Arhivele electronice sunt... Concept, tipuri și modalități de stocare a informațiilor

Există o mulțime de evenimente care au loc în lume. Informația este acceptată și transmisă. Dar este esențial ca informațiile să fie păstrate. Scrierea informațiilor pe hârtie este prima modalitate de stocare a acestora. Din cele mai vechi timpuri, au existat arhive. Datorită lor se cunosc atâtea fapte din istoria trecutului. În lumea modernă, se obișnuiește să se lase informații Sistemele de stocare a datelor pe calculator sau electronice sunt utilizate de secole pe un suport electronic. Această stocare are loc prin intermediul unor documente speciale. Se numește arhivă electronică. Cum sunt organizate, cum sunt utilizate și cum se numesc acestea.

Conceptul

Așadar, arhiva este o instituție care stochează, colectează și păstrează documente. Acestea pot fi informații despre o persoană sau o instituție.

Arhivarea digitală este un sistem de stocare care automatizează și îmbunătățește procesele de lucru ale unei companii. Acestea sunt documente contabile, tehnice, de resurse umane și orice alte documente. Aceasta simplifică căutarea hârtiei necesare și eliberează mult spațiu. Să vedem pentru ce aveți nevoie de o arhivă.

Necesitatea unei arhive

De ce este necesar să se creeze o arhivă electronică a documentelor companiei:

• Pentru a stoca date importante. Sistemul configurat corect protejează în siguranță informațiile. De asemenea, elimină posibilitatea pierderii în timpul transportului, transferului sau incendiului.
• Procesul de căutare a documentelor necesare a fost accelerat semnificativ cu modul de căutare automată. Reducerea timpului de căutare a oricărei informații.
• Garantează controlul accesului, siguranța documentului și previne modificarea neautorizată a documentului. Drepturile de utilizare pot fi limitate, permițându-vă să controlați toate activitățile.
• Toate documentele sunt sistematizate.
• O companie elaborează standarde, clasificarea documentelor și o aranjare ordonată a acestora. Posibilitatea de a crea o singură bază de date pentru orice nivel de organizare. O soluție bună pentru companiile mari.
• Practic. Ușor de gestionat orice document. Ușor de asigurat accesul.

Acțiuni ale unui sistem de arhivă electronică

Acțiuni de bază ale unei arhive electronice:

1. Păstrarea documentației.
2. Înregistrare.
3. Furnizarea datelor necesare.
4. Posibilitatea de a utiliza informațiile, precum și de a le edita după cum se dorește.
5. Gestionați informațiile după cum este necesar.
6. Lucrul în echipă cu documente.

Haideți să adăugăm arhivei câteva caracteristici mai semnificative:

• Introduceți documentul necesar și salvați-l.
• Căutare și navigare ușoară.
• Facilitate de imprimare.
• O modalitate ușoară și rapidă de a găsi documentul de care aveți nevoie.
• Nu este posibilă ștergerea.
• Permise pentru a restricționa accesul la documente.
• Copierea de rezervă și salvarea posibile.
• Vizualizarea istoricului de creare, introducerea modificărilor aduse documentului.
• Integrarea în sistemele existente.

Etapele creării unui

Luați în considerare modul în care este creată o arhivă electronică. Pașii care trebuie urmați sunt următorii:

• Evaluați activitățile societății. Configurați sistemul pentru a acoperi toate procesele de afaceri.
• Definirea regulilor de utilizare a sistemului. Stabilirea priorităților fazele de creare a programului.
• Asigurați-vă că este posibil să adăugați la acesta. Optimizarea informațiilor existente.
• Documentele trebuie să fie scanate sau convertite în format electronic.
• Introducerea de noi date, înregistrarea și conectarea la alte locații.

Crearea unei arhive

Pentru a introduce informațiile într-o arhivă electronică, este necesar să

• Definirea departamentelor care necesită transferul și arhivarea datelor.
• Definirea structurii fișierelor.
• Efectuarea tuturor etapelor implicate în transferul informațiilor în arhivă.

Primul pas în salvarea informațiilor într-o arhivă electronică include următoarele etape:

• Conversia în formatul necesar.
• Atașarea de fișiere suplimentare: certificate, semnături electronice, cereri.
• Indicarea indexului cazului, a numărului de pagini, a titlurilor, a datelor.
• Crearea unui inventar.

