Formarea rezultatelor inventarierii: lista documentelor, procedura de întocmire

Inventarierea este reprezentată de procedura de comparare a activelor existente cu acele date care sunt disponibile în evidențele contabile ale societății. Procesul este efectuat de o comisie specială, numită printr-un ordin emis de șeful întreprinderii. Nu este neobișnuit ca această procedură să evidențieze deficite sau excedente. Prin urmare, rezultatele inventarierii ar trebui să fie documentate într-un mod competent și oficial. Acestea sunt întocmite și semnate de către membrii comisiei.

Conceptul de inventar

Este o modalitate standard și frecvent utilizată pentru a verifica starea și mișcarea diferitelor tipuri de active și bani. Cu ajutorul acestuia se identifică discrepanțele dintre înregistrările din documentele contabile și soldurile reale ale diferitelor elemente sau fonduri din cadrul societății.

Se efectuează un inventar al diferitelor proprietăți ale societăților comerciale. Pe parcursul implementării acestuia se iau în considerare instrucțiunile metodologice speciale, aprobate de către Decret al Ministerului de Finanțe № 49. Procedura de întocmire a rezultatelor inventarierii este, de asemenea, prezentată aici.

Scopuri de punere în aplicare

Inventarierea poate fi efectuată de mai multe ori pe an, pe baza unui ordin emis de un administrator al societății. Este obligatorie în cazul în care o societate este achiziționată, închiriată sau vândută. În plus, se efectuează înainte de întocmirea conturilor anuale, de schimbarea persoanei responsabile sau de furtul din cadrul societății. Mijloacele fixe ar trebui să fie inspectate o dată la trei ani. După diverse dezastre sau situații de urgență, este imperativ ca societățile să identifice orice pierderi și să efectueze un inventar.

Prin acest proces pot fi atinse mai multe obiective:

• Să verifice competența contabilului societății;
• descoperirea diferitelor tranzacții neînregistrate;
• Identificarea erorilor comise de personalul contabil;
• Pentru a controla integritatea obiectelor de valoare și oportunitatea plăților
• pentru a verifica starea și condiții de depozitare proprietate;
• pentru a identifica bunurile care nu mai sunt pe stoc sau care sunt expirate;
• verificarea integrității activității persoanelor responsabile pentru persoanele responsabile din punct de vedere material;
• să examineze mișcarea stocurilor în cadrul întreprinderii
• Descoperirea tranzacțiilor care, din diverse motive, nu au fost reflectate în registrele contabile.

Pentru a atinge obiectivele de mai sus, este important să se studieze în mod corespunzător procedura de efectuare și înregistrare a rezultatelor inventarierii. În cazul în care documentația produsă în urma acestui proces conține nereguli sau erori, rezultatele nu vor fi acceptate ca fiind corecte.

Tipuri de procese

Inventarul poate fi de mai multe tipuri. Poate fi integrală sau parțială și poate fi aleatorie sau integrală.

În plus, o procedură poate fi identificată ca fiind o procedură neprogramată, programată, de supraveghere sau repetată.

Cum se realizează??

Efectuarea unui inventar și documentarea rezultatelor acestuia sunt procese complexe care pot fi realizate doar de o comisie de inventariere. Acesta este format din specialiști din cadrul companiei care nu sunt interesați de rezultatele procesului și care au cunoștințele și experiența necesare.

Procedura de inventariere este împărțită în următoarele etape:

• Inițial, se emite un ordin de gestionare pe baza căruia este demarat procesul;
• Se numește o comisie de inventariere;
• Experții selectați examinează documentele de încasare și de plată, precum și diverse rapoarte privind mișcarea banilor sau a activelor;
• președintele comisiei semnează toată documentația anexată la registre;
• se întocmesc chitanțe ale persoanelor responsabile din punct de vedere material;
• Se face o comparație între elementele reale ale proprietății și înregistrări;
• la sfârșitul procesului, se pot efectua verificări de control;
• numai după ce se întocmesc rezultatele inventarului.

Comisia pregătește în mod competent documentele privind rezultatele, care sunt apoi prezentate șefului întreprinderii pentru examinare. Pregătirea corectă a inventarului este esențială pentru funcționarea legală și profitabilă a societății. Acesta este motivul pentru care persoanelor interesate de rezultatul procesului nu li se permite să.

Procedura de documentare a rezultatelor inventarierii

La finalul procesului, ar trebui să fie pregătite numeroase documente. Acestea sunt examinate și completate de către membrii comisiei de inventariere, după care sunt predate conducerii societății pentru examinare. Pe baza acestor documente, se iau decizii pentru a-i trage la răspundere pe cei responsabili sau contabili, astfel încât membrii comisiei trebuie să ia în serios rezultatele inventarierii. Documentele care trebuie întocmite în acest caz sunt reprezentate de următoarele documente:

• un ordin, pe baza căruia se inițiază procedura de verificare, emis de către conducătorul întreprinderii;
• un registru de control care indică modul în care ordinele directorului sunt executate de către membrii comitetului de inventariere;
• un inventar al diferitelor active reprezentate de imobilizări, imobilizări necorporale, bunuri sau numerar;
• un act de examinare a obiectelor de valoare expediate;
• un inventar al activelor acceptate pentru depozitare sau în tranzit;
• un raport de inventariere a metalelor prețioase sau a mărfurilor prețioase
• un inventar al valorilor mobiliare și al expedierilor de numerar;
• un act de verificare a decontărilor făcute cu cumpărătorii, creditorii, debitorii sau furnizorii;
• situații comparative privind activele imobilizate sau alte active
• un raport de inventariere care să verifice aplicarea corectă a procedurii;
• un ordin emis de către conducere cu privire la constatările.

Fiecare document are propriile caracteristici specifice. Documentarea corectă a rezultatelor inventarierii este cea care permite ca acestea să fie utilizate pentru urmărirea penală a infractorilor sau pentru identificarea furturilor.

Reguli pentru emiterea unui ordin

Inventarierea se face numai pe baza unui ordin oficial emis de conducătorul întreprinderii. Acest document este inclus în registrul de control, pe baza căruia se evaluează eficacitatea și promptitudinea punerii în aplicare a ordinelor directorului.

Un exemplu de astfel de ordin poate fi studiat mai jos. Un document poate fi întocmit chiar și pentru un audit neprogramat.

Nuanțele realizării unui inventar

Rezultatele unui inventar sunt documentate prin diferite acte și inventare. Regulile de întocmire a acestora includ:

• Nu trebuie să plătiți mai mult decât sumele care v-au fost plătite de către comisie;
• acestea pot fi completate prin intermediul calculatorul sau manual;
• nu se pot face erori, pete sau corecturi;
• denumirile diferitelor elemente care trebuie verificate trebuie să fie scrise întotdeauna pe baza informațiilor din nomenclatură;
• unitățile de măsură trebuie să fie aceleași cu cele din registre;
• pe toate paginile inventarului, numărul de obiecte de inventar găsite efectiv și numărul acestora pe baza de înregistrări; ; ; ; erori sau corecturi;
• În cazul în care există o greșeală, aceasta trebuie corectată prin barrare, apoi datele corecte trebuie indicate mai sus, iar această corecție trebuie să fie certificată prin semnătura președintelui comisiei și a persoanei responsabile din punct de vedere material a societății;
• în inventar nu trebuie să existe rânduri goale, iar spațiul rămas trebuie barat;
• La finalul documentelor se pune o notă că tarifele și taxiurile au fost verificate și toate calculele au fost făcute de către membrii comisiei.

În cazul în care se efectuează un inventar ca urmare a unei schimbări de angajați, documentul este semnat de fostul angajat și de noul angajat.

Ordinul directorului general privind rezultatele inventarierii

Formalizarea și înregistrarea inventarului reprezintă un pas important în această procedură. Aceasta include în mod necesar emiterea unui ordin de către conducerea societății. Această ordine se formează numai după ce, numai după ce administratorul societății a examinat rapoartele de inventariere, fișele de punctaj, inventarele și alte documente similare.

Pe baza datelor primite, conducerea ia o decizie cu privire la rezultatul inspecției. Aprobarea acestei decizii prin ordin oficial; - Data emiterii documentului. În document trebuie incluse următoarele date:

• numele companiei;
• forma de organizare selectată;
• data eliberării documentului;
• Se citează documentele pe care managerul organizației s-a bazat în timpul procesului decizia este luată;
• rezultatele auditului sunt aprobate;
• se va stabili o procedură pe baza căreia vor fi corectate neregulile sau discrepanțele constatate;
• sunt numite persoanele care execută ordinul și persoanele responsabile de executarea deciziei directorului.

Acest ordin este semnat de managerul direct al firmei și apoi contrasemnat de contabil, care este obligat să citească textul întocmit. După aceasta, documentele vor fi trimise la Departamentul de contabilitate, ai cărui angajați vor fi responsabili de punerea în aplicare a deciziei directorului.

De ce trebuie să documentăm?

În urma auditului trebuie să se întocmească documente primare oficiale. Acest lucru confirmă faptul că a fost efectuată o bună verificare a inventarului și că toate constatările sunt credibile.

Pregătirea corectă a unei verificări a inventarului permite să se tragă concluzii cu privire la măsura în care informațiile din contabilitate corespund cantităților reale ale diferitelor obiecte de valoare. Adesea, cu ajutorul unui audit este posibil să se detecteze arieratele, frauda sau chiar furtul din partea angajaților companiei.

Concluzie

Inventarul este o modalitate semnificativă de verificare a exactității contabilității. Acesta trebuie să fie documentat cu exactitate printr-o varietate de forme. Acestea trebuie să fie întocmite direct de către membrii comitetului de inventariere, după care sunt examinate și semnate de conducătorul firmei.

Pe baza acestor documente, este posibil să se evalueze dacă contabilitatea în organizație este corectă.