Managementul electronic al documentelor: avantaje și dezavantaje, esența sistemului, modalități de implementare

Din ce în ce mai multe companii migrează către managementul electronic al documentelor, care presupune utilizarea diferitelor programe pentru crearea și stocarea documentelor. În cadrul organizației nu există o arhivă care să conțină copii pe suport de hârtie ale documentelor. Există multe avantaje ale managementului electronic al documentelor care îi fac pe angajatori să renunțe cu plăcere la utilizarea documentelor pe hârtie. Dar acest lucru necesită instalarea unui software specializat pe computerele firmei și trebuie să desemnați o persoană dedicată pentru a gestiona această documentație.

Conceptul de flux de documente electronice

Acesta este prezentat de prin metoda modernă tratarea diferitelor tipuri de documente. În cursul activităților din absolut orice organizație există o mulțime de documente diferite care trebuie să fie tipărite în mod constant și stocate într-o cameră separată pentru o perioadă lungă de timp.

Dacă întreprinzătorul sau compania are o semnătură electronică pregătită corespunzător, care este folosită pentru a certifica documentele în format electronic, nu mai este nevoie să tipărească aceste documente pe hârtie.

Avantajele gestionării electronice a documentelor

Există multe avantaje ale trecerii la documentația electronică certificată de EDS. Datorită prezenței numeroaselor caracteristici pozitive, tot mai mulți antreprenori apelează la această metodă de gestionare a documentelor. Dar, mai întâi, trebuie evaluate avantajele și dezavantajele fluxului electronic de documente. К principalele avantaje includ:

• găsiți rapid documentele de care aveți nevoie, datorită stocării lor bine structurate și sigure;
• structura de gestionare a documentelor este centralizată;
• toate documentele pot fi stocate electronic pe diferite suporturi și chiar pe servere la distanță, astfel încât, chiar dacă are loc un incendiu la birou, nu trebuie să vă faceți griji că veți distruge documente importante;
• toate documentele sunt ușor de înregistrat și aprobat;
• toate documentele sunt semnate pe baza transmiterii lor electronice, ceea ce economisește o cantitate considerabilă de timp și efort pentru angajații oricărei companii;
• dacă este necesar, se poate face o copie în câteva secunde;
• Auditurile sunt mult simplificate, deoarece sunt efectuate în format electronic și pot fi angajați specialiști pentru a primiți documentația canale electronice.

Avantajele implementării sistemelor de gestionare electronică a documentelor sunt convingătoare și incontestabile, dar înainte de a migra către acestea, trebuie evaluate dezavantajele fiecărui sistem.

Dezavantajele sistemului

Avantajele implementării unui sistem de management electronic al documentelor sunt de netăgăduit, dar procesul are și câteva dezavantaje. Unele dintre aceste dezavantaje sunt:

• înregistrarea unei semnături digitale electronice, a cărei creare costă o sumă semnificativă de bani, este obligatorie;
• nu pot fi utilizate documente electronice dacă partenerii nu s-au convertit la gestionarea electronică a documentelor
• se cheltuiesc mulți bani și timp pentru instalarea unui dispozitiv suplimentar software și angajarea unei persoane de încredere care să gestioneze toate documentele electronice;
• Încă nu au fost stabilite formate strict unificate pentru un astfel de flux de documente;
• Mulți contractori și clienți nu au încredere în utilizarea documentelor electronice semnate cu EDS.

Prin urmare, fiecare antreprenor trebuie să examineze în prealabil avantajele și dezavantajele fluxului de lucru electronic pentru a face alegerea corectă și soluție reală.

Motive pentru dezvoltare

Avantajele fluxului de lucru electronic sunt numeroase și importante. Acest lucru duce la dezvoltarea și implementarea continuă a acestuia în diverse afaceri, care nu sunt doar comerciale, ci și guvernamentale. Principalele condiții prealabile pentru o dezvoltare eficientă și continuă a acesteia includ:

• Se constituie o provizion pentru aplicarea sa în legislația fiscală. Anumite tipuri de declarații fiscale pot fi depuse numai în format electronic. Acest lucru se aplică rapoartelor privind contribuțiile de asigurare plătite la Fondul rus de pensii pentru angajați, precum și declarația 3-PIT trimisă la Serviciul Federal de Impozite pentru fiecare angajat al companiei. Chiar și un raport SPV-M pentru toți angajații societății este transmis electronic dacă societatea are mai mult de 25 de angajați. Prin urmare, unele companii sunt pur și simplu obligate să treacă la documentația electronică, deoarece trebuie să întocmească oricum o EDS.
• Printre principalele avantaje ale gestiunii electronice a documentelor se numără posibilitatea de a le înregistra în evidențele contabile. În baza Legii federale nr. 402, principalul înregistrări contabile Poate fi depusă nu numai pe suport de hârtie, ci și în format electronic, dacă poate fi verificată prin semnătură electronică.
• Din 2017, a început dezvoltarea efectivă a acestui flux de documente în cadrul procedurilor judiciare. Fiecare hotărâre judecătorească trebuie să fie de acum înainte publicată în domeniul public. În plus, toate societățile și persoanele fizice au posibilitatea de a depune o cerere sau o reclamație în format electronic, ceea ce necesită o semnătură digitală. Acesta este motivul pentru care semnăturile electronice nu sunt emise doar de marile companii, ci chiar și de persoane fizice.
• Pe măsură ce tehnologia electronică se dezvoltă rapid, aproape toată lumea are acces la Internet, ceea ce face mult mai ușoară comunicarea cu alte persoane și cu agențiile guvernamentale.

Prin urmare, se poate afirma că utilizarea unui astfel de sistem de gestionare a documentelor devine din ce în ce mai populară.

Un alt beneficiu semnificativ

În plus, multe companii cooperează cu companii situate în alte regiuni sau țări, astfel încât este mult mai ușor să se facă schimb de documente diferite în timpul gestionării electronice a documentelor. Acest lucru permite o creștere semnificativă a pieței de vânzări și a contactului cu producătorul direct.

Acesta este un alt avantaj important al gestionării electronice a documentelor. O creștere a calității managementului poate fi observată încă din prima zi de la implementarea unui sistem adecvat.

Așa cum a fost introdus de?

Inițial, managerul de afaceri evaluează avantajele și dezavantajele unui sistem electronic de gestionare a documentelor. În cazul în care se decide introducerea acestuia în cadrul companiei, se parcurg următoarele etape:

• Are loc o adunare a acționarilor în care se votează pentru implementarea sistemului.
• În cazul în care decizia este pozitivă, directorul general va emite un ordin în acest sens.
• Este recomandabilă elaborarea unui act intern care să reglementeze normele de utilizare a documentelor electronice.
• Se alege o semnătură care va fi aplicată în procesul de semnare a diferitelor documente.
• În cazul în care se alege o semnătură simplă, bazată pe coduri și parole și alte mijloace, al căror acces este restricționat, astfel încât trebuie desemnată o anumită persoană pentru a semna documentația electronică.
• Se selectează un centru de certificare. Acesta este prezentat de de către o organizație specializată, care se ocupă de gestionarea electronică a documentelor. Este important să alegeți o companie care este profitabilă și cu care este convenabil să lucrați. Costul serviciilor oferite, precum și diferitele funcții disponibile în cadrul cooperării trebuie evaluate în prealabil. stabilirea responsabilității centrului selectat pentru orice erori care pot apărea în procesul de gestionare a documentelor electronice.
• Se întocmesc documentele pe baza cărora se încheie un contract cu centrul selectat.
• Semnarea unui contract cu firma selectată. După aceea, centrul creează și eliberează certificatul de cheie EDS pentru client.
• Gestionarea documentelor electronice este implementată direct în activitatea organizației. În acest scop, toate documentele pe suport de hârtie sunt convertite în format electronic, precum și o procedură pentru schimbul de documente electronice.

Facturile pot fi pregătite în format electronic, dar mai întâi trebuie să se asigure că utilizarea unei astfel de documentații va fi convenabilă pentru contraparte. Acest lucru se datorează faptului că societatea trebuie să dispună de mijloace tehnice pentru a putea procesa aceste documente.

Alegerea EDS

Inclus chiar și în beneficiile managementului electronic al documentelor Reduce costul pregătirii a numeroase documente pe hârtie. Dar, în orice caz, compania va trebui să suporte anumite costuri. Acestea sunt legate de semnătura electronică utilizată în procesul de semnare a documentelor electronice.

EDS poate fi reprezentată sub formă necalificată sau calificată.