Informațiile de pe hârtie trebuie verificate. Examinarea pe suport electronic se efectuează ținând cont de:

• Autenticitate.
• Prezența unei semnături digitale.

Informația trebuie să fie prelucrată și reprodusă fără a fi nevoie de un tratament special software. Funcția de stocare trebuie să fie configurată pentru cel puțin 10 ani.

Subsisteme de arhivă

Trebuie remarcat ce constă sistemul electronic. Hardware-ul include:

• Serverul de sistem.
• Stații de lucru.
• Echipamente de rețea.

Activitatea subsistemelor nu poate fi clar delimitată.

Funcțiile caracteristice ale subsistemelor:

• Introducerea documentelor scanate, procesarea, transformarea documentelor în format electronic.
• Introducerea documentelor create inițial în format electronic.
• Conservarea pe termen lung a documentelor.
• Aplicații de gestionare hardware.
• Prelucrarea documentelor scanate.

Cum se facilitează stocarea și schimbul de informații în cadrul unei întreprinderi

Organizarea unei arhive electronice permite unei companii să își optimizeze operațiunile. Acesta ar trebui să includă nu numai documentația contabilă și economică, ci și programele care se deschid:

• fișiere audio.
• Video.
• Fotografii.
• Mesagerie vocală.

Există o bază normativă și metodologică care reglementează activitatea cu arhivele la nivel legislativ:

• Institutul de Știința Documentelor și arhive Recomandări privind dotarea cu personal, contabilitatea și organizarea stocării documentelor electronice în arhivele organizațiilor" a fost publicat.
• Prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31.03.2015 nr. 526 a aprobat "Regulamentul de organizare a depozitării, achiziționării, contabilizării și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în cadrul autorităților autoritățile publice, autorități autoritățile locale și organizații".

Soiuri

Există următoarele tipuri de arhive electronice:

• Managementul înregistrărilor este necesar pentru companii.
• Înregistrări financiare și economice - pentru contabilitate și plăți.
• Documentația proiectului.
• Documente de reglementare - standarde, drepturi de autor, cadru de reglementare.
• Documente tehnice.
• Documente juridice, acorduri.
• Documentația de resurse umane. Contracte de muncă, dosare de personal, ordine și instrucțiuni în cadrul societății.
• Documentație tehnică. Planuri.

Arhivele electronice reprezintă o oportunitate de a asigura stocarea informațiilor. Cum să optimizați acest proces vă vom spune despre.

Păstrarea informațiilor într-o arhivă

Pentru a garanta integritatea informației, trebuie să se ia în considerare acest aspect în timpul dezvoltării sistemelor. Este necesară păstrarea înregistrărilor electronice:

• Crearea unor condiții mai bune pentru menținerea presei.
• Stabiliți o prezentare a informațiilor din arhivă.
• Verificarea periodică a disponibilității obiectelor și a condițiilor de depozitare a acestora.
• Verificați starea purtătorilor de date.
• Creați copii de rezervă.
• Dezvoltarea unui sistem de migrare și rescriere a informațiilor pe suporturi mai moderne.
• Controlul apariției virușilor pentru a preveni accesul neautorizat.

Îndeplinirea acestor condiții va permite protejarea și păstrarea informațiilor dvs.

Programe de arhivă

Arhivele electronice sunt programe pentru depozitare documente care urmează să fie optimizate pentru muncă a unei anumite societăți. Adăugarea unor funcții și eliminarea altora. Formularele de tabele, formulare de modele pot fi adăugate și ajustate.

O arhivă electronică este un program care necesare pentru Lucrul cu GOST, SNiP, standarde, reguli și cerințe stabilite.

facilitează găsirea documentului potrivit din anii anteriori.

Programul include:

• Managementul documentelor electronice.
• Stocarea documentelor în vigoare.
• Crearea de legături către dosarele din rețea.
• Salvați documentele și imaginile scanate.
• Posibilitatea de arhivare a documentelor.
• Exportați în Excel.
• Ajustarea datei la crearea și plasarea documentelor.
• Căutarea ușoară și simplă a documentului necesar în funcție de parametrii selectați.
• Legătura de documente.
• Istoricul eliberării documentelor pentru angajați.
• Lucrul cu documente prin intermediul rețelei locale.
• Aplicarea de culori diferite pentru separarea documentelor în funcție de statut sau categorie.
• Posibilitatea de a diferenția drepturile de acces pentru anumite documente.

