Structura de management matricial: schemă, principii de bază, eficacitate

Structura organizațională este un model de relații între pozițiile și oamenii dintr-o anumită organizație.

O structură organizatorică este un set de dependențe diferite (de exemplu, funcționale, ierarhice) între elementele individuale (cum ar fi pozițiile organizatorice, celulele, unitățile) ale unei organizații, care permit gestionarea acesteia. Esența OS este relația corectă dintre scopuri și obiective și oameni și modul de influențare a acestora în procesele de lucru, adică crearea anumitor părți ale unei organizații și apoi reunirea lor pentru a le gestiona mai eficient.

Structura matricială este una dintre cele mai dezirabile structuri pentru organizațiile complexe care se caracterizează prin concentrarea pe activitățile de proiect.

Structura matricială se caracterizează printr-o abatere de la ipoteza tradițională că o structură formală structura organizatorică în ansamblul său ar trebui să fie un sistem fix și imuabil. În această structură, a fost posibilă combinarea atributelor pozitive ale structurilor de tip staff-line cu cele ale structurilor de tip.

Conceptul

Forma matricială de organizare a managementului se referă la una dintre formele de structuri organizatorice ale unei întreprinderi, care sunt destul de răspândite în mediul actual. Acesta se bazează pe două criterii care se suprapun. Diviziunile funcționale formează baza matricei. După ce acestea au fost definite, se selectează și se mapează seturi de grupuri. În funcție de profilul de afaceri al companiei, principalul criteriu de diferențiere a grupurilor menționate anterior este dacă este vorba de un departament de tip "make-or-break" care se ocupă de o sarcină specifică.

Acest tip de structură este legat de conceptul matematic de matrice, adică o matrice dreptunghiulară de numere reale caracterizată prin alăturarea coloanelor și rândurilor.

Într-o structură matricială, coloanele sunt echivalente cu funcțiile recurente permanente. Fiecare element al matricei are 2 centre procesul decizional - manager de funcții și manager de sarcini. Avantajele sale sunt flexibilitatea și deschiderea față de schimbările din mediul înconjurător, o mai mare responsabilitate a managerului pentru proiect, îmbunătățirea fluxului de informații și posibilitatea ca angajații să își sporească creativitatea.

Acest tip de structură organizațională a fost introdus în anii `60 în industria aerospațială. NASA a preluat conducerea în utilizarea acestei structuri. Structura matricei este cel mai adesea structurată în jurul unor probleme sau proiecte în care este implicată organizația. Acestea sunt în general recunoscute în rândurile matricei. Coloanele matricei sunt analogii ale funcțiilor constante, recurente.

Posibilități de aplicare

O structură matricială este utilizată atunci când este necesar să se desfășoare anumite activități specifice care necesită atribuirea de echipe de proiect în sistemul de management al companiei. Membrii acestor grupuri sunt membri ai unităților organizatorice permanente ale structurii.

Atașarea angajaților poate apărea în următoarele cazuri:

• deconectarea completă de la unitatea-mamă (departament) pe durata sarcinii (proiectului) companiei și subordonarea completă față de managerul echipei de proiect desemnate (este vorba de așa-numitele echipe de proiect);
• Raportarea dublă către angajați: atât către șeful unității principale a celulei, cât și către șeful de echipă (această soluție corespunde structurilor matriciale tipice).

Fiecare membru al personalului care reprezintă una dintre verigile din structura de matrice este membru al unei echipe de proiect, la fel ca și un membru al unei unități funcționale. Rezultatul acestei afilieri bipartizane este faptul că există mai mulți manageri. O structură organizațională matricială este destul de complexă. Nu toate companiile o pot implementa eficient. Aplicarea acestei structuri poate duce la numeroase fenomene ca fiind pozitiv, și negativ în organizație; - creșterea responsabilității managerului coordonator.

Avantaje

Unele dintre caracteristicile pozitive ale utilizării unei structuri matriciale includ:

• Crearea de condiții pentru munca interdisciplinară;
• încurajarea dezvoltării competențelor de colaborare;
• flexibilitate;
• încurajarea unei identificări ridicate a angajaților cu obiectivele;
• instituirea unor mecanisme autonome de guvernanță și coordonare;
• crearea de fenomene de sinergie;
• Eliberarea potențialului creativ al angajaților;
• capacitatea de a se concentra în mod cuprinzător asupra unei probleme detaliate;
• O mai mare deschidere și flexibilitate pentru a se adapta la schimbările din mediul înconjurător;
• creșterea responsabilității managerului coordonator față de întreprindere, prin extinderea competențelor sale asupra întregului ciclu de implementare a proiectului;
• îmbunătățirea fluxului de informații.

Dezavantaje

Printre caracteristicile negative ale aplicării structurii matriciale se numără:

• costul ridicat al guvernanței;
• potențial de anarhie;
• o creștere a timpului necesar pentru îndeplinirea sarcinilor;
• întreruperea unității de comandă și posibilitatea unor dispute privind competențele între managerii de funcție și coordonatorii de proiect;
• lipsa înțelegerii și a încrederii reciproce din partea șefilor de funcție și a managerilor de proiect;
• impune cerințe destul de mari managerilor și subordonaților, ceea ce cauzează dificultăți în completarea echipelor de lucru;
• incertitudinea și amenințarea care îl însoțesc pe liderul echipei și pe participanții la mecanismul de management al proiectului;
• supraîncărcarea managerilor de proiect cu probleme de coordonare permanente.

Caracteristicile structurii

Structura matricială este recomandată ca structură modernă datorită ușurinței cu care o organizație matricială este capabilă să răspundă la un mediu în schimbare mediu. Acest tip de structură este construit pe principiul grupării bidimensionale: coloanele sunt echivalentul funcțiilor recurente constante, iar liniile reprezintă sarcini, produse, proiecte neobișnuite, care se schimbă periodic.

În cazul în care o organizație realizează mai multe sarcini individuale (proiecte) în același timp, echipele care le execută acționează ca și cum ar fi "încrucișate" față de structura tradițională "linie de personal", creând o matrice de sarcini și funcții.

Fiecare element al matricei - un post sau o unitate organizațională - are două centre de decizie: un manager de funcție și un manager de sarcină (proiect). Cele două sisteme se suprapun prin contopirea vechