Bugetarea proiectului. Tipuri și scopul bugetului. Stadiul proiectului

Bugetul de proiect trebuie înțeles ca fiind definirea costului lucrărilor care sunt puse în aplicare în cadrul unei scheme specifice de. În plus, se referă la procesul de formare pe această bază, un buget care conține o alocare stabilită a costurilor în funcție de elementul de cost, tipul de lucrare, timpul de execuție sau alte elemente.

Formarea structurii bugetare

Cum se face un buget preliminar pentru un proiect? Structura sa este identificată printr-un plan de conturi al costului programului specific. De obicei, este suficient să se dispună de un bilanț tradițional pentru a-l determina.

Bugetarea este considerată un plan de costuri sau un bookmarking de costuri. Aceasta înseamnă că, ce după Trebuie să înțelegeți cât de mult va fi plătit, când și pentru ce bani. Prin urmare, orice metodologie de prezentare a pierderilor este posibilă în acest caz. Cu toate acestea, trebuie reamintit faptul că acestea trebuie să îndeplinească cerințele practice ale părților interesate, precum și standardele stabilite. În plus, acestea ar trebui să răspundă la întrebările de care sunt interesați investitorii proiectului.

Formulare de prezentare a bugetului

Atât bugetul planificat, cât și cel real au anumite forme de prezentare. Printre acestea, este important de menționat următoarele:

• Programele de timp, care sunt planuri de costuri specifice;
• matrici de distribuție a pierderilor;
• diagrame cu bare de cheltuieli;
• tabele similare de pierderi cumulate (cumulative);
• Diagrame liniare ale costurilor cumulate în timp;
• cartografierea structurii pierderilor de tip circular.

Este de remarcat faptul că o concepție diferită a proiectului și a documentației de lucru este relevantă în diferite etape de dezvoltare a proiectului. Ideea este că este vorba de a dezvolta diferite tipuri de bugete. Acestea diferă între ele atât în ceea ce privește precizia necesară, cât și în ceea ce privește scopul. Este de remarcat faptul că marja de eroare bugetară devine mult mai mică pe măsură ce proiectul avansează.

Tipuri și scopul bugetelor

O reducere a incertitudinii poate fi argumentată în tabelul de mai jos. Să analizăm, așadar, scopul și principalele tipuri de bugete.

Bugetul proiectului și estimarea costurilor

Este interesant de observat că un buget de proiect este similar cu o estimare a costurilor de funcționare a unui singur element de afaceri al unei companii. Principala distincție aici este că, în mod tradițional, aceasta cuprinde întregul proces, adică de la început până la sfârșit. la rândul său, bugetul unității de afaceri este întocmit anual sau trimestrial. Pentru a maximiza controlul, ar trebui să fie împărțit în două componente: costuri directe și pierderi indirecte.

Primul tip de buget este un instrument cheie de management și control pentru managerii de proiect și directorii unităților funcționale implicate. Aceasta include costurile (costuri de transport, salarii etc.) ale tuturor celor implicați în echipa programului. În acest caz, fiecare dintre entități îndeplinește sarcini separate.

Trebuie reamintit faptul că la justificarea elementelor de cost se iau în considerare următoarele aspecte

• Costul materialelor care sunt achiziționate;
• suma cheltuită pentru producție;
• Costul abaterilor de la utilizarea normală a tehnologiei;
• Suma cheltuită pentru punerea în funcțiune a unui produs;
• costurile de livrare;
• alte costuri.

La rândul lor, costurile de tip direct trebuie să fie reprezentate după cum urmează:

• defalcat - structura exactă a proiectului până la nivelul sarcinilor care trebuie îndeplinite;
• să includă costurile săptămânale pentru salariile personalului, materialele (contractate sau achiziționate) și altele pentru fiecare componentă a proiectului și sarcină cu valoare intermediară
• includ cheltuielile generale legate direct de materiale și de forță de muncă;
• însumarea în funcție de diferitele sarcini îndeplinite de structurile implicate;
• asigurați-vă că managementul își rezervă (cu alte cuvinte, lăsați o anumită sumă de costuri și timp în rezervă, pentru orice eventualitate).

Importanța procesului de elaborare a bugetului

bugetarea proiectelor pune o presiune semnificativă atât asupra managerilor de proiect, cât și asupra unităților. Ideea este că propune următoarea alternativă: dacă ne încadrăm în buget, suntem eficienți, dar dacă îl depășim, munca este prost făcută.

Cu toate acestea, această cerință este deseori inaplicabilă în cazul bugetării efective a unui proiect. Adevărul este că bugetele sunt atât formulate, cât și executate sub o anumită presiune exercitată de o serie de factori, atât subiectivi, cât și obiectivi.

De exemplu, un manager de proiect care a fost angajat este adesea forțat să accepte bugete elaborate și adoptate fără contribuția sa, chiar dacă acestea par nerealiste. În caz contrar, membrului personalului i se poate refuza un contract. Cu toate acestea, în cazul în care acceptă un buget care nu este în mod clar în concordanță cu termenul stabilit și cu resursele disponibile, în momentul în care obținerea anumitor rezultate necesită cheltuieli mai mari decât cele planificate, angajatul este obligat să explice problema, chiar dacă bugetul inițial a fost stabilit prea mic.

Merită să ne amintim că bugetarea proiectelor poate fi, de asemenea, rațională. În acest caz, scopul bugetului este, în primul rând, de a stabili costul real al proiectului pentru firmă. Prin urmare, dacă managerul de proiect acceptă un buget care este semnificativ mai mare decât marja de eroare acceptabilă de 15-20% pentru faza de justificare a costurilor (informații din tabelul de mai sus), este foarte probabil ca situația să meargă dincolo de explicarea către managementul superior a motivelor depășirii. În acest fel, managerul de proiect riscă să-și piardă locul de muncă.

Cum să o evitați?

Pentru a evita această situație, M. Tomsett, un cercetător american, sugerează că managerii ar trebui să-și stabilească singuri bugetele de proiect. În acest sens, el oferă o serie de motive pentru acest comportament:

• Sunteți responsabil pentru raportarea costurilor viitoare ale proiectului și pentru a putea cheltui bugetul. Acest lucru nu va fi posibil dacă lucrați cu un buget prestabilit.
• În calitate de manager de proiect, ar trebui să știți mai bine decât oricine altcineva cât costă un anumit proiect. Bugetul pe care îl stabiliți este considerat un obiectiv monetar. Acesta ar trebui să vă satisfacă în următoarele moduri: să măsoare succesul proiectului și să fie o modalitate de a măsura competența managerului (adică a dumneavoastră).
• Trebuie să aveți anumite ipoteze în liniile bugetare. Acest lucru este extrem de important pentru ca viitoarele justificări pentru anumite cheltuieli să joace un rol. Merită adăugat că ipotezele sunt comparate cu ceea ce este posibil pentru perioada actuală și nu sunt luate în considerare eventualele complicații. Numai atunci când veți putea face comparații la acest nivel, procesul bugetar va funcționa conform planului.

Întocmirea, urmărirea și punerea în aplicare a planului financiar

Este important de știut că bugetele de proiect sunt pregătite, monitorizate și executate separat de planul financiar al unităților participante la afacere, al companiei în ansamblu.

