Proiectarea structurii organizaționale: metode, principii, etape și elemente

Proiectarea organizațională este o metodologie pas cu pas care identifică aspectele disfuncționale ale fluxului de lucru, procedurilor și sistemelor, le realiniază cu realitățile și obiectivele curente ale afacerii și apoi dezvoltă planuri de implementare a noilor schimbări. Procesul are ca scop îmbunătățirea atât a părții tehnice, cât și a celei umane a afacerii.

Pentru cele mai multe companii, procesul de proiectare duce la o mai mare îmbunătățire organizațională, la rezultate îmbunătățite (profitabilitate, servicii pentru clienți, operațiuni interne) și la angajați care sunt împuterniciți și dedicați afacerii.

Procesul de proiectare se caracterizează printr-o abordare integrată și holistică a îmbunătățirii organizaționale, care atinge toate aspectele vieții corporative, astfel încât, cu o metodologie adecvată, puteți obține următoarele beneficii:

1. Servicii excelente pentru clienți.
2. Creșterea profitabilității.
3. Reducerea costurilor de operare.
4. Eficiență și timp de ciclu îmbunătățite.
5. O cultură a angajaților dedicați și implicați.
6. O strategie clară pentru gestionarea și dezvoltarea afacerii dvs.

Prin design, înțelegem integrarea oamenilor în procesele de bază ale afacerii, tehnologii și sisteme. O organizație bine concepută asigură că forma companiei corespunde scopului sau strategiei sale, răspunde provocărilor legate de realitățile de afaceri și crește considerabil probabilitatea ca eforturile colective ale oamenilor să aibă succes.

Pe măsură ce companiile se dezvoltă și sarcinile din mediul extern devin mai complexe, procesele, structurile și sistemele de afaceri care au funcționat cândva devin bariere în calea eficienței, a serviciilor pentru clienți, a moralului angajaților și a profitabilității financiare.

Organizațiile care nu reușesc să se actualizeze periodic suferă de simptome precum

1. Flux de lucru ineficient, cu întreruperi și etape fără valoare adăugată.
2. Efort excesiv ("nu avem timp să facem ceva bine, dar avem timp să o facem din nou").
3. Lucru fragmentat, cu puțină atenție la binele general.
4. Lipsa de cunoștințe și de orientare către client.
5. Lipsa de responsabilitate ("Nu este treaba mea").
6. Acoperiți și dați vina, în loc să identificați și să rezolvați problemele.
7. Întârzierea procesului decizional.
8. Oamenii nu au informații sau autoritate să rezolve probleme.
9. Managementul, și nu linia întâi, este responsabil pentru rezolvarea problemelor, Când lucrurile merg prost.
10. Este nevoie de mult timp pentru a face ceva.
11. Sistemele sunt slab definite sau întăresc comportamente inadecvate.
12. neîncredere între lucrători și conducere.

Tehnici utilizate

Este important de luat în considerare faptul că sunt implicate diferite sisteme de comunicare. Deși procesul de proiectare a structurilor organizaționale este adaptabil la dimensiunea, complexitatea și nevoile oricărei firme, acesta nu se limitează la cerințele interne ale conducerii superioare. Fiecare modalitate de rezolvare este elaborată individual. Sistemul în sine se bazează pe următoarele metode, care vor fi enumerate mai jos.

1. Carta procesului de planificare

În calitate de manageri de top, vă întâlniți pentru a discuta despre performanțele curente ale afacerii, despre starea firmei, despre cerințele de mediu și despre necesitatea de a începe un astfel de proces. Care sunt următorii pași de urmat? Stabiliți statutul pentru procesul de proiectare organizațională. Acesta include "motivul schimbării", rezultatele dorite, domeniul de aplicare, alocarea resurselor, calendarul, participarea, strategia de comunicare și alți parametri care vor ghida proiectul.

Din când în când, managementul poate trece fie prin strategic planificare sau un proces de dezvoltare a echipei înainte de a începe o inițiativă de schimbare, în funcție de cât de clar își înțeleg strategia și cât de bine lucrează împreună ca echipă.

2. Elaborarea de noi politici

Echipa de conducere (sau alți membri ai personalului care au fost invitați să participe la proces), privește în perspectivă și proiectează structuri organizaționale care încorporează recomandările pentru un "viitor ideal". La acest nivel, etapele procesului includ următoarele:

1. Identificați principiul organizațional de bază.
2. Optimizarea proceselor cheie de afaceri care conduc la venituri sau la rezultate pentru clienți.
3. Documentarea și standardizarea procedurilor.
4. Organizarea persoanelor din jur procese cheie. Determinarea nivelului de personal, necesare pentru munca de bază.
5. Definirea sarcinilor, rolurilor și competențelor. Care sunt cifrele de productivitate pentru fiecare funcție a echipei? Cum sunt evaluați și trași la răspundere?
6. Determinarea nevoilor de echipamente, de amenajare și de personal ale diferitelor echipe și unități din cadrul organizației.
7. Definirea resurselor de sprijin (finanțe, vânzări, personal), a misiunii, a personalului și a locului unde ar trebui să fie amplasate acestea.
8. Definirea unei structuri de management care să ofere sprijin strategic, de coordonare și operațional.
9. Îmbunătățirea sistemelor de coordonare și dezvoltare (recrutare, formare, Salarizare, schimbul de informații, stabilirea obiectivelor).

La un moment dat, procesul de proiectare se transformă în planificare a tranziției, pe măsură ce se stabilesc datele critice de implementare și se creează planuri de acțiune specifice pentru noul proiect.

Și o parte esențială a acestei etape este comunicarea progreselor celorlalți membri ai organizației. Se elaborează un plan de comunicare care îi învață pe oameni ce se întâmplă. Educația aduce conștientizare, iar includerea tuturor este începutul angajamentului.

3. Implementarea proiectului

Acum, provocarea este de a pune în practică acest proiect. Metodele de proiectare organizațională ar trebui să includă întotdeauna elemente de implementare. Fără ele, sarcinile nu vor fi îndeplinite. Oamenii sunt organizați în grupuri de lucru naturale care învață noul plan, abilitățile de echipă și formarea grupurilor de inițiativă. Sunt explorate noi roluri profesionale și sunt stabilite noi relații în cadrul și în afara unității.

Echipamentele și instalațiile sunt realocate. Sistemele de recompensare, sistemele de performanță, schimbul de informații, sistemele de luare a deciziilor și sistemele de management sunt modificate și ajustate. În parte, acest lucru se poate face rapid. Unele companii pot necesita informații mai detaliate și pot fi implementate pe o perioadă mai lungă de timp.

Principii de bază

Metodele de proiectare organizațională îndeplinesc diferite funcții de afaceri. Ele sunt concepute pentru a satisface motive specifice. De asemenea, ar trebui depuse eforturi pentru a alinia structura organizațională la nevoile în schimbare. Un sistem bun nu numai că facilitează comunicarea, dar aduce și eficiență în diferite segmente. Prin urmare, este important să se acorde atenție principiilor atunci când se proiectează.

1. Încurajarea eficienței

Proiectarea structurii organizatorice a unei întreprinderi include câteva elemente pozitive pentru angajați. Se poate obține un feedback pozitiv din partea personalului ca răspuns. Obiectivul principal al designului organizațional este de a aduce eficiență în diverse funcții. Munca sistematică nu va lăsa nimic la voia întâmplării, iar fiecare acțiune va fi coordonată pentru a fi realizată la maximum.

Membrii unei organizații caută să maximizeze producția de bunuri și servicii din resurse date. Se depun eforturi pentru a controla diferitele deșeuri și pierderi într-un mod sistematic, rațional și coordonat. Diferite modele de organizare sunt concepute pentru a asigura operațiuni eficiente. Ei se angajează să atingă obiectivele.