Necalificat

Ea este formalizată prin intermediul unei conversii criptografice de date care se aplică Cheie specială deținută de proprietarul EDS. Este important să se decidă în prealabil cine anume din cadrul companiei va semna documentele electronice.

Cu ajutorul acestei semnături, este posibilă identificarea oricăror modificări aduse documentației după ce aceasta a fost semnată.

Calificat

O societate obține un certificat special care conține o cheie de verificare a semnăturii digitale electronice. Pentru a crea o astfel de semnătură, sunt luate în considerare cerințele enumerate în Legea federală nr. 63.

De obicei, o astfel de semnătură electronică digitală este utilizată în companiile mari care doresc să păstreze secretele de afaceri; prin urmare, securitatea documentelor electronice este asigurată prin intermediul unei semnături electronice digitale calificate îmbunătățite.

După selectarea unui anumit tip de semnătură electronică, se încheie un acord cu centrul de certificare selectat.

Reguli de implementare a sistemului într-o companie

Avantajele managementului electronic al documentelor electronice față de hârtie sunt considerate incontestabile, dar adesea există anumite dificultăți în procesul de implementare a acestuia în activitatea organizației. Prin urmare, regulile procesului includ:

• Inițial, un specialist va fi desemnat prin ordin executiv pentru a se ocupa de conversia documentelor pe hârtie în format electronic;
• pe fiecare computer din birou este instalat un software special care permite semnarea documentelor cu un EDS emis anterior;
• În timpul întocmirii, executării și aprobării diferitelor documente, trebuie respectate regulile de bază privind ținerea evidenței, care se aplică și documentelor pe suport de hârtie;
• documentele electronice trebuie să aibă toate cerințele, ștampilele și EDS-urile necesare;
• Regulamentele societății pot fi completate cu informații privind metodele de validare care trebuie utilizate pentru aceste documente.

Procesul nu este considerat prea complicat dacă este bine înțeles.

Reguli de cooperare cu alte societăți

Fiecare companie care implementează un astfel de sistem dorește să utilizeze documentația electronică atunci când colaborează cu principalele părți contractante. În acest scop, atunci când se redactează un acord cu o altă societate, ar trebui inclusă în textul documentului o clauză care să prevadă că toate documentele vor fi transmise în format electronic. Documentele necesare sunt apoi întocmite și semnate cu un EDS emis anterior. Toate uneltele EDS trebuie să fie certificate, altfel nu pot fi utilizate în cadrul activității companiei.

Este mult mai ușor să se stabilească un astfel de flux de documente cu diferite agenții guvernamentale, de exemplu cu Serviciul Federal de Impozite sau cu Serviciul de Informații Financiare. Acest lucru se datorează faptului că astfel de companii au deja software-ul necesar pentru muncă documente electronice.

Cum sunt stocate documentele?

Principalul avantaj al managementului electronic al documentelor este că nu este necesar să se desemneze o cameră separată în organizație pentru crearea arhivelor, deoarece toate documentele sunt stocate pe computere, servere sau pe diferite suporturi electronice. Dar fiecare companie ar trebui să acorde totuși atenție depozitării corespunzătoare a documentelor, astfel încât acestea să nu fie accesate de persoane sau organizații neautorizate.

În timpul stocării documentelor electronice, se respectă următoarele reguli

• Trebuie creat indexul dosarului pentru întreaga societate; prezentarea și conținutul acestuia vor depinde de domeniul de activitate al societății;
• Se efectuează o examinare a valorii documentelor;
• Fiecare document este marcat cu marca de înregistrare a sistemului de gestionare electronică a documentelor;
• Toate documentele trebuie să fie arhivate.

Atunci când aceste reguli sunt luate în considerare, nu este dificil să stocați corect documentele în format electronic.

Concluzie

Există multe avantaje ale gestionării electronice a documentelor. O creștere a calității activității companiei este o consecință a implementării sale. Pentru a face acest lucru, este important să Conducerea companiei ar trebui să ia decizia corespunzătoare, să aleagă o autoritate de certificare și să execute o semnătură digitală. Un software special este instalat pe calculatoare, iar modificările necesare sunt făcute în conformitate cu reglementările locale ale companiei.

Documentația electronică simplifică foarte mult activitatea companiei și asigură o cooperare ușoară cu alte firme și organizații guvernamentale.