Procesul de luare a deciziilor colective în management: etape cheie și exemple

Luarea deciziilor pentru un manager este o muncă permanentă, destul de solicitantă. Se realizează literalmente în toate acțiunile manageriale la orice nivel, ajutând la stabilirea obiectivelor și conducând la realizarea lor.

Luarea deciziilor nu este doar responsabilitatea managerului. Afectează, de asemenea, angajații organizației și, uneori, întreaga echipă. De aceea este atât de important să înțelegem natura și substanța acestor acțiuni pentru a reuși în management.

Pentru ca o decizie să fie cât mai eficientă, un manager trebuie să ia în considerare o serie de factori. Acest lucru se realizează prin utilizarea unor echipe interfuncționale specifice, ai căror membri ar trebui să fie selectați de la diferite niveluri și divizii ale organizației.

Decizia colectivă este cel mai eficient mod de gândire. Folosirea acestora este cea care face posibilă vorbirea cu încredere despre obiectivitatea maximă a expertizei obținute. Acest lucru se datorează implicării unei game reprezentative și largi de specialiști.

Avantajele deciziilor de grup

Luați în considerare Puncte tari și puncte slabe metode colective. Avantajele acestora sunt următoarele:

1. Obținerea de mai multe informații. Atunci când se implică un grup în procesul de luare a deciziilor, se poate observa o diversitate de puncte de vedere, bazată pe experiența fiecărui membru al grupului. Acest lucru devine imposibil pentru o singură persoană.
2. Dezvoltarea de opțiuni multiple. Deoarece grupul folosește o mulțime de informații, pot fi discutate multe puncte de vedere. Acest avantaj al metodelor colective de luare a deciziilor este deosebit de evident atunci când o echipă este formată din membri din diferite discipline. O pluralitate de sugestii și gânduri, de regulă, duce la un număr mai mare de opțiuni utile decât în cazul fiecărui angajat în parte.
3. Probabilitatea maximă de aprobare a echipei. Nu este neobișnuit ca societatea să nu-și atingă obiectivele. Se întâmplă pentru că angajații nu vor să se conformeze deciziei care le este comunicată. În cazul în care cel care implementează este implicat în adoptarea acestuia, acesta se va asigura că și colegii săi fac același lucru.
4. O mai mare legitimitate. Metodele de luare a deciziilor colective sunt în concordanță cu idealurile democratice ale societății. Acesta este motivul pentru care un punct de vedere exprimat de un grup este perceput de multe persoane ca având mai multă legitimitate. O decizie luată în mod unilateral sau de către cineva cu putere absolută este adesea percepută ca fiind opresivă și dictatorială.

Dezavantajele metodelor de grup

Care sunt dezavantajele lucrului în echipă?? Printre acestea se numără:

1. Consum semnificativ de timp. Nu este posibil să se adune un grup rapid. De asemenea, este nevoie de timp pentru ca echipa să lucreze la o soluție unitară. Această deficiență este absentă în acțiunile unui singur individ.
2. Puterea minoritară. Membrii echipei de co-creatori nu vor fi niciodată pe picior de egalitate. Ei se diferențiază unii de alții prin statutul lor în cadrul organizației, experiența lor, cunoștințele lor despre problemă, capacitatea de a-și exprima opiniile și ideile și încrederea lor personală. Acest tip de influență va conduce inevitabil la faptul că unul sau mai mulți membri ai grupului vor începe să obțină un avantaj și vor exercita presiuni asupra celorlalți. Ca urmare, o minoritate dominantă este capabilă să influențeze decizia finală.
3. Presiunea grupului. În procesul de luare a deciziilor, majoritatea membrilor echipei doresc să fie "ca toți ceilalți". Influențat de echipa care a fost formată. Acest lucru duce la un fenomen numit "model sau gândire de grup". În acest caz, o persoană fie nu are nicio opinie, fie o abandonează în favoarea opiniei majoritare. Gândirea șablon este o formă de subordonare. Atunci când este prezentă, membrii echipei renunță la puncte de vedere nepopulare sau neortodoxe doar pentru a da impresia că sunt de acord cu majoritatea. Toate acestea au un impact negativ asupra eficacității deciziilor de grup.
4. Nu există o diviziune clară a responsabilităților. Toți membrii echipei sunt responsabili pentru deciziile lor. Dar cine va fi responsabil pentru rezultatul final?? Atunci când se ia o singură decizie, răspunsul la această întrebare este evident. Nimeni nu este responsabil pentru rezultatele echipei.

Selecția echipei

Primul pas în utilizarea metodelor colective de luare a deciziilor în management este formarea unei echipe de lucru. Este de obicei o echipă temporară care include atât manageri, cât și directori. O astfel de echipă este o asociație țintită a angajaților, care depășește granițele de structura organizatorică a societății.

