Regulamentele de diviziune: model, structură și conținut

Cea mai diversă și mai puțin reglementată grupă de documente de natură organizatorică și juridică o constituie regulamentele departamentale, ale căror exemple pot fi găsite în orice organizație, regulamente, instrucțiuni, norme. Acestea sunt dezvoltate de către serviciile relevante ale unei întreprinderi în toate domeniile de activitate ale întreprinderii.

Esența documentului

Regulamentele departamentului, ale căror mostre se găsesc adesea pe personalul unei organizații, sunt acte juridice care stabilesc regulile de bază pentru funcționarea companiilor, a unităților lor organizaționale, a agențiilor subordonate, a companiilor și a organizațiilor.

O altă interpretare a regulamentelor este aceea că acestea reprezintă o colecție de norme care reglementează anumite linii de afaceri (politice, culturale, de afaceri etc.).

Un grup separat de documente este elaborat pentru a reglementa un set de relații de muncă, organizaționale, de altă natură, privind diferite aspecte specifice. De exemplu, un exemplu de model de dispoziție privind departamentul de resurse umane, o dispoziție privind fluxul de documente etc.

Pe lângă actele standard, se elaborează documente cu caracter individual. Scopul elaborării unor astfel de regulamente de către organizațiile superioare este de a reglementa activitățile anumitor organisme, divizii, autorități etc. din subordine. д.

Regulamentele privind departamentele, ale căror mostre sunt elaborate la fiecare întreprindere, sunt menționate în actele locale de reglementare. Scopul acestora este de a reglementa toate activitățile anumitor divizii ale societății.

Modelele de regulamente departamentale se întocmesc pe hârtie cu antet și includ următoarele cerințe:

• Numele companiei.
• Denumirea tipului de document elaborat.
• Data documentului.
• Numărul de serie al documentului.
• Locul de redactare a documentului.
• Ștampila "Aprobat".
• Textul documentului.
• Semnătura conducătorului organizației.

Un ordin de aprobare a regulamentului departamentului (exemplul de mai jos) este întocmit de către personalul de resurse umane și semnat de către șeful companiei.

În majoritatea cazurilor, regulamentele de divizie sunt alcătuite din șase secțiuni:

1. Informații generale.
2. Obiectivele și scopul unității.
3. Funcțiile departamentului.
4. Drepturile și obligațiile diviziei.
5. Responsabilitatea unității.
6. Relația unității cu alte unități structurale.

Informații generale

Detaliile generale ale regulamentelor diviziei (secțiunea de mai jos, ca exemplu) includ următoarele informații.

• Denumirea completă a unității structurale (și denumirea prescurtată, dacă este menționată în documentele legale).
• Indicarea locului pe care unitatea îl ocupă în structura întreprinderii (organizației).
• Definirea gradului de independență economică și de afaceri.
• Informații privind linia de raportare directă a unității.
• Poziția persoanei responsabile de unitatea structurală, procedura de numire (demitere) a acesteia.

Un model de regulament pentru departamentul de resurse umane al unei întreprinderi este unul dintre primele care trebuie elaborat, deoarece aceste entități se ocupă de angajarea de noi angajați.

Un punct separat în prima secțiune a actului este o listă a documentelor de bază legale, de reglementare, de instruire, de politici care sunt luate baza pentru activitățile unității.

În cazul în care diviziunea este împărțită în subdiviziuni, sectoare, dispozițiile generale pot include o subclauză privind structura internă. В această subdiviziune conține informații privind diviziunea internă a departamentului, indicând denumirea (completă, prescurtată), funcția de șef al fiecărei subdiviziuni, indicând persoanele și organismele direct subordonate.

Ultimul paragraf conține informații privind existența sau nu a unui sigiliu separat pentru subdiviziune. Dacă este prezentă, se indică o descriere a obiectului, scopul și condițiile de depozitare a acestuia.

Sarcinile și obiectivele unității

Regulamentul privind departamentul de resurse umane, al cărui eșantion a fost prezentat mai sus, precum și alte unități structurale organizaționale a doua secțiune conține obiectivele și sarcinile elaborate pe baza acestor obiective. Acest paragraf trebuie să justifice existența departamentului în cauză în structura organizației.

Obiectivele stabilite pentru departament de către conducere trebuie să corespundă cerințelor de realitate, de termen lung și de legătură între ele și alte planuri și obiective ale companiei în ansamblu.

Funcțiile unității

Un model de regulament privind resursele umane și alte subdiviziuni structurale ar trebui să conțină o listă completă a funcțiilor departamentului respectiv, cu distribuția de, care impune sunt atribuite exclusiv unei anumite entități și ale căror funcții sunt partajate de unitate cu alte unități.

În cazul în care una dintre funcții este de natură generală, secțiunea specifică în ce formă o anumită divizie este implicată în procesul de exercitare a autorității. În cazul în care există o structură internă, denumirile fiecărei subdiviziuni și ale subdiviziunilor sale responsabilități funcționale.