2. Comunicare

Proiectarea structurii organizatorice a întreprinderii include stabilirea punctelor de contact în cadrul tuturor unităților. Comunicarea este problema numărul unu în orice organizație. O structură bună asigură un canal de comunicare adecvat între cei care lucrează în organizație. Relațiile de raportare stabilite, iar ierarhia celor care raportează este, de asemenea, indicată într-o structură bună. Este nevoie de o comunicare orizontală, verticală și laterală, iar acest lucru se realizează printr-o structură bine planificată.

3. Utilizarea optimă a resurselor

Alocarea corectă a resurselor contribuie, de asemenea, la utilizarea optimă a acestora. Designul organizațional acordă mai multă importanță activităților pentru atingerea obiectivelor comune. Activitățile sunt plasate în funcție de importanța lor în sistem și se fac recomandări pentru alocarea resurselor. Alocarea optimă a activelor este importantă pentru creșterea afacerii.

4. Satisfacția la locul de muncă

O bună concepție organizațională asigură o repartizarea sarcinilor și responsabilitățile diferitelor persoane care lucrează în cadrul întreprinderii. Locurile de muncă sunt alocate în funcție de cunoștințele, experiența și specializarea acestora. Oamenii sunt împuterniciți să își explice activitatea. Atunci când oamenii pot lucra în limitele stabilite, va exista satisfacție la locul de muncă.

5. Gândire creativă

Principiile de concepere a structurilor organizaționale pot include un punct de libertate în ceea ce privește planificarea și desfășurarea activității lor. Permite să gândești și să dezvolți modalități noi și mai bune de a face lucrurile. Structura organizațională încearcă să plaseze oamenii acolo unde sunt cei mai potriviți. Mulți oameni au contribuit la dezvoltarea gândirii manageriale prin creativitatea lor într-o anumită parte a companiei.

6. Facilitarea managementului

Principiile de proiectare organizațională se bazează, de asemenea, pe optimizare. Există multe de persoane care lucrează în cadrul întreprinderii. Funcția acestora ar trebui să fie definită și responsabilitățile alocate în funcție de cerințele organizației. O structură bună va ajuta la stabilirea de relații între persoanele care lucrează în diferite poziții. Sistemul de organizare - Este mecanismul prin care managementul direcționează, coordonează și controlează activitățile diferitelor persoane.

O structură bine concepută va ajuta atât la gestionarea, cât și la conducerea afacerii. Se asigură că nicio activitate nu este lăsată nesupravegheată și că munca este distribuită în funcție de capacitățile celor care o desfășoară. Etapele bine gândite de proiectare organizațională sunt un ajutor excelent pentru un bun management. Să le examinăm.

Etape de proiectare

Sistemul pus în aplicare trebuie să îndeplinească cerințele întreprinderii. Ar trebui să utilizeze cât mai bine forța de muncă, iar diferitele roluri ar trebui să fie îndeplinite în mod corespunzător. Este esențială o relație armonioasă între persoane aflate în poziții diferite. Proiectarea structurii este o sarcină importantă care trebuie gândită cu atenție. Următoarele sunt principalele puncte pe baza cărora se elaborează planificarea completă.

Etapa 1: Definirea activității

Trebuie definite acțiunile care trebuie întreprinse pentru a atinge obiectivele firmei. Trebuie definite funcțiile care trebuie îndeplinite pentru a atinge diferitele obiective și activitățile asociate cu aceste funcții. Fără această etapă de proiectare organizațională, managerii nu vor putea obține rezultatele dorite.

Principal activități subdivizată într-un număr de subspecii din fiecare ramură. Atunci când se definesc activitățile, trebuie să se țină seama de următoarele aspecte țineți minte, ca niciuna dintre ele să nu scape de suprapunere, iar diferitele funcții să fie îndeplinite în mod coordonat.

