Planificarea proiectului este... Etapele și caracteristicile procesului, dezvoltarea și pregătirea planului

În cursul planificării, se iau decizii calitative și cantitative pentru a atinge obiectivele organizației pe termen lung. Și în cursul acestei lucrări este posibil să se identifice exact cele mai bune modalități. Planificarea proiectului este dezvoltarea unui cadru precis de-a lungul căruia va avea loc dezvoltarea organizației. Permite să se gândească la toate detaliile, să aleagă cum să rezolve problemele și să atingă obiectivele. Modul în care se desfășoară această activitate va fi descris mai jos.

Scopul planificării

Planificarea proiectului - este un element important proces în managementul afacerilor. Este crucial, motiv pentru care aproape toate companiile din ziua de azi efectuează această muncă. necesită timp și resurse, dar merită.

Implementarea ulterioară depinde de calitatea planificării în procesul de management al proiectului. În cadrul acestei proceduri, se realizează inițierea, în timpul căreia se aprobă statutul, registrul participanților și se alege o direcție strategică pentru dezvoltarea ulterioară.

Primul pas constă în identificarea succesiunii de etape cheie în procesul de planificare care ar contribui la atingerea obiectivelor planului de acțiune. După ce acestea au fost aprobate, se stabilesc detaliile.

Prin conturarea conceptului viitorului proiect și a principalelor etape de desfășurare a acestuia, managementul va putea să ajusteze toate etapele sale, să aleagă cele mai bune modalități de realizare a obiectivelor stabilite.

Planificarea proiectelor este un proces important în management. Permite monitorizarea ulterioară, corectarea în timp util a progresului de dezvoltare. Performanța reală este comparată cu performanța planificată, ceea ce arată în ce măsură au fost atinse obiectivele. În cursul procedurii de monitorizare, se iau în considerare informațiile actualizate în permanență din raportul de audit externe și interne surse. Termenele stabilite în plan, condițiile și indicatorii pot fi modificate, deoarece trebuie adaptate la situația reală.

Planificarea afectează în mod direct toate procesele de management de proiect. Prin urmare, aceasta este realizată de fiecare organizație în parte. Nu se poate gestiona nimic, dacă nu o secvență de activități clar definită. Aceste etape sunt sarcini a căror îndeplinire duce la realizarea unui obiectiv. În cazul în care ceva nu merge conform planului, managerul identifică cauzele și decide ce să facă în acest sens.

Procesul de planificare este etapa inițială a ciclului de viață al proiectului. Fără aceasta, rezultatul dorit nu poate fi atins.

Sarcini de planificare

Planificarea obiectivelor proiectului implică dezvoltarea unui sistem de sarcini care, ca niște etape, conduc la realizarea lor. Lucrarea prezentată ne permite să determinăm, chiar înainte de începerea lucrărilor, dacă tipul de activitate să facă profit. Orice investitor vrea să-și investească banii în cel mai profitabil, lucrativ proiect. În cursul procesului de planificare, este posibil să se contureze parametrii de bază și rezultatele activității viitoare și să se aleagă modalități adecvate și realiste de a le atinge.

Pentru a fi productivă, organizația va trebui să rezolve o serie de sarcini. În cazul în care calculele arată că rezultatul acestor activități este negativ (compania va avea o pierdere), nu suficient de mare, este necesar să se identifice cauzele acestui fenomen. Efectuarea anumitor corecții va crește eficiența proiectului. Se pot face ajustări în fiecare etapă a sarcinilor proiectului. Acestea pot fi după cum urmează:

• Detalii, clarificarea obiectivului (sau obiectivelor) de proiectare, definirea rezultatului dorit al acțiunii.
• Definirea domeniului de aplicare și a compoziției lucrărilor viitoare.
• Evaluare Sincronizare a fiecărei faze.
• Se calculează costul bugetar al proiectului.
• Se întocmește un calendar și se calculează un buget pentru fiecare fază.
• Necesarul de resurse este determinat. Se face un calcul pentru fiecare fază a proiectului și pentru activitățile organizației în ansamblu.
• Se întocmește un plan logistic.
• Se efectuează o evaluare a riscurilor și se stabilește o metodologie pentru a reacționa în mod corespunzător atunci când apar pericole.
• Detaliile acțiunii sunt explicate în detaliu investitorului.
• Detaliile sunt convenite de toate părțile implicate.
• Responsabilitatea pentru desfășurarea activității și îndeplinirea sarcinilor este împărțită între persoanele implicate și manageri.
• Definiți interacțiunile planificate, procedurile de planificare a managementului.

Managementul și planificarea proiectelor sunt strâns legate între ele. Numai executarea consecventă a sarcinilor stabilite în termenele prevăzute și în integralitatea lor poate garanta realizarea obiectivului, obținerea profitului pe parcursul activității companiei.

