Perioada de păstrare a ordinelor privind activitatea principală: definiție, clasificarea ordinelor, cadrul de reglementare și arhivarea

Operațiunile de afaceri și, de fapt, operațiunile oricărei companii sau organizații, sunt guvernate de un număr enorm de documente de uz intern. Cele mai multe dintre aceste documente trebuie eliminate în mod obișnuit, dar nu există nicio limită privind perioada de păstrare pentru ordinele referitoare la activitățile principale. Cu alte cuvinte, documentele administrative ale directorului și ale managerilor de top sunt stocate permanent și sunt transferate la arhivă doar în cazul lichidării persoanei juridice. În acest articol vom analiza principiile de păstrare a înregistrărilor și de contabilitate. Comenzile de bază (perioada de păstrare) se vor concentra pe.

Dispoziții generale

Perioada de păstrare a comenzilor pentru activitățile principale este nelimitată. Conducerea este obligată să furnizeze aceste documente autorităților de supraveghere sau judiciare la cererea acestora. Importanța acestei categorii de documente este greu de supraestimat. Istoria cunoaște cazuri în care lipsa unor ordine privind personalul și activitățile principale pentru o anumită perioadă a dus la falimentul companiei. Din acest motiv, se acordă o atenție deosebită conservării acestui tip special de documente.

Indiferent de domeniul de activitate al persoanei juridice (producție industrială, furnizarea de servicii, organizație educațională(De exemplu, într-un registru de afaceri (de exemplu, în SUA), directivele de bază sunt stocate în mod normal în departamentul juridic. Acestea sunt originalele. Copii pot și ar trebui să fie transmise departamentelor relevante pentru a lua măsuri. Acesta este locul unde sunt păstrate după aceea.

Unde sunt stocate documentele?

Trebuie să se facă o distincție clară între ordinele de personal și ordinele operaționale. Acestea nu sunt concepte echivalente. În timp ce primele ar trebui să fie stocate în departamentul de resurse umane al organizației, cele din urmă, după cum s-a menționat deja, în departamentul juridic. Acest lucru ar evita confuzia și ar permite o regăsire mai rapidă a documentelor.

Particularități ale înființării unui depozit

Organizarea arhivelor nu este o chestiune ușoară și directă. Această sarcină poate fi îndeplinită în mod corespunzător numai de o persoană care are educația necesară (arhivar, arhivar, funcționar) și experiența necesară în. Acesta este motivul pentru care personalul marilor organizații și întreprinderi include în mod necesar un șef de arhivă. Pentru companiile mici, este mai bine să angajați o persoană care organizează un depozit de documente în întreprindere. După cum arată practica, încercările de a rezolva în mod independent această problemă duc la probleme serioase cu autoritățile de control.

Ordinele care reglementează activitatea de bază a unei organizații sunt, de obicei, păstrate separat de toate celelalte documente, în departamentul juridic. Dar numai în teorie, toate aceste documente ar trebui păstrate pentru totdeauna. În practică, se efectuează epurări periodice și se distrug toate documentele care nu mai sunt relevante.

Bineînțeles, trebuie urmată o anumită procedură. Se creează o comisie specială care ia decizia finală privind eliminarea documentelor. Distrugerea ordinelor de activitate principală devine posibilă numai dacă este îndeplinită una dintre condiții:

• Documentul a fost suspendat sau anulat de un alt ordin;
• Perioada de valabilitate prevăzută în document a expirat.

Comisia de reciclare trebuie să includă în mod obligatoriu reprezentanți ai tuturor departamentelor ale căror activități sunt afectate direct sau indirect de documentele în cauză.

Particularități de stocare a copiilor de documente

Conform legislației în vigoare în domeniul evidenței, nu numai documentele originale trebuie păstrate. Același lucru este valabil și pentru a doua copie certificată a acestora. Cu toate acestea, perioada de păstrare a copiilor ordinelor de funcționare este diferită. Și asta are sens. În timp, numărul de accesări ale documentelor scade exponențial, iar păstrarea unei cantități uriașe de documente nu are sens - și este un element destul de costisitor. În cazul unor situații neprevăzute, se solicită arhiva departamentului juridic documente originale. În plus, într-o serie de cazuri, copiile de documente (chiar dacă sunt ștampilate corespunzător) nu au valoare juridică, ceea ce înseamnă că arhivarea lor își pierde orice sens.