Drepturi și obligații ale unității structurale

A patra secțiune a documentului (modelul de regulament privind departamentul juridic al organizației de mai jos) conține informații despre drepturile și responsabilitățile unității structurale.

Secțiunea enumeră atribuțiile și sarcinile pe care le are divizia în desfășurarea activităților sale. De asemenea, sunt precizate drepturile de natură specifică care nu sunt acordate altor diviziuni.

În cazul în care diviziunea este învestită cu competențe în legătură cu alte unități structurale, acest lucru este specificat într-o coloană separată, în ce măsură în ce măsură Subiectul poate exercita o capacitate juridică de a propune (cere, interzice, folosi) ceva de la o diviziune subordonată.

Domeniul de aplicare al drepturilor este stabilit în funcție de măsura în care acestea pot fi exercitate pentru a facilita îndeplinirea efectivă a sarcinilor și funcțiilor atribuite.

Responsabilitate departamentală

Secțiunea privind responsabilitatea este considerată una dintre cele mai importante din act (de exemplu, regulamentul departamentului juridic al organizației, pentru care a fost furnizat un eșantion mai sus). De asemenea, ar trebui să precizeze tipurile de măsuri administrative, disciplinare și, în cazuri excepționale răspundere penală.

O mare parte din responsabilitate revine responsabililor de achiziții publice (exemplul de regulament de mai jos), care este precizat în mod explicit în legile federale relevante.

Adesea, sancțiunile sunt impuse doar șefului unității în cauză dacă acesta nu își îndeplinește sarcinile în mod corespunzător. Secțiunea ar trebui să includă, de asemenea, o formulare precisă a responsabilităților de tip economic în ceea ce privește gestionarea conturilor interne.

Relația diviziei cu alte unități și organizații

Un aspect important al subdiviziunilor este interacțiunea departamentelor în cadrul organizației și cu actorii externi. Un rol important este jucat aici de Regulamentul privind departamentul juridic (eșantionul prezentat în acest articol), care ar trebui să reflecte modalitățile de exercitare a competențelor în afara întreprinderii, deoarece profesioniștii interacționează adesea cu persoane și organizații externe prin specificul muncii.

Secțiunea șase ar trebui să înregistreze fluxul de lucru în cadrul unității și interacțiunea cu alte unități. Acesta include, de asemenea, o listă de documente de bază care urmează să fie redactate de către departamentele respective, fie pe cont propriu, fie împreună cu alte departamente.

Un aspect important al celei de-a șasea secțiuni - definirea frecvenței și a momentului de prezentare a actelor elaborate.

La sfârșitul documentului de afaceri, care completează actul, se află semnătura conducătorului unității organizatorice și o mențiune de aprobare a documentului de către conducătorul întregii societăți.

Reglementări privind organismele colegiale și consultative

Un punct separat este regulamentul privind organismele colegiale și consultative. Este un document de tip organizatoric, care are un caracter normativ-juridic.

Regulamentul în cauză include următoarele paragrafe:

• compoziție;
• Particularități ale procedurii de formare;
• competență;
• modul de funcționare;
• Drepturi și obligații.

Organismele consultative sau colegiale pot fi de conducere (de exemplu, consiliul de administrație, consiliul director) și specializate (consiliul științific, tehnico-științific sau pedagogic).

Regulamentele unui organism consultativ sau colegial consemnează următoarele informații:

1. Statutul subiectului.
2. Procedura de întocmire a planurilor de lucru.
3. Particularitățile pregătirii materialelor care urmează să fie examinate în cadrul reuniunii.
4. Prezentarea materialelor aprobate și a altor documente pentru examinare.
5. Procedura de examinare a documentelor și de adoptare a deciziei finale a reuniunii.
6. Menținerea unor procese-verbale scrise.
7. Întocmirea deciziei finale.
8. Procedura de anunțare a deciziei către toți cei implicați.
9. Furnizarea de echipamente pentru reuniuni achiziționarea de materiale și echipamente.

Particularități de redactare a anumitor dispoziții

regulamentele de personal pot fi elaborate pentru toți angajații sau pentru angajații unei anumite divizii. De exemplu, un regulament privind departamentul comercial (exemplul de mai jos) poate fi redactat separat, în timp ce regulamentele privind membrii departamentului structural pot fi redactate separat.

Documentul de personal trebuie să reflecte următoarele aspecte:

• aspecte legate de dezvoltarea socială și profesională a membrilor echipei
• Stabilirea principiilor de bază ale relației de muncă dintre personal și angajator;
• Definirea modului de organizare a muncii;
• Conceptul de personal al întreprinderii, adică principiile și sistemul de recrutare, planificare, stimulente de performanță, politica socială a întreprinderii etc. д.;
• Formularea responsabilității reciproce a personalului și a angajatorului.

Regulamentul privind departamentul de personal, al cărui model este preluat din practicile de evidență a registrelor din țările străine, este un document destinat să reglementeze relațiile sociale și de muncă în procesul de redactare în țara organizațiilor și întreprinderilor de tip comercial în perioada de formare a instituției relațiilor de tip privat-proprietar.