Există motive pentru acest lucru:

• Proiectele nu au tendința de a se repeta. Bugetele departamentelor și unităților sunt stabilite anual. Adesea revizuite la fiecare șase luni sau mai des. Proiectele se încheie imediat după implementare. Ideea este că timpul de implementare nu este legat de anul fiscal. Revizuirile bugetare nu sunt de dorit. O excepție este atunci când sunt detectate erori grave în proiectul inițial sau atunci când mediul (în care este implementat un anumit proiect) se schimbă drastic.
• În mâinile managerului - control direct asupra execuției bugetare. Este demn de remarcat faptul că planurile financiare ale departamentelor și unităților depind, de obicei, de relația care se dezvoltă între mai multe servicii: departamentul de execuție oferă o limită de cost unei unități pe baza informațiilor furnizate de un alt departament; cu toate acestea, deciziile privind personalul și sistemul sunt luate de conducerea superioară. Proiectul, pe de altă parte, utilizează bugetul după două direcții: utilizarea acelor resurse care sunt disponibile (realizări și personal), acestea fiind deja parte a departamentului și a bugetului, și utilizarea limitată a resurselor de tip extern care sunt aduse temporar. Angajarea unui membru suplimentar al personalului impune costuri fixe în ambele cazuri; în mod normal, o unitate suplimentară de personal pentru un proiect mobilizează forțe deja prezente în cadrul serviciului.
• Succesul execuției bugetare este direct legat de buna desfășurare a planului de acțiune al proiectului, precum și de momentul utilizării resurselor. Depinde, de asemenea, de cât de bine a planificat managerul implementarea fiecărei etape, precum și de faptul că membrii personalului care participă în echipa de proiect respectă calendarul stabilit. În cazul în care punerea în aplicare a unei etape sau a lucrărilor în ansamblu este întârziată, de exemplu, din cauza faptului că sunt necesare resurse umane sau de timp mai mult decât se estimase inițial, bugetul va fi afectat într-un fel sau altul, adică sub forma unor costuri mai mari de punere în aplicare a proiectului.

Reguli similare, cel puțin în situația ideală, ar trebui să fie utilizate de managerii tuturor serviciilor companiei care au propriul buget. Merită să știți că fiecare dintre ei este responsabil pentru a nu depăși bugetul și, prin urmare, pentru a nu cheltui prea mult. Dar, în practică, doar o minoritate de firme respectă cu strictețe această regulă. Pe de altă parte, doar câteva companii permit directorilor de departamente să aloce nivelul de buget efectiv necesar pentru ca proiectul să fie implementat în cadrul departamentului.

Licitații, negocieri și acorduri

În continuare, merită să examinăm punctul culminant al proiectului: organizarea de licitații, platforme speciale și încheierea de acorduri de cooperare și parteneriat.

Licitația ar trebui înțeleasă ca un proces de licitație în care sunt selectați furnizorii de bunuri și servicii. Municipal și clienți publici își desfășoară activitățile în cadrul 44-FZ "Cu privire la sistemul de contracte în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii în folosul statului". și nevoile municipale".

Societățile de stat, organizațiile implicate în activități reglementate și monopolurile naturale funcționează în temeiul Legii 223-FZ "Cu privire la achiziționarea de bunuri, lucrări și servicii de către anumite tipuri de persoane juridice". persoane (de exemplu, licitații de construcții).

Platforme dedicate

Entitățile comerciale funcționează în conformitate cu legislația civilă aplicabilă în Federația Rusă. Ei postează informații despre planurile lor pe platformele de licitație. Atât persoanele fizice, cât și cele juridice care respectă pe deplin cerințele clientului și legislația rusă au dreptul de a participa la achiziții publice.

Există diferite tipuri de licitații: deschise (adică pentru toți ofertanții), de exemplu licitație deschisă, cerere de oferte, licitație electronică, cerere de propuneri; închise (adică pentru un număr limitat de persoane), de exemplu licitații limitate și concursuri. Achizițiile pot fi făcute atât pe suport electronic, cât și pe hârtie.

Este necesar să fiți atenți, că un astfel de eveniment necesită o pregătire serioasă, în special din punct de vedere juridic, financiar și tehnic. Acest lucru este necesar pentru a obține oferta și contractul. Prin urmare, managerii ar trebui să-și pregătească personalul pentru munca în echipă încă de la început, deoarece coerența operațiunilor efectuate de personal este cea care determină rezultatul final.