Printre caracteristicile distinctive ale unui grup format pentru a luarea unei decizii de gestionare, se pot distinge următoarele:

1. Împărțirea conducerii între membri.
2. Existența unor abilități și competențe complementare.
3. Prezența responsabilității personale și reciproce.
4. Crearea unui produs sinergic.
5. Evaluarea performanțelor în funcție de rezultate.
6. Luarea și punerea în aplicare a deciziilor împreună.

Rolurile echipei

Conform teoriei lui R. Belbin, în fiecare grup creat pentru a lua o decizie managerială optimă, cea mai eficientă muncă în echipă este posibilă dacă membrii săi joacă următoarele nouă roluri:

1. Generator de idei. Aceasta este persoana care are sarcina de a propune noi strategii. În acest fel, acest membru al echipei trebuie să se concentreze doar asupra principalelor probleme care urmează să fie rezolvate de către grup. Generatorul de idei trebuie să fie un gânditor serios, un individualist, dar deschis la acceptarea de idei noi.
2. Cercetător de resurse. Membrul echipei ar trebui să descopere noi idei și evoluții care apar în afara echipei și să le raporteze. O astfel de persoană ar trebui să fie extrovertită, interesată, curioasă și comunicativă.
3. Coordonator. Membrul echipei este o persoană încrezătoare și matură, cu calități de lider. Este sarcina facilitatorului să definească obiectivele comune. După ce a preluat conducerea în luarea deciziilor, coordonatorul ar trebui să fie capabil să delege cu pricepere.
4. Motivator. Este dinamic și stimulativ pentru ceilalți. În timpul lucrului în echipă, nu trebuie să-și piardă curajul, chiar și în cele mai dificile situații. Motivatorul trebuie să aibă curajul și determinarea de a conduce echipa cu succes prin obstacolele care apar.
5. Critic. Acest membru al echipei trebuie să analizeze problemele dintr-un punct de vedere pragmatic. Criticul evaluează sugestiile și ideile pentru a ghida echipa spre o decizie echilibrată. O persoană care joacă rolul de sceptic într-o echipă trebuie să fie sensibilă, sensibilă și prudentă.
6. O albină lucrătoare. Acest membru al echipei are misiunea de a transforma viziunile și planurile în acțiuni. Albina lucrătoare trebuie să își îndeplinească toate obligațiile în mod regulat și eficient. Această persoană trebuie să fie sensibilă, blândă și angajată social. Va trebui să fie un bun diplomat, să reacționeze în mod adecvat la situații și la acțiunile oamenilor și să participe activ la dezvoltarea spiritului de echipă.
7. Un pilon al grupului. Persoana cu acest rol va sprijini și va asista echipa în cele mai dificile situații, creând un moral bun. Lui i se atribuie rolul de diplomat în echipă. Prin natura sa, ar trebui să fie calm și încrezător și să-și țină sub control propriul comportament.
8. Specialist. Acest membru al echipei trebuie să transforme planurile în realitate. O astfel de persoană ar trebui să se angajeze să atingă standarde înalte în domeniul său profesional și ar trebui să posede abilități și cunoștințe rare.
9. Completarea. Este important ca acest membru al echipajului să mențină perseverența în rândul echipajului, pentru a-i împiedica să facă greșeli, nu numai în acțiune, ci și în inacțiune. Este important pentru caracterul său să fie harnic, conștiincios și sârguincios.

Să trecem mai departe și să analizăm metodele specifice de colectivizare luarea deciziilor.

O sesiune de brainstorming

Se crede că această metodă a fost inventată de vechii vikingi. S-a întâmplat în timpul unei călătorii, când nava lor se afla într-o situație dificilă. Căpitanul a adunat apoi întregul echipaj pe punte. Fiecare dintre membrii săi a propus, la rândul său, propria soluție la această problemă. Iar primii care au vorbit au fost juniorii, căpitanul fiind ultimul care a luat cuvântul. Aplicarea unei astfel de ordonări a eliminat influența autorității membrilor seniori ai echipei asupra opiniei membrilor juniori ai echipei. Dar decizia finală a fost lăsată la latitudinea căpitanului.

Brainstorming-ul se caracterizează printr-o avalanșă de idei noi, fără nicio evaluare critică. Acest proces are loc înainte de a se ajunge la soluția optimă. Scopul acestei metode este de a dezvolta cât mai multe opțiuni posibile pentru a găsi o soluție la o situație incertă.

Există o percepție larg răspândită conform căreia brainstormingul este o întâlnire informală în care personalul își exprimă tot ceea ce îi vine în minte cu privire la o problemă. С o parte, a fost cu adevărat. Dar cum brainstormingul este în primul rând o metodă de a ajunge la rezolvarea problemelor, are o tehnologie proprie și are, de asemenea, anumite reguli și etape. Dacă se observă acest lucru, se îmbunătățește considerabil eficiența metodei și conduce la o soluție mai bună și mai eficientă.