În general, perioada de păstrare pentru astfel de fișiere este de trei ani. Deși această cifră poate varia. Uneori se recomandă să se păstreze copii până la distrugerea documentelor originale.

Câteva caracteristici ale arhivării hârtiei

Documentele care reglementează activitatea de bază a unei organizații sunt păstrate pe toată durata existenței acesteia. Cu toate acestea, ca în cazul oricărei reguli, există și excepții. Faptul este că numai acele organizații care participă la crearea fondurilor arhivelor de stat sunt obligate să păstreze înregistrări timp de mai multe decenii. Foarte multe instituții și întreprinderi nu participă la aceste activități. Documentele marcate cu mențiunea "vor fi păstrate permanent" în aceste organizații trebuie să fie păstrate doar pentru o perioadă de zece ani, după care pot fi eliminate. În același timp, trebuie remarcat faptul că perioada de calcul a stocării arhivistice începe în prima zi calendaristică a anului următor anului de emitere a documentului.

Particularități ale calculului perioadelor de depozitare

Legile și regulamentele care reglementează acest aspect sunt foarte vagi și netransparente și, prin urmare, pot fi interpretate în moduri diferite. Nu este clar de ce aceste omisiuni nu au fost corectate în timpul elaborării legii. În conformitate cu prevederile sale, perioadele de păstrare sunt stabilite "din ziua creării" documentației. Dar acest lucru nu a fost niciodată cazul în practica arhivistică internă. De asemenea, instituțiile arhivistice din străinătate contează din anul calendaristic următor, nu din momentul în care un ordin este semnat de către conducătorul instituției și înregistrat în jurnal.

Particularități ale schimbării persoanei responsabile pentru depozitarea documentelor

Viața merge mai departe și, mai devreme sau mai târziu, devine necesar să se numească o nouă persoană care să se ocupe de arhiva companiei. Unii dintre angajații cu experiență și cu vechime se pensionează, alții pleacă din motive familiale.

Procedura de înlocuire a persoanei responsabile este strict reglementată. Prin ordinul directorului se înființează o comisie specială. Se întocmește un act de recepție și predare a întregii documentații din arhivă. Dimensiunea minimă a comisiei este de trei persoane. În afară de întocmirea unui inventar al documentelor a căror valabilitate nu a expirat, printre atribuțiile comisiei se numără și verificarea conservării și stării documentelor. Actul sus-menționat este semnat de către angajatul care predă și de către cel care primește dosarele pentru depozitare.

Principalele activități ale organizației

Din marea cantitate de hârtii, trebuie păstrate în permanență doar documentele și ordinele pentru activitățile principale. Acestea sunt ceea ce direcție, se pune întrebarea? Această categorie ar trebui să includă, în primul rând, ordinele de reorganizare a structurii interne a societății ca urmare a unei fuziuni (divizare) a unor unități organizaționale individuale. O schimbare a regimului de muncă aparține, de asemenea, următoarelor decizii importante. Aceste documente ar trebui să fie păstrate și de către departamentul juridic.

Această categorie include, de asemenea, comenzi

• menite să îmbunătățească sistemul îmbunătățirea calificării angajatului și personalul de birou al organizației;
• privind locul de muncă și evaluarea personalului;
• privind concedierea personalului în legătură cu reducerea personalului
• La acceptarea echipamentelor (active fixe) în bilanțul întreprinderii
• Crearea unei comisii care să realizeze un inventar al bunurilor și/sau activelor organizației.

Și acesta nu este nicidecum un set complet de ordine operaționale.

Cerințe pentru organizarea unei arhive

Clasificarea comenzilor se bazează pe perioada standard de păstrare a documentelor. Pentru a determina acest indicator, funcționarii utilizează o listă specială de înregistrări organizaționale. În unele cazuri, organizațiile individuale au propriile reglementări departamentale care reglementează păstrarea documentelor pe suport de hârtie, în funcție de natura activității lor și de sectorul în care activează. Să aruncăm o privire mai atentă.

Nu există o limită a perioadei de păstrare a comenzilor. Cu alte cuvinte, documentele de acest tip sunt arhivate pe toată durata existenței organizației - de la înregistrarea acesteia la autoritățile de stat până la lichidare. Alte documente nu trebuie distruse decât după 75 de ani (dosare de personal) sau după cinci ani (toate celelalte ordine).

Documentele care trebuie păstrate pentru perioade lungi de timp trebuie să fie arhivate separat. Acest lucru va evita problemele inutile la o dată ulterioară.

Un cod specific, în cele mai multe cazuri alcătuit dintr-o combinație de litere și cifre, este atribuit grupului ordonat de hârtii.

Păstrarea documentelor pe suport electronic

În prezent tehnologia informației Din ce în ce mai popular. Și, din ce în ce mai mult, directorii progresiști aleg să păstreze documentele companiei lor în format electronic. Realitatea este că până și un ordin dactilografiat într-un procesor de text cu semnătura electronică a unei persoane autorizate este valabil din punct de vedere juridic. Trebuie spus că majoritatea directorilor și managerilor de top, în special în companiile publice, preferă să desfășoare activitatea în mod tradițional, folosind hârtie și cerneală. Cu toate acestea, odată cu sosirea noii generații, situația se va schimba în mod fundamental.

Conform reglementărilor, copiile electronice ale documentelor trebuie păstrate pentru aceeași perioadă de timp ca și documentele tradiționale echivalente pe hârtie.

Unde să căutați standarde de păstrare a comenzilor de afaceri?

Legea rusă privind arhivele este principala sursă de norme pentru organizarea depozitării documentelor, atât în cadrul întreprinderii, cât și în arhivele publice. Versiunea sa din 23 mai 2016 este în vigoare în prezent. Legea în sine a intrat în vigoare la 22 octombrie 2004. Trebuie remarcat faptul că nu numai arhivele specializate și întreprinderile publice, ci și întreprinderile private sunt obligate să respecte normele din legea menționată.

Compoziția comenzilor de activitate de bază și alte informații importante și utile sunt incluse în "Lista de documente standard" specială. Acest act juridic specific unui sector oferă o descriere detaliată a documentelor generate în timpul activităților comerciale (sau de orice altă natură) ale unei întreprinderi, precum și a cerințelor referitoare la aceste documente. Ministerul Culturii a fost cel care a elaborat documentul. Data aprobării listei a fost 25 august 2010. Textul din 16 februarie 2016 este în vigoare în prezent.

În unele organizații cu statut special, arhivarea este reglementată de regulamente sectoriale separate.

Perioada de păstrare a registrului de comenzi privind activitățile de bază

În conformitate cu reglementările în vigoare, toate comenzile primesc un număr unic și sunt înscrise într-un registru special. Se recomandă ca aceste documente să fie numerotate în ordine alfabetică pentru a facilita consultarea lor. De exemplu, literele latine OD la începutul numărului de ordine indică imediat faptul că documentul reglementează principalele activități ale organizației. Documentul devine obligatoriu din punct de vedere juridic numai după ce este înscris în registru. Dimpotrivă, dacă nu există nicio mențiune în registru, ordinul va fi doar o simplă bucată de hârtie. În acest caz, ar fi pusă sub semnul întrebării relevanța sa în legătură cu procedurile judiciare sau de altă natură.

Jurnalul de comenzi este un element extrem de important, nu mai puțin important decât comenzile însele. Conform clasificării din Lista documentelor și cerințelor legii, aceasta se referă la documentele care trebuie păstrate pe toată durata existenței organizației (adică permanent). Astfel, perioada de păstrare a comenzilor principalului și a jurnalului de comenzi este "permanentă".

Particularități de înregistrare a revistei

Acest articol a subliniat în mod repetat importanța unui astfel de document ca registru de înregistrare a comenzilor privind principalele activități. Denumit uneori jurnal de bord. Este acceptabil să se folosească ambele titluri. În ciuda importanței primordiale a acestui document, nu există o formă unificată. Orice organizație este liberă să își desemneze paginile după cum consideră necesar. Principalul lucru pe care cartea ar trebui să conțină următoarele coloane - numărul ordinului și data înregistrării (intrarea în vigoare), o descriere a tezei de conținut a documentului.