Definirea cerințelor de personal: conceptul, metodele de planificare și modul de acoperire a acestora

Una dintre cele mai valoroase resurse ale oricărei companii este personalul său. Cu toate acestea, este destul de scump. Prin urmare, este esențial să se determine numărul de angajați, la care efectul economic maxim poate fi obținut la cel mai mic cost. Pentru aceasta se folosesc tehnici și abordări speciale. Identificarea necesarului de personal este una dintre prioritățile manageriale cheie. Modul în care se desfășoară acest proces va fi descris mai jos.

Tipuri de cerințe privind personalul

Procesul de determinare a necesarului de personal este un sistem de măsuri integrate. Sarcina lor este de a atinge obiectivele specifice stabilite pentru procesul de producție. Aceasta este o procedură destul de complexă, deoarece nu numai că trebuie să determinați numărul de angajați care vor îndeplini sarcinile necesare, dar și să creați cel mai eficient sistem de producție posibil. Prin urmare, personalul este selectat și în funcție de calificările, experiența. Atunci când este necesar, se oferă formare.

În cadrul unei organizații, planificarea va trebui să acopere o serie de domenii diferite. Acest lucru va face ca procesul de planificare a forței de muncă să fie cât mai eficient posibil.

Există diferite abordări și metode de determinare a necesarului de personal. Acestea sunt cel mai adesea împărțite în 2 tipuri principale:

• Prospectul. Aceasta se mai numește și abordare strategică. Acesta se referă la viitorul organizației. Necesarul de forță de muncă este apoi calculat în funcție de desfășurarea activităților organizației. Nu doar numărul de angajați, ci și calificările angajaților sunt calculate pentru o perspectivă pe termen lung.
• Situațional. Acest proces de planificare permite să se asigure că numărul necesar de resurse va fi disponibil pe termen scurt. Această abordare ia în considerare fluctuația personalului și analizează numărul de concedii, concedii medicale, concedii de maternitate, concedii de lungă durată, concedieri etc.

O procedură de planificare se desfășoară în mod continuu, în momente diferite. Astfel, o astfel de procedură poate fi:

• Pe termen scurt - până la 12 luni.
• Termen mediu - de la 1 la 5 ani.
• Pe termen lung - mai mult de 5 ani.

Managerii cu experiență pot, de asemenea, să realizeze planificarea calitativă și cantitativă a personalului. În cel de-al doilea caz, este posibil să se stabilească numărul exact de angajați din cadrul companiei. Abordarea calitativă identifică nevoia de personal cu calificări specifice.

Necesitatea cantitativă

Determinarea calitativă și cantitativă a necesarului de personal diferă în mod semnificativ. Planificarea se realizează în ambele direcții. În scopuri cantitative, se alege o metodă care calculează numărul optim de personal care poate fi angajat. Determinarea acestei valori se realizează într-un interval de timp definit.

Determinarea cantitativă a necesarului de personal se bazează pe mai multe cifre cheie:

• numărul de angajați pe statul de plată. acesta este numărul de angajați din listă la o anumită dată. Numărul de plecări și numărul de angajați în ziua analizei.
• număr de angajați. Numărul de angajați de pe statul de plată care se așteaptă să lucreze în ziua respectivă pentru a-și îndeplini sarcinile. Numărul de absențe, datorate concediilor, deplasărilor în interes de serviciu și îmbolnăvirilor, se calculează ca diferență între numărul mediu de salariați și numărul de salariați aflați la serviciu.
• Numărul mediu de angajați. Acest indicator este utilizat pentru a număra numărul de angajați pentru o anumită perioadă. Acesta este utilizat pentru a calcula salariul mediu, productivitatea muncii, rata de rotație, rotația personalului etc. д. Pentru a calcula numărul mediu de salariați pe lună sau pe perioadă, adunați numărul de salariați pe zi și împărțiți-l la numărul de zile. se iau în considerare weekendurile și sărbătorile legale. În cazul în care trebuie determinată media anuală, se însumează numărul mediu de salariați pentru fiecare lună. Rezultatul obținut se împarte la 12.

Pentru a determina cifrele prezentate, se ține o evidență a producției în ceea ce privește nivelul de salarizare și de dotare. Sursa de informații sunt ordinele despre angajare și concedierea din postul actual, transferul, înlocuirea, absența temporară a angajatului din motive întemeiate etc. д.

Pentru a calcula numărul de salariați la o anumită dată, se folosesc diferite metode pentru a determina necesarul de personal:

1. Metoda cu utilizare intensivă a forței de muncă. Presupune utilizarea de informații privind timpul de muncă.
2. Metode de calcul. Folosește date privind standardele de servicii, locurile de muncă, nivelurile de personal și capacitatea de gestionare.
3. Metode stocastice. permit determinarea caracteristicilor numerice prin analiză de corelație sau regresie.
4. Metoda de expertiză. Implică calcule simple sau extinse (simple, multiple).