Etapele cheie ale procesului de licitație

În mod schematic, participarea la astfel de evenimente poate fi reprezentată astfel: Analiza pieței → Selectarea și obținerea ulterioară a unei semnături electronice → Procedura de înregistrare → Căutarea unei platforme de licitație → Pregătirea financiară → Stabilirea unui cont special (această este necesar ca Mulți nou-veniți se uită la ofertele cele mai ieftine, deoarece majoritatea se dovedesc a fi nereușite în practică (de exemplu, prin achiziționarea conform 44-FZ) → Pregătirea și depunerea ulterioară a unei oferte pentru participarea la o achiziție publică → Participarea directă la o licitație. Etapa finală este, bineînțeles, obținerea rezultatului.

Luați în considerare etapa principală din lista furnizată: participarea la o licitație de construcții, de exemplu. Aceasta va fi o licitație electronică în conformitate cu 44-FZ. La un moment prestabilit, autoritatea contractantă începe să analizeze ofertele ofertanților. În momentul în care oferta dumneavoastră este considerată acceptată în cadrul licitației, trebuie să calculați nivelul minim de preț pentru care sunteți dispus să livrați produsul de construcție sau să efectuați serviciile aferente și să aranjați efectuarea lucrărilor în cadrul acestei licitații.

Licitația electronică se desfășoară în timp real. De exemplu, în termen de zece minute de la depunerea ultimei oferte de preț, ofertanții au dreptul de a-și depune propria ofertă pentru o "etapă de licitație" online: între 0,5 și 5 % din prețul maxim. Cu alte cuvinte, pasul care poate fi făcut la un moment dat nu trebuie să depășească 5% din prețul maxim inițial al acordului de parteneriat (cooperare) menționat în invitația de participare la licitație.

Se întocmește un protocol în funcție de rezultatele licitației. După ce licitația este considerată finalizată, urmează etapa de evaluare a părților suplimentare ale ofertelor.

Concluzie

Am analizat categoria bugetării: scopul și tipurile de buget, etapele proiectului. De asemenea, ne-am ocupat mai detaliat de scena principală. Este demn de remarcat faptul că și un nou-venit poate câștiga o licitație. Cum să o punem în practică?

Licitațiile electronice presupun clienți, adică bani. Cu toate acestea, licitația exclude relațiile informale de plan. Nu se poate ajunge la un acord. Nerespectarea condițiilor contractuale poate duce la pierderea acordului, a fondurilor și a posibilității de a participa la alte licitații din cauza descalificării. Nou-veniții încalcă adesea aceste reguli din cauza unei simple lipse de atenție.

Ar trebui să gustați mai întâi un gust de licitații care nu conțin reguli stricte. De exemplu, în cadrul unei licitații comerciale. Numai după aceasta este recomandabil să se treacă la licitații serioase, care sunt reglementate de legea privind achizițiile publice în conformitate cu 44-FZ și 223-FZ. Cheia pentru a câștiga nu este nimic mai puțin decât sârguința. Gândiți-vă la calitatea muncii, nu la valoarea acordului.

Imaginează-ți că ai câștigat până la urmă. Aveți un contract în mână. Poate firma să găsească capacitatea și forța suplimentară pentru a o executa fără probleme? И dacă nu, cât de mulți bani implică exact angajarea de angajați sau închirierea de echipamente? Va rămâne contractul profitabil?

Merită să ne amintim că, printre greșelile făcute de ofertanți, cele mai importante sunt: nerespectarea termenelor limită, studierea insuficientă a documentației, încercarea de a participa simultan la mai multe licitații, planuri tehnice defectuoase, ofertarea în pierdere... Toate acestea pot duce la consecințe negative. De aceea, este esențial să prevenim în prealabil toate deficiențele de mai sus.