Etapa 2: Gruparea activităților

Activitățile strâns legate și similare sunt grupate pentru departamente și diferite ramuri. Coordonarea între activități se poate realiza numai prin acumularea corectă a. Activitățile grupate împreună pot fi atribuite unor poziții diferite. Emiterea de instrucțiuni către persoane creează autoritate și responsabilitate. Un astfel de factor în conceperea structurilor organizaționale face posibilă creșterea profilului unui anumit angajat. Autoritatea este delegată la nivelurile inferioare din diferite departamente și responsabilitatea este atribuită.

Etapa 3: Delegarea autorității

Delegarea este un proces administrativ prin care oamenii fac altceva, dându-le responsabilitate. Atunci când sunt create diferite poziții într-o organizație, acestor persoane li se atribuie o funcție. Este nevoie de autoritate pentru a face treaba. Autoritatea este delegată unor persoane diferite în funcție de o diviziune a responsabilității. Faza finală de proiectare a structurii organizaționale de management ar trebui să reflecte în mod clar acest lucru. În procesul de delegare a unei sarcini, se creează o autoritate în cadrul organizației, un sistem care definește cine va interacționa în mod oficial cu cine.

Caracteristicile unui sistem bun

Proiectarea unei structuri organizaționale presupune ca unitatea creată să răspundă diferitelor nevoi și cerințe ale firmei. Trebuie avut în vedere faptul că fiecare întreprindere are o formă proprie de management. Considerate în ansamblul lor, caracteristicile sunt rezumate după cum urmează.

1. Linii clare de autoritate

Bazele conceperii structurilor de management organizațional încep cu crearea unei ierarhii de bază. Ar trebui să existe o linie clară de autoritate de sus în jos. Delegarea de autoritate ar trebui să se facă treptat și să fie în concordanță cu natura activității atribuite. Toată lumea din organizație trebuie să înțeleagă pe deplin activitatea și autoritatea delegată persoanei în cauză. Fără această claritate, vor apărea confuzii, dispute și conflicte.

2. Delegarea adecvată a autorității

Provocările legate de proiectarea structurilor organizaționale includ, în plus, separarea adecvată a sarcinilor. Delegarea de autoritate trebuie să fie în concordanță cu responsabilitățile stabilite.

În cazul în care nu există suficientă autoritate pentru a obține o sarcină atribuită, activitatea nu va fi finalizată. Uneori, managerii atribuie sarcini subordonaților fără să le dea autoritatea corespunzătoare, acest lucru indică o lipsă de procesul decizional din partea lor. Atribuțiile necorespunzătoare vor crea probleme subordonaților, deoarece s-ar putea ca aceștia să nu fie capabili să îndeplinească cerința stabilită.

3. Mai puține niveluri de management

Elementele de proiectare a structurii organizaționale ar trebui să evite aranjamentele complexe. Pe cât posibil, nivelurile de gestionare ar trebui reduse, dar în limite rezonabile. Cu cât numărul acestor niveluri este mai mare, cu atât mai mari sunt întârzierile în tratarea. Comunicarea deciziilor de sus în jos va dura mai mult timp.

În mod similar, informațiile de la nivelurile inferioare vor avea nevoie de mult timp pentru a ajunge la vârf. Numărul de niveluri de conducere depinde de natura și amploarea operațiunilor. Nu se poate specifica un anumit număr de structuri pentru fiecare problemă, dar trebuie făcute eforturi pentru a le reduce la minimum. Această eficientizare va reduce costurile de timp.

4. Gama de control

Procesul de proiectare a structurilor de management organizațional ar trebui să includă funcții de supraveghere. Gradul de supraveghere se referă la numărul de persoane pe care un manager le poate supraveghea direct. O persoană ar trebui să se ocupe doar de atâția subordonați cu care poate comunica direct.