Datorită faptului că apariția unui nou tip de acte asociate cu apariția unor relații financiare și comerciale, rolul de documente conexe. Regulamentele privind departamentul comercial, care sunt adesea folosite ca model pentru elaborarea unui act normativ privind statutul personalului, sunt elaborate împreună cu documentul în cauză de către specialiștii relevanți: angajații din domeniul remunerării și organizării muncii, specialiștii în resurse umane, serviciile juridice etc. д.

Grupul de salariați este de obicei prezidat de directorul de resurse umane, directorul adjunct al departamentului de dezvoltare corporativă sau chiar de șeful companiei. Codul Muncii nu conține cerințe pentru redactarea dispozițiilor de acest tip. În acest sens, clauzele sale nu sunt relevante pentru cetățenii care prestează servicii organizației în temeiul unor contracte de drept civil.

Statutul personalului conține principii de construcție a relației dintre administrație și angajați, din care lista cuprinde

• conformitatea cu dispozițiile legale;
• egalitatea subiecților
• caracterul voluntar al asumării obligațiilor;
• autoritatea reprezentanților legali ai subiecților
• evitarea muncii obligatorii sau forțate și a discriminării în procesul de muncă;
• realitatea punerii în aplicare a obligațiilor asumate de către.

În procesul de redactare a clauzei, angajatorul trebuie să țină cont de următoarele aspecte principii de cooperare realitatea punerii în aplicare a obligațiilor asumate de părți, precum și alte reguli de construcție a relației dintre angajator și salariați. Nerespectarea cerințelor scrise ar putea duce la răspundere socială și juridică.

Adesea, proprietarii de afaceri cer o clauză care să interzică critica politicii companiei în conversațiile cu concurenții și clienții. De asemenea, este interzis să se spună persoanelor din afară despre dificultățile companiei. De asemenea, este strict interzis să acționezi într-un mod care subminează reputația organizației.

Nu există o prezentare și forme unificate ale regulamentului în cauză. În consecință, fiecare întreprindere trebuie să elaboreze un act propriu.

Următorul tip special de reglementare a prestațiilor este Legea privind stimulentele morale și materiale. Acesta este considerat a fi un document local, prin urmare, autoritățile de asigurări și de pensii adesea nu acceptă actele întocmite într-o întreprindere atunci când apar litigii în legătură cu plățile.

Scopul regulamentului este de a motiva angajații să își îmbunătățească calitatea performanțelor în îndeplinirea sarcinilor lor și să facă acest lucru în mod conștiincios și în timp util îndeplinirea sarcinilor, Creșterea gradului de responsabilitate.

Documentul trebuie să includă următoarele secțiuni

• principiile de aplicare a stimulentelor;
• indicatori de evaluare de bază performanță;
• tipurile, măsurile și formele de stimulente;
• procedura de selecție a angajaților;
• competența managerului în ceea ce privește aplicarea măsurilor;
• Motive de recompensare a angajaților (un ordin, un ordin);
• procedura de punere în aplicare a măsurilor.

Adesea, certificatele de stimulente sunt întocmite în cadrul reglementărilor departamentului financiar al companiei, un eșantion din care este întocmit împreună cu alte documente similare.

Documentele relevante sunt semnate de către directorii adjuncți ai companiei care reglementează aceste domenii (majoritatea dispozițiilor sunt adesea membri ai personalului și specialiști din departamentul juridic).

Într-o organizație, este adesea necesar ca toate documentele produse să fie semnate de șeful departamentului juridic sau de un alt funcționar responsabil de aspectul juridic al activității.

Unele companii cer ca și contabilul-șef să revizuiască documentele întocmite, mai ales dacă reglementările sunt costisitoare. Aprobarea finală este dată de către conducătorul societății.

Dispunerea structurii documentului

Paragrafele documentului în discuție sunt similare cu secțiunile din regulamentele privind departamentul de contabilitate (exemplul de mai jos) și alte departamente ale societății. Actul trebuie să acopere următoarele aspecte ale activității societății:

1. Dispoziții generale.
2. Principiile de bază ale modului de organizare a unei companii și relația dintre conducerea companiei și angajați.
3. Procedura de stabilire a raportului de muncă.
4. Principalele competențe și îndatoriri ale angajatorului.
5. Drepturile și obligațiile angajaților societății.
6. Timp de lucru și de odihnă.
7. Procedura Plăți pentru muncă.
8. Garanții sociale.
9. Modalități de suspendare a calificărilor angajaților.
10. Asigurarea locurilor de muncă pentru lucrători.
11. Acțiuni disciplinare (sancțiuni și recompense).
12. Clauze finale.

În cazul în care compania a elaborat un document de personal, noii angajați sunt familiarizați cu reglementările înainte de a semna contractul de muncă.

Pentru a reglementa activitatea tuturor departamentelor din cadrul organizației se elaborează regulamente pentru departamente și unități organizaționale, ale căror modele sunt disponibile în fiecare companie, Alocarea responsabilităților între ele, stabilind competențele fiecărei entități din cadrul societății și definind limitele de responsabilitate ale fiecărei unități din cadrul societății sistem structural companii.