documentele de ieșire trebuie să primească un număr de serie, trebuie să fie verificate în ceea ce privește cerințele și corectitudinea și trebuie să fie înregistrate cu data (de obicei data semnării), numărul de ieșire și codul departamentului care a întocmit documentul.

În cazul în care fluxul de documente nu poate fi procesat imediat (o creștere drastică), este necesar să se mărească numărul de angajați care să proceseze documentele pentru a evita erorile și întârzierile, care sunt adesea foarte costisitoare pentru organizație.

Tipurile de flux de documente pot fi o mare varietate de tipuri, totul depinde de tipul de activitate a organizației și de metodele sale de lucru.

Pentru companiile mari, un flux de lucru proiectat corespunzător este la fel de important ca și fluxul de materiale sau de producție. Chiar și fluxurile de documente sunt dezvoltate și aplicate pentru fluxuri mari de documente procese tehnologice.

Conceptul de fluxuri interne și externe de documente

Pe lângă informațiile primite și cele trimise, organizația poate face distincția între informațiile interne, adică.е. informații create și utilizate numai în cadrul organizației însăși. Aceste informații pot avea un anumit nivel de confidențialitate și nu pot fi împărtășite nici măcar în cadrul unei unități. Schimbul de scrisori între diviziile aceleiași organizații nu este, în general, acceptat. În general, schimbul de scrisori între unitățile unei organizații nu se face. Scrisorile sunt redactate de șefii unităților și semnate de către. În plus față de note, ordine, instrucțiuni, referințe, documente tehnice și alte înregistrări.

Din aceste motive, fluxul de documente interne trebuie să fie strict reglementat, astfel încât informațiile clasificate să nu ajungă în domeniul public, chiar și pe bucăți. Prin urmare, informațiile interne nu sunt destinate să circule în afara organizației și, uneori, în afara unui singur departament. În acest caz, astfel de informații sunt transferate de la o unitate la alta numai cu permisiunea șefului unității și sunt în mod obligatoriu înregistrate în momentul transferului (chiar și în arhivele organizației) în registre speciale care indică destinatarul și confirmă autoritatea acestuia de a le primi (autorizație de manipulare a documentelor).

Parametrii fluxului de documente

Fluxul de documente este un sistem complex caracterizat de următorii parametri

• conținutul (sau funcțiile pe care le îndeplinește);
• structura;
• Regimul și ciclicitatea;
• direcția;
• volum;
• alte.

Conținut sau funcționalitate

Această dimensiune a fluxului de documente este o listă a compoziției documentelor utilizate de organizație și a compoziției informațiilor conținute în aceste documente. Aceasta este o constantă pentru un număr mic de organizații, tipul de activitate care sunt foarte un flux specific și continuu de informații (de obicei în instanțe, arhive, registre etc.). organizații neproductive). Cu toate acestea, pentru majoritatea organizațiilor, în special în producție, fluxul de documente este o variabilă care se modifică ca răspuns la o varietate de schimbări: tipul de activitate, parteneri, tehnologii, materiale, legislație și alte cerințe ale producției în schimbare și modificări temporare ale.

Structura fluxului de documente

Conceptul și structura fluxului de documente pot fi descrise prin aceste atribute, cu ajutorul cărora se realizează clasificarea documentelor și indexarea lor, formând întregul sistem de orientare în sistemul de referință al documentelor organizației. Această structură corespunde, de obicei, tipului și scopului fluxului de documente.

Mod și ciclu

Acești parametri determină modificările fluxului de informații în timp. Este vorba, de exemplu, de creșterea bruscă a volumului de lucru cu dosarele candidaților unei instituții de învățământ în timpul campaniei de admitere sau cu documentele studenților în timpul sesiunilor și al absolvirii.

Astfel de schimbări se datorează ritmurilor interne ale organizației și sunt, de obicei, destul de previzibile și planificate.

Modificări în direcția fluxurilor de documente

Aceste modificări sunt legate de conținutul unității de procesare a informației. Aceste diferențe în ceea ce privește modul în care sunt înregistrate documentele, modul în care sunt controlate termenele, modul în care sunt revizuite documentele și, mai ales, modul în care diferite documente sunt aprobate și agreate de către. Schimbările în direcția fluxurilor de documente vor fi influențate și de schimbările interne în structura și linia de acțiune organizații.

Volumul fluxului de documente

Volumul unui flux de documente reprezintă numărul de documente (atât originale, cât și copii), care poate fi exprimat în funcție de numărul de documente în sine, precum și de numărul de foi, de semne, de numărul de persoane implicate și de numărul de persoane cu care se convine asupra unui document. De exemplu, numărul de organizații partenere care trebuie să fie negociate sau semnate.

Volumul fluxului de documente din organizație include numărul total de documente din toate fluxurile de.

Îmbunătățirea fluxului de documente în cadrul organizației

Pentru a îmbunătăți fluxul de lucru, este necesar să se studieze întregul proces de întocmire a documentelor, stabilind orientări clare pentru a face procesul tehnologic solid: eliminarea duplicării muncii și evitarea dublării eforturilor la locul de muncă gestionarea documentelor, cu excepția aprobării documentului de către unități care nu au legătură cu acesta. Cu cât fluxul de documente este mai mare, cu atât mai ocupată este echipa de management a organizației, sau cel puțin majoritatea acesteia.

Unul dintre principalele momente de îmbunătățire a activității personalului cu documentele este nivelul de pregătire profesională a acestuia la toate etapele fluxului de documente, sarcina optimă de lucru a personalului, reglementarea clară a activității cu documentele în fiecare divizie.

Reglementările și standardizarea fluxurilor mari de documente permit mecanizarea și automatizarea fluxurilor de lucru și reducerea numărului de angajați care se ocupă de documente la un număr optim.

Din nefericire, volumele de documente sunt adesea subestimate din cauza unor practici de evidență deficitare.

Cerințe moderne de bază pentru fluxul de documente

1. Regularitate. Orice blocaj sau disfuncționalitate în fluxul de informații în activitățile umane duce la o întrerupere a întregului sistem. Creșterea volumului de documente trebuie contabilizată și planificată din timp.
2. Gestionabilitate. Fluxurile de informații pot și trebuie să fie gestionate. Sistemul de gestionare a documentelor nu trebuie să fie doar durabil, ci și flexibil; personalul trebuie să fie instruit în mod universal în toate operațiunile.
3. Îmbunătățirea continuă a eficienței gestionării documentelor prin raționalizare, mecanizare și automatizare.
4. Întocmirea și actualizarea periodică a diagramelor de flux ale documentelor cu termene limită, executanți etc.д.
5. Standardizarea documentelor, a metodelor de procesare, arhivarea corectă, marcarea locurilor de depozitare a fiecărui document accelerează căutarea și lucrul cu documentele.