Numărul de persoane care trebuie supravegheate nu poate fi stabilit în mod universal, deoarece acest lucru depinde de natura activității. Trebuie făcut un efort pentru a menține o echipă bine gestionată sub supraveghere, altfel va exista ineficiență și productivitate scăzută.

5. Simplitate și flexibilitate

Abordările privind proiectarea structurilor organizaționale nu ar trebui să devină complicate. Nu ar trebui să se adauge niveluri inutile de gestionare. O structură bună ar trebui să evite ambiguitatea și confuzia. De asemenea, sistemul ar trebui să fie flexibil pentru a se adapta la nevoile în schimbare.

Este posibil să existe o extindere sau o diversificare, ceea ce ar necesita o reclasificare a sarcinilor și responsabilităților. Structura organizațională trebuie să poată încorpora noi schimbări fără a modifica elementele de bază. Acest lucru va garanta că toate dispozițiile deja în vigoare nu sunt modificate.

Elemente cheie

Analiza designului organizațional ar trebui să arate o strategie de desfășurare a talentelor în cadrul companiei. Realizarea scopului comercial al acestei implementări depinde, în parte, de soliditatea sistemului intern general. Designul organizațional creează relații de lucru între oameni, stabilește limitele de responsabilitate și definește cine răspunde în fața cui.

Există Mai multe moduri de a structura compania. Principiile corecte de proiectare a structurilor de management organizațional decurg din nevoile și aspirațiile firmei. Ei se bazează pe acest lucru pentru a promova persoanele potrivite.

1. Strategie

Cea mai bună abordare a designului organizațional ia în considerare planurile strategice ale firmei. Astfel de activități, între timp, rezultă din viziunea companiei. Misiune - motivul pentru care afacerea există - scopul acesteia.

Viziunea este realizarea finală a companiei - realizarea obiectivelor. Întreaga strategie încearcă să realizeze viziunea, iar structura organizațională trebuie să sprijine aceste eforturi. De exemplu, o companie care decide să se extindă pe piețele străine se poate consolida în diviziuni geografice. Schimbările de strategie necesită un proiect structural actualizat

2. Factori de mediu

Mediul de afaceri în care lucrează angajații nu poate fi ignorat de planificatorii organizaționali. Un sistem imprevizibil și în schimbare rapidă necesită flexibilitate, adaptabilitate și cooperare interdepartamentală.

Într-o astfel de situație, conceperea structurii organizatorice de management a unei întreprinderi mecaniciste va constrânge dexteritatea și capacitatea de reacție a personalului. În schimb, planificatorii pot construi un sistem organic orizontal care să alinieze nivelurile de management și să descentralizeze procesul decizional. În același timp, un mediu stabil permite instrumente de management, sarcini clar definite și putere centralizată într-o structură mecanicistă cu niveluri verticale de putere crescândă.

3. Dimensiunea companiei

Întreprinderile mici, cu puțini oameni, au adesea funcții diferite, se comportă informal și nu scriu multe reguli. Deoarece compania apare organic, ar fi o greșeală să încercăm să îi impunem o structură mecanică formală. Proiectarea structurii și a sistemului organizațional nu ar trebui să includă elemente imperative și conservatoare pentru operațiunile interne.

Acest lucru ar fi inutil. De asemenea, birocrația inutilă poate sta în cale operațiuni. Organizațiile mari au nevoie de mai mult control și supraveghere. Structura mecanicistă creează o responsabilitate și o răspundere clară și, prin urmare, este potrivită pentru companiile cu mulți angajați.

4. Vechimea societății

La începutul vieții companiei, dimensiunile sale reduse oferă o calitate structurală organică care încurajează flexibilitatea și capacitatea de reacție. Pe măsură ce firma se dezvoltă și se extinde, începe:

• mecanizează, adăugând reguli, politici și proceduri;
• să stabilească obiective clar definite;
• să pună în aplicare sisteme de management intern și lanțuri de comandă extinse.

Pe scurt, maturitatea generează birocrație. Cu cât compania este mai veche, cu atât este mai probabil ca sistemul intern să devină greoi, creând o barieră în calea inovației, a adaptabilității și a capacității de reacție. Procesul de proiectare organizațională trebuie să ia în considerare măsura în care vechea companie trebuie să se restructureze pentru a reduce sistemul său mecanicist. În caz contrar, pot apărea probleme serioase de management și de personal.

Proiecte structurale

Proiectele structurale au avantajele și dezavantajele lor, astfel încât dezvoltatorii trebuie să se gândească cu atenție la fiecare pas. Două teme comune aici sunt unitățile funcționale și divizionare. Structura funcțională stabilește departamentele în funcție de activități, cum ar fi producția, marketingul și finanțele.

Activitățile grupate sporesc eficiența, dar pot duce la apariția unor bariere între departamente. Structura unitară grupează oamenii în funcție de produs, client sau locație geografică, creând efectiv mici companii cu propriile capacități de marketing, financiare și de producție. Aceasta face ca diviziile să fie concentrate și receptive, dar dublează activitățile de afaceri între divizii și în cadrul companiei în ansamblu.

Diagrama tipurilor de management

O organigramă este o reprezentare vizuală a unui tip formal de proiectare. Planul arată structura organizației, relațiile și nivelurile de poziție relativă în cadrul fiecărei industrii. Ajută la organizarea locului de muncă prin conturarea direcției de control pentru subordonați.

Chiar și o mică afacere cu o singură persoană poate folosi un fel de organigramă pentru a vedea ce funcții trebuie îndeplinite. O astfel de planificare și Structuri de viziune de lucru și ajută la implementarea tuturor sarcinilor și la rezolvarea problemelor de comunicare care apar.

Organigramele oferă următoarele avantaje

1. Comunicarea eficientă a informațiilor organizaționale, de proprietate și corporative.
2. Să permită managerilor să ia decizii privind resursele, să ofere baza pentru să gestioneze schimbările și să comunice informații operaționale în întreaga organizație.
3. Tot ceea ce trebuie să se întâmple în cadrul afacerii este transparent și previzibil.
4. Oferă un substitut rapid pentru ierarhiile formale din cadrul întreprinderii.
5. Spune tuturor celor din organizație cine este responsabil și răspunzător pentru ce anume.

Există, desigur, câteva limitări în ceea ce privește tipurile de design organizațional:

• Acestea sunt statice și inflexibile, adesea depășite pe măsură ce firmele se schimbă și trec prin faze de creștere.
• Nu ajută la înțelegerea a ceea ce se întâmplă cu adevărat într-o organizație informală. Realitatea este că organizațiile sunt adesea destul de haotice.
• Nu pot face față la schimbarea limitelor firmei din cauza externalizării, tehnologia informației, alianțele strategice și economia de rețea.

În primele etape, o întreprindere poate decide să nu înființeze o structură organizațională formală. Cu toate acestea, firma trebuie să existe chiar și fără un plan clar, dacă se dorește ca evoluția să aibă succes. Cele mai multe întreprinderi mici găsesc organigramele utile pentru că îl ajută pe proprietar sau pe manager să urmărească creșterea și schimbarea în fiecare industrie și direcție.

Concluzie

Această abordare de proiectare duce la îmbunătățiri semnificative în ceea ce privește calitatea, serviciile pentru clienți, cicluri mai scurte, reducerea cifrei de afaceri și a absenteismului, creșterea productivității de la 25% la cel puțin 50%. Vestea bună este că acest plan poate fi folosit pentru aproape orice tip și dimensiune de afacere. Timpul necesar pentru a finaliza proiectarea variază în funcție de natura, mărimea și resursele firmei. Proiectele mari și complexe pot fi finalizate în câteva zile. Firmele mici necesită mult mai puțin timp și resurse.