Sesiunea de brainstorming are șase etape. Prima dintre acestea este pregătitoare. Este necesar ca alegerea persoanelor și repartizarea rolurilor acestora. În același timp, se alege moderatorul.

Cum se formează grupul? Aceasta va depinde de sarcina pe care o aveți la îndemână. De exemplu, întregul departament implicat într-o problemă ar putea fi implicat. Dar, dacă este abordată în mod responsabil, merită să includem în grup acele persoane din organizație care trebuie să se confrunte cu această problemă în fișa postului lor.

Un exemplu de sesiune de brainstorming ar fi găsirea unei idei pentru o campanie publicitară comandată de un producător de alimente pentru copii. În acest caz, designerii și creativii ar trebui să fie invitați să discute problema, precum și șeful de departament. Membrii echipei vor trebui să facă parte din echipă și dacă au copii mici. Este foarte probabil ca acești lucrători să cumpere ei înșiși produsul, iar ideile lor pot servi Baza pentru pentru a elabora o versiune finală.

A doua etapă a sesiunii de brainstorming presupune stabilirea scopurilor și obiectivelor, care reprezintă motivul activității. Aici trebuie să explici fiecărui membru al echipei în detaliu și clar care este problema. Acest lucru va reduce la minimum eventualele neînțelegeri. Echipa ar trebui să primească cât mai multe informații de fond posibil. Acest tip de acțiune este principalul impuls pentru a începe o discuție.

A treia etapă în utilizarea metodei implică o încălzire. Creierul are nevoie de ea la fel de mult ca și mușchii. Înainte de discuția propriu-zisă, echipa ar trebui să se "pună în mișcare". Echipa ar trebui să fie condusă de un facilitator. Orice fel de joc de grup este bun pentru o sesiune de spălare a creierului. Doar câteva minute, iar participanții vor fi puși în starea de spirit potrivită.

Următoarea etapă este cea mai importantă. Aceasta implică o generare continuă și activă de idei. Eficacitatea rezultatului final depinde în mod direct de această etapă. Pot fi prezentate tot felul de idei - fantastice, absurde, chiar nerealiste. Continuitatea procesului este cea mai importantă. Metodele de obținere a informațiilor pot fi tot felul de idei. Aceasta include declarații orale, care trebuie să fie înregistrate pe hârtie de către o persoană, și scrierea ideilor de către fiecare dintre participanți, care vor fi apoi supuse revizuirii.

În cea de-a cincea etapă a sesiunii de brainstorming, toate ideile sunt clasificate și evaluate. La clasificarea acestora participă fie toți membrii grupului, fie doar moderatorul. În mod ideal, aceasta ar trebui să fie realizată de o echipă separată de angajați. Totuși, aceasta nu este o condiție prealabilă pentru metoda. După ce toate propunerile au fost examinate, cele mai slabe sunt eliminate. Ca urmare, rămân cele mai bune opțiuni. Numărul de sesiuni de brainstorming depinde de eficiența activității.

În etapa finală, rezultatele sesiunii de brainstorming sunt prezentate publicului. În acest moment, grupul va trebui să treacă de la fantezii la gândire rațională. De aceea, se recomandă ca acest exercițiu să fie efectuat la câteva zile după eveniment.

Tipuri de brainstorming

Această tehnică poate fi aplicată în mai multe moduri într-o varietate de moduri a evenimentului. Să ne uităm la cele mai interesante:

1. Joc de rol. Esența acestei metode constă în faptul că fiecare participant din grup trebuie să încerce o anumită imagine. Acest lucru îi permite să experimenteze o anumită situație cât mai exact posibil. Din poziția organizației, persoana descrie sentimentele, ideile și gândurile care i-au venit în minte. Principalul lucru este să fiți cât mai dezinhibați posibil și vă puteți chiar îmbrăca în eroii voștri. Un exemplu de acest tip de brainstorming este sarcina de a crea ambalaje pentru produse. Membrii echipei trebuie să joace rolurile de cumpărători de supermarket.
2. "120 de camere.". Această metodă generează o sută douăzeci de idei creative într-o perioadă destul de scurtă de timp. Pentru această metodă, membrii echipei trebuie să-și imagineze o casă în fața lor. Are 120 de camere goale. Sarcina echipei este de a intra în fiecare dintre ele, de a simți atmosfera și de a umple camera cu o nouă idee.
3. Metoda inversă. Obiectivul principal al acestei activități este de a găsi cele mai nereușite soluții și de a le transforma în cele mai acceptabile.

Metoda Delphi

Această metodă de luare a deciziilor colective a fost dezvoltată în SUA în anii `50 și `60 ai secolului XX. Principala sa sarcină a fost să prevadă impactul dezvoltărilor științifice care urmau să se desfășoare în viitor asupra metodei de război. Acesta a fost dezvoltat la grupul de reflecție american RAND.

În prezent, este considerată una dintre metodele de prognoză și planificare care este posibilă prin judecata experților. Caracteristica sa principală este că este multistratificată, anonimă și extramurală. Premisa de bază a acestei metode este ideea că rezumând și luând în considerare în mod corespunzător evaluările individuale ale unui număr mare de experți cu privire la o anumită situație, se va obține o opinie de maximă credibilitate și fiabilitate.

Metoda Delphi constă în găsirea unor modalități de a identifica cea mai bună soluție la o problemă. Cum funcționează? Procedura este implementată prin brainstorming, chestionare și interviuri. Se bazează pe ideea că o echipă de experți independenți este mult mai bună la evaluarea și predicția rezultatelor decât un grup structurat de oameni obișnuiți. În acest caz, echipa de experți poate fi aleasă astfel încât membrii săi să nu se cunoască între ei. Acest lucru face posibilă evitarea unei confruntări de opinii diferite.

La metoda Delphi participă două grupuri. Primul grup este alcătuit din experți care își prezintă opiniile cu privire la problema în cauză. Al doilea grup este reprezentat de analiștii. Acestea sunt necesare pentru a reduce opiniile experților la un numitor comun.

Metoda în sine cuprinde mai multe etape:

1. La prima dintre acestea sunt recrutați membrii grupului de experți. De obicei, este vorba de 20 de persoane.
2. A doua etapă este formularea problemei. După ce experții au primit întrebarea principală, o vor împărți în mai multe întrebări mai mici. Sarcina analiștilor în această etapă va fi de a redacta un chestionar. Acesta este apoi prezentat experților care sugerează soluții pentru a ieși din situație și examinează disponibilitatea resurselor și relevanța soluțiilor prezentate. Analiștii analizează opiniile experților și încearcă să le apropie cât mai mult posibil. Aceste etape se repetă la nesfârșit până când se ajunge la un consens.
3. A treia etapă este cea analitică. Și în acest caz, se verifică coerența opiniilor experților, se analizează concluziile și se elaborează recomandări finale.

Astfel, această metodă este o metodă de chestionare pe mai multe niveluri. după fiecare rundă, datele sunt finalizate de către analiști, iar rezultatele acestei activități sunt comunicate experților, cu indicarea punctajelor atribuite.

În prima etapă a metodei chestionarului, membrii echipei nu își argumentează CV-urile. în a doua rundă, cu excepția cazului în care expertul își modifică evaluarea.

Metoda morfologică

Procesul de luare a deciziei în această metodă constă în descompunerea problemei în componentele sale. Aceasta este urmată de defalcarea sa în metode de implementare. Apoi, toate combinațiile posibile sunt elaborate. Pentru cele mai promițătoare, se formează un proiect.

Metoda analogiei

Esența acestei metode de luare a deciziilor colective este de a încerca să rezolve problema în cauză cu ajutorul ideilor care apar în alte domenii ale științei și vieții.

De-a lungul unei perioade de timp, această metodă de selectare a alternativelor a fost adoptată cu atât de mult succes încât a devenit baza pentru nașterea unei noi științe: sinectica. Etapele acestei metode sunt următoarele:

• Identificarea cauzei dificultății.
• Expresia sa ultimă, așa cum este percepută de specialiștii din alte domenii.
• Descrierea unui obiectiv și a constrângerilor acestuia.
• Identificarea unui domeniu al științei sau al vieții în care pot exista soluții apropiate.
• Selectarea unei echipe de experți din domeniul ales.
• Organizarea și desfășurarea de sesiuni de brainstorming.
• Interpretarea soluțiilor rezultate.
• alegerea celor mai eficiente și fezabile propuneri.

Metoda expertizei

Unele decizii manageriale trebuie luate pentru a prevedea și planifica dezvoltarea economică a organizației. Punerea în aplicare a acestor sarcini este un proces complex, în mai multe etape. Aceasta implică abordarea unei game largi de probleme științifice, tehnice și socio-economice. Se aplică diverse metode de anticipare și planificare. Cele mai frecvente dintre acestea sunt căile intuitive, care se bazează pe utilizarea gândirii logice.

Printre acestea se numără metoda expertizei. Acesta se bazează pe gândirea intuitivă și logică a unui specialist. Se combină cu metode cantitative de evaluare, precum și cu prelucrarea rezultatelor obținute. Metoda se bazează pe judecata unui grup de experți cu experiență profesională, practică și științifică.