Procese cheie

În procesul de organizare a planificării proiectului se desfășoară o serie de activități obligatorii și opționale. Indiferent de activitățile organizației, se aplică în timpul creării conceptului strategic general. Procesele obligatorii includ următoarele:

• Descrierea și documentarea ulterioară a tuturor sarcinilor de planificare, a conținutului proiectului.
• Definirea etapelor proiectului, urmată de detaliere.
• Estimarea. Se calculează costul total al tuturor resurselor, necesare pentru Executarea proiectului.
• Se elaborează un plan de acțiune pas cu pas, a cărui implementare va conduce la realizarea obiectivelor.
• Definirea secvenței de activități.
• Identificați dependențele tehnice și orice constrângeri privind activitatea care urmează să fie efectuată.
• Calculați timpul necesar pentru a finaliza fiecare etapa de lucru, Să determine forța de muncă și alte resurse care vor fi necesare pentru fiecare etapă a ciclului de producție.
• Definirea tipului, combinației și volumului de resurse.
• Indicați un termen realist pentru realizarea lucrărilor, în cazul în care resursele sunt limitate.
• Crearea unui buget și a unor estimări de costuri obligatorii pentru fiecare activitate.
• Crearea unui plan.
• Colectarea rezultatelor altor activități de cercetare în timpul procesului de proiectare, asamblarea valorilor de planificare într-un singur document.

În timpul planificării și proiectării unui proiect, aceste activități sunt obligatorii.

Proceduri de susținere

Este posibil ca unele procese să nu fie necesare în timpul planificării proiectului. Numai atunci când sunt necesare, managerul le va include în lista generală. Aceste procese de sprijin includ următoarele

• Planificarea standardelor de calitate, stabilirea intervalului maxim admisibil al acestora. Cum se poate atinge nivelul de performanță necesar al produsului final.
• Planificarea organizațională, care presupune alocarea competențelor funcționale, a responsabilităților și a subordonării între toți cei implicați în proiect.
• Să recruteze personal cu calificări și experiență corespunzătoare, ale cărui activități vor permite finalizarea proiectului în cel mai scurt timp posibil. În unele cazuri, este necesară munca în echipă.
• Stabilirea comunicațiilor pentru a se asigura că se ajunge la membrii proiectului informații necesare.
• Definirea tipurilor de riscuri implicate în proiect, evaluarea și documentarea acestora. Aceasta identifică și elimină încă din faza de planificare incertitudinile, evaluează gradul de impact posibil al acestora asupra proiectului. În această fază se calculează atât scenariile favorabile, cât și cele nefavorabile pentru punerea în aplicare a strategiei alese.
• Planificarea procedurilor logistice. Ce materii prime, alte materiale și resurse necesare vor fi achiziționate cu exactitate de la organizații externe și în ce cantități, precum și cu ce frecvență se vor face livrările.

Alte acțiuni pot fi necesare pe parcursul proceselor de planificare a proiectului. Acest lucru depinde de obiectivele pe care organizația încearcă să le atingă în desfășurarea activității sale.

Etapele de planificare

Există 4 pași de bază în planificarea proiectului. Acestea sunt sugerate de compania de consultanță Booz Allen & Hamilton.

Modelul standard de planificare este următorul

Etapa 1. Formarea obiectivelor

Se stabilesc două tipuri de obiective. Acestea pot fi formale sau reale. În primul caz, se avansează criterii pentru a determina utilitatea proiectului. Obiectivele formale apar din motivația managerilor. Obiectivele realiste reprezintă modalități prin care pot fi atinse obiectivele formale.

Pasul 2. Analiza problemei

În această fază de planificare se determină situația reală a organizației. Se face apoi o prognoză a stării sale viitoare. Aceasta este urmată de identificarea problemelor existente, pentru care sistemele obiective sunt puse în contrast cu rezultatele analizei predictive. În cele din urmă va ajuta la structurarea problemelor.

Pasul 3. Se caută alternative

Acestea sunt opțiuni de soluție care se exclud reciproc.

Pasul 4. Evaluarea alternativelor

Se stabilește dacă fiecare dintre opțiunile existente este adecvată. Se evaluează eficacitatea și nivelul de risc al fiecărei decizii și apoi se ia o decizie adecvată. Alternativa optimă trebuie să fie nu numai fezabilă, ci și legală, pentru a se apropia cât mai mult posibil de obiectivul dorit. Sunt luate în considerare constrângerile de timp și de resurse existente. д.

atunci când creați un proiect de planificare teritorială, de producție sau de alt tip, asigurați-vă că îl aplicați ulterior pentru a compara rezultatele reale cu cele planificate. Acest lucru face posibilă gestionarea progreselor în vederea atingerii obiectivului general și efectuarea de corecții oportune și adecvate în timp util.

Programarea timpului

Este demn de remarcat faptul că programarea proiectelor urmează un model ușor diferit. Există 5 etape majore în acest proces:

1. Identificați activitățile și scrieți-le pe o listă. În unele cazuri, managerii fac greșeala de a nu preciza toate procesele deodată. Pentru a evita acest fenomen, se recomandă aplicarea metodei de descompunere succesivă în cursul definirii lucrărilor care urmează să fie efectuate.
2. Pentru fiecare activitate identificată, se determină o secvență și o durată. Acest lucru depinde de detaliile tehnologice ale lucrării care urmează să fie efectuată. Pentru aceasta se utilizează și metodologia de descompunere, care este completată de evaluări de experți. Acest lucru permite definirea precisă a duratei planificate a fiecărei operațiuni. Acest lucru poate fi realizat prin intermediul unei tehnici de brainstorming care permite ca caracteristicile tehnologiei să fie privite din diferite perspective.
3. Resursele trebuie să fie definite și puse la dispoziție. Acestea pot fi finanțe, materiale, forță de muncă, informații etc. Calendarul lucrărilor efectuate trebuie stabilit în funcție de calendarul logistic, financiar etc. д. Toate etapele procesului trebuie să fie legate între ele pentru a forma un proces continuu. Astfel se evită întreruperile în procesul de producție. Cu toate acestea, trebuie să se țină seama de penuria de resurse. Acestea determină în mare măsură durata și succesiunea întregii serii de activități care urmează să fie efectuate.
4. Limitele sunt stabilite din exterior. Printre acestea se numără caracterul sezonier al producției, disponibilitatea echipamentelor, alți factori externi.
5. Se instituie un sistem pentru a răspunde la riscurile emergente în timpul gestionării proiectului. Planificarea proiectului începe cu analiza acestora. Pentru cele mai probabile și mai periculoase amenințări, se elaborează măsuri de răspuns adecvate.

Principii de planificare

Atunci când planifică un proiect de afaceri, un manager trebuie să respecte anumite principii. Cele mai importante dintre acestea sunt:

• Direcționarea . Implementarea unui proiect cu un obiectiv final clar, fără a fi fragmentat în sarcini neimportante.
• Sistematicitate. Managementul viitorului proiect ar trebui să fie holistic, integrat. Se ține seama de specificul elaborării și redactării acestuia. În unele cazuri, proiectul poate fi împărțit în subsisteme. Acestea vor fi, de asemenea, legate între ele. Modificările într-un sistem implică modificări într-o altă structură. Descompunerea unui proiect în mai multe părți permite urmărirea legăturilor interne și a interacțiunilor dintre elemente, pentru a alege cea mai eficientă structură. Implementarea proiectului poate fi apoi evaluată în termeni de procese calitative și cantitative.
• Comprehensivitate. Fenomenele sunt luate în considerare în ceea ce privește legătura și dependența lor. Diferite metode, abordări de management sunt aplicate pentru aceasta.
• Sustenabilitate. Procesul de planificare a proiectului asigură faptul că toate activitățile sunt dotate cu resurse adecvate.
• Stabilirea priorităților. Concentrează proiectarea proiectului pe sarcinile majore, cele mai importante. Definiția lor depinde de conceptul general de dezvoltare în perspectivă.
• Securitate economică. Se calculează amploarea pierderilor și a daunelor aduse organizației în cazul în care nu se realizează evenimentul planificat. Riscurile nu pot fi evitate deloc, dar trebuie evaluate și trebuie luate decizii rezonabile.

Structurarea proiectului

În timpul planificării sarcinilor proiectului este necesar să se efectueze structurarea. Secvența ierarhică a activităților implică împărțirea întregului proiect în părți separate. Acest lucru permite specificarea complexelor la diferite niveluri. Această abordare facilitează gestionarea procesului.

Structurarea permite următoarele

• Definirea unei serii de activități pentru atingerea obiectivelor intermediare.
• Monitorizarea gradului de progres al proiectului, evaluând posibilitatea de a atinge toate obiectivele acestuia.
• Raportarea este configurată conform unei structuri optime.
• Se stabilesc etape de referință, prin care se măsoară progresul proiectului.
• Responsabilitățile sunt distribuite corect între executanți.
• Toți membrii echipei primesc informații obiective și ușor de înțeles despre scopurile și obiectivele proiectului.

Erori de structurare

Unii manageri fac greșeli în timpul structurării, afectând negativ realizarea obiectivelor. Principalele sunt următoarele:

• Etapa de structură este omisă cu totul. Managerul se chinuiește să găsească să rezolve probleme perioada curentă.
• Se utilizează numai unități organizaționale, nu se iau în considerare produsele finale sau resursele aplicate.
• Structurarea nu acoperă întregul proiect.
• Elementele structurii sunt repetitive.
• Structurile nu sunt integrate în funcție de specificul pregătirii Documentația proiectului și raportarea financiară.
• Structura este prea mult sau prea puțin detaliată.
• Elementele individuale ale proiectului nu se pretează la prelucrarea pe calculator.
• Produsele finale intangibile (servicii etc.) nu sunt luate în considerare. д.).

Baza de structurare

Planificarea proiectelor este o activitate solicitantă. Structurarea trebuie să fie efectuată corect. Aceasta se realizează pe următoarele baze:

• Ciclurile de viață ale proiectului care urmează să fie creat.
• Caracteristicile structurii divizionare.
• Componente ale rezultatului care va fi obținut după finalizarea proiectului.
• Procesul, elementele funcționale ale activității companiei.
• Amplasarea geografică a instalațiilor.