Arhiva de corespondență

Luați în considerare beneficiile unei arhive de e-mailuri:

• Mesajele primite sunt ordonate.
• Ușor de găsit scrisoarea necesară.
• Garantarea siguranței informațiilor primite.
• Raționalizarea proceselor de flux de lucru.
• Backup-ul permite stocarea în siguranță a informațiilor în caz de ștergere accidentală.
• Mesajele de la angajații care au fost deja concediați sunt salvate. Poate fi folosit pentru a clarifica conflictele interne.

Se știe că informațiile din arhiva de e-mailuri pot fi folosite în instanță.

Dacă trimiteți un e-mail la adresa de e-mail a site-ului, acesta va fi copiat automat la adresa proprietarului site-ului. În acest fel puteți vizualiza arhiva de adrese de e-mail primite sau trimise.

Câteva sfaturi despre arhivarea unui e-mail

• Scrisorile ar trebui să fie stocate pe serverul de e-mail.
• Dacă funcția de arhivare nu este disponibilă, e-mailul poate fi salvat ca document și apoi arhivat.
• Este recomandabil să creați un dosar separat pentru arhivă.
• Mutați informațiile pe care doriți să le salvați.
• Puteți configura arhivarea automată pentru un anumit tip de informații.
• Arhivarea va salva data, evenimentul.
• Ar trebui să utilizați funcția de căutare rapidă din arhivă pentru a găsi scrisoarea de care aveți nevoie.

Arhivarea în e-mail face posibilă golirea căsuței poștale la timp pentru informații noi sau mai importante. Fișierele pot fi accesate numai de pe calculatorul pe care au fost arhivate.

Arhiva publică

Arhiva Electronică de Stat menține o bază de date uniformă a documentelor științifice de referință și link-uri către imaginile electronice ale acestora.

Arhivele electronice au oferit posibilitatea de a crea o sală de lectură cu terminale. Anterior, informațiile trebuiau căutate timp de săptămâni și luni, dar acum durează doar câteva minute sau secunde.

Datorită tehnologiei informatice, arhiva principală a fost transferată în format electronic. Inventarul documentului se va traduce cu ușurință în documentul real.

Informativ-sistem de recuperare Arhiva de Stat a Arhivelor Statului este prezentată în felul următor:

• Fișiere pentru arhive.
• Imaginea inventarelor electronice.
• Copie de rezervă electronică a fondurilor de arhivă.

O zonă de arhivă electronică îndeplinește următoarele sarcini:

• Oferă acces la documentele digitizate și asigură conservarea acestora.
• Creează copii electronice ale documentelor pe hârtie.
• Asigură recuperarea automată optimizată a informațiilor necesare.
• Aveți acces de la distanță la documentele stocate.

Modalități de stocare a informațiilor

Luați în considerare, Cum se depozitează Informația digitală în zilele noastre:

• Înregistrabile pe discuri optice. Dezavantajul este că volumul de informații este limitat. Unele dispozitive nu pot citi. Există posibilitatea deteriorării mecanice și a pierderii de informații.
• Înregistrare pe unitate flash, card de memorie. Există, de asemenea, o limită a cantității de informații. Foarte versatil în legătură cu calculatoarele. Protejat împotriva deteriorării mecanice.

• Scrierea pe un disc magnetic dur. Convenabile și practice, dar dispozitivele se pot supraîncălzi. Poate ține un foarte Cantitate mare de informații.
• Crearea de copii de siguranță automate. Arhivarea și salvarea informațiilor pe un hard disk.

Este documentul electronic valabil din punct de vedere juridic?

Dorim să ne oprim asupra semnificației juridice a documentelor electronice. Nuanțele sunt următoarele. Este necesară o semnătură digitală electronică (EDS). Numai dacă este prezentă, documentul are valoare juridică.

Pentru a obține o EDS, trebuie să vă adresați unui centru de certificare care deține o licență pentru eliberarea unor astfel de documente. Este posibil să obțineți un certificat de cheie acolo.

Procedura de stocare a documentelor electronice:

• Ar trebui să se asigure protecția împotriva accesului neautorizat și a corecțiilor.
• Toate persoanele interesate ar trebui să aibă acces.
• Trebuie să fie posibilă confirmarea autenticității documentului electronic pe parcursul perioadei de păstrare.
• Ar trebui să fie posibil să se furnizeze o copie pe hârtie a documentului.

Fiecare stat are propriile standarde și metode de arhivare a documentelor.