Indicatori calitativi

definirea cerințelor calitative în materie de personal se caracterizează prin dificultăți semnificative. În timpul acestui studiu, analistul trebuie să determine nu numai numărul de angajați, ci și gradul de profesionalism și calificările angajaților de care are nevoie organizația.

Dificultatea constă în faptul că, în prezent, nu există un sistem unitar de definire a calității muncii, a potențialului angajatului. Există doar o listă de bază caracteristici și calități, care determină amploarea calificărilor, competențelor și atribuțiilor unui angajat:

• Economic. Definiți complexitatea activității desfășurate de angajat, calificările sale, condițiile de muncă, vechimea în muncă și sectorul de activitate.
• Personalitate. Existența unor aptitudini specifice, disciplină, eficiență, diligență, creativitate și creativitate.
• Organizatoric și tehnic. Echipamentul tehnic de lucru, atractivitatea acestuia, nivelul organizarea tehnologiei de producție, Raționalizare.
• Social și cultural. Dezvoltarea socială, a spiritului de echipă, morală și culturală.

Definirea nevoilor de personal ale organizației în ceea ce privește caracteristicile calitative se bazează pe următoarele date:

• Structura organizatorică.
• Împărțirea angajaților în funcție de competențele și calificările lor (acest lucru este indicat în documentația de producție).
• Cerințele postului.
• Structura de personal a unităților de afaceri ale societății.
• Procese organizaționale și manageriale.

Pentru fiecare criteriu calitativ, se determină necesarul de personal. Numărul total de personal necesar pentru ca organizația să funcționeze corect se determină prin însumarea rezultatelor pentru fiecare criteriu în parte. În acest scop, sunt elaborate următoarele documente organizaționale:

• Obiective sistemice, pe baza cărora se construiește structura organizatorică a companiei.
• General structura organizatorică Iată câțiva dintre factorii care influențează planificarea personalului și determinarea necesarului de personal al unei întreprinderi și al diviziilor sale.
• Angajarea de personal.
• Descrierea posturilor. Acestea se aplică, de asemenea, la calcularea volumului de muncă al funcțiilor de bază și de conducere.

Factori care influențează necesarul de forță de muncă

Există anumiți factori care influențează procesul de planificare a forței de muncă și definirea cerințelor de personal.

Acestea pot fi directe sau indirecte, interne sau externe. Următorii factori au cel mai mare impact:

• Condițiile de pe piața muncii. Acestea sunt determinate de mai multe caracteristici. Condițiile includ date demografice, șomaj, calitatea educației, oferta și cererea de forță de muncă în diferite sectoare, implicarea serviciului de ocupare a forței de muncă în procesele de formare profesională.
• Inovații tehnologice. Progresul rapid al lumii moderne duce la o simplificare a muncii umane, schimbând conținutul acesteia. Acest lucru necesită recalificarea în timp util a personalului calificat.
• Modificări în legislație. Acest factor este dificil de prezis. Aceasta se referă la legislația privind sănătatea și siguranța și la legislația privind ocuparea forței de muncă.
• Abordarea privind recrutarea de concurenți. Organizația trebuie să monitorizeze și să studieze în mod constant metodele și abordările concurenților în materie de recrutare a personalului. Pe baza acestor informații, se fac ajustări la politicile proprii de resurse umane ale organizației.
• Obiectivele companiei. Acestea pot fi pe termen scurt sau lung și sunt subordonate strategiei generale.
• Finanțare. Fiecare organizație are o anumită capacitate financiară. Aceasta este baza pe care se alege politica de resurse umane a organizației.
• Capacitatea resurselor umane. Aceasta este baza pentru implementarea cu succes a planului de marketing. În cazul în care departamentul de resurse umane al companiei poate lua în considerare zona de dezvoltare, potențialul personalului, permite închiderea la timp a posturilor vacante apărute.

Etapele de realizare a lucrărilor

Există mai multe etape majore în procesul de determinare a necesarului de personal. Cel mai adesea, există trei procese majore la lucru.

Într-o primă etapă, compania își analizează propriile resurse. Aceasta pentru a determina dacă nevoi similare pot fi satisfăcute în viitor în cadrul întreprinderii. La cele mai importante sunt indicatorii sunt profitul, cifra de afaceri a companiei. Trebuie să dispună de resurse suficiente pentru a-și plăti personalul.

În continuare, într-o a doua etapă, se realizează o analiză a nevoilor anterioare de personal. Concluzia privind fezabilitatea și eficacitatea forței de muncă. Analistul identifică punctele slabe ale procesului. Se elaborează un plan de viitor pentru a elimina sau reduce pe cât posibil impactul negativ impact negativ constrângeri.

A treia etapă decide asupra acțiunilor specifice în domeniul politicii de personal la momentul respectiv. Sunt luate în considerare următoarele scopurile și obiectivele organizației. Se iau decizii de menținere în funcție și de reducere a personalului. După efectuarea unei analize de personal se pot lua mai multe decizii

• concedieri;
• externalizare;
• Formarea și reconversia profesională a angajaților.

Toate activitățile de mai sus pot fi efectuate simultan. Depinde de situația organizației.

Metode de determinare a necesității

Determinarea necesarului de personal al unei companii se face în funcție de anumite tehnici.

Există mai multe tehnici populare:

1. Fotografierea zilei de lucru. Este o metodă eficientă, dar foarte consumatoare de timp. Pentru angajat Se definește un spectru de responsabilități. Pe parcursul prestației lor se înregistrează timp. Această abordare permite dezvăluirea acțiunilor inutile. În unele cazuri, se decide că un anumit angajat trebuie să lucreze în procesul general de producție sau în postul vacant ca atare. Poate fi necesară combinarea a două unități de personal într-una singură pentru sarcini de lucru mici.
2. Calculul în conformitate cu standardele de serviciu. Pentru fiecare angajat se stabilește o cifră de producție specifică, pe baza unor standarde și reguli diferite. Cunoscând orele zilnice de lucru, managerii pot calcula necesarul de personal pentru o anumită perioadă.
3. Judecata de specialitate. Aceasta este una dintre cele mai populare metode. Se aplică în diferite companii. Managerii sunt decisivi în stabilirea cerințelor de personal. Dar în Aceasta este o responsabilitate managerială trebuie să se caracterizeze printr-un nivel ridicat de pregătire și profesionalism. Este important să avem o înțelegere clară a modului în care industria va evolua în viitor.
4. Extrapolare. Pe baza datelor actuale se realizează prognoza pe termen lung. Acesta ia în considerare posibilele schimbări în mediul de operare, precum și posibilele noi evoluții. Poate fi vorba de creșteri de prețuri, de măsuri guvernamentale planificate în acest sector, de dezvoltarea viitoare a acestuia etc. д. Această abordare este utilizată în cazul în care condițiile interne și externe ale organizației sunt stabile. În țara noastră, ea poate fi folosită doar pentru planificarea pe termen scurt.
5. Construirea modelului computerizat. Șefii de departamente prezintă informațiile, pe baza cărora se realizează o prognoză computerizată a necesarului de forță de muncă al organizației pentru perioada necesară. Această metodă este relativ nouă, deci nu a avut încă o răspândire semnificativă. Necesită o investiție financiară semnificativă, precum și implicarea unor specialiști corespunzători. Metodologia este mai potrivită pentru întreprinderile mari.

Formule de calcul

Necesarul de personal este determinat prin intermediul unor calcule speciale.

Înainte de a alege o formulă, este important să se stabilească ce este mai degrabă înclinată compania să facă cu politica sa de resurse umane:

• Creșterea producției, care necesită personal suplimentar.
• O reducere a producției, ceea ce duce la o eliberare de forță de muncă.
• Volumul de producție nu este planificat să se modifice. Cererea de personal este determinată de mișcarea naturală a personalului în caz de concediere, concediu de maternitate, atingerea vârstei de pensionare etc. д.

Acesta este motivul pentru care creșterea producției este calculată și justificată în departamentele de planificare ale companiilor. Pentru a crește creșterea productivității muncii toți factorii sunt luați în considerare. Se aplică formula de determinare a numărului planificat de angajați:

Qpn = Qbp* AI + OI,

unde Cpnpp - numărul mediu planificat de personal în perioada planificată, Ppn - numărul de personal în perioada trecută (de referință), And - indicele de modificare a volumului producției în viitor, OM - modificarea totală a numărului de personal în perioada de bază.

Numărul mediu de angajați

Definirea necesarului de personal poate fi calculată folosind o altă formulă. Numărul mediu de angajați poate fi calculat după cum urmează:

Qcf = Qdn * Qcf,

unde Qss este numărul mediu de salariați, Pb este numărul de salariați care este necesară pentru numărul de salariați care execută sarcina pe durata unui schimb, Qss - coeficientul mediu al nivelului de personal.

Modalități de acoperire a nevoilor

În momentul în care a fost identificată nevoia de forță de muncă, se conturează modalități de acoperire a acesteia:

• Extern. În acest caz, se acordă atenție absolvenților instituțiilor de învățământ specializat, centrelor de recalificare a personalului, precum și ofertelor de la agențiile de ocupare a forței de muncă, de pe piața deschisă a muncii.
• Intern. Angajații sunt recalificați și li se îmbunătățesc calificările. În acest scop, se efectuează următoarele cursuri de perfecționare pentru oportunități de carieră. Această abordare reduce rotația personalului.

Numărul de personal auxiliar

Determinarea necesarului de personal de tip auxiliar se realizează, de asemenea, cu ajutorul unei formule simple:

Qsvr = Crm * RS * Kss,

unde Qsvr este numărul de angajați auxiliari, RRm este numărul de lucrători locuri pentru salariați auxiliari, RS - numărul de schimburi de lucru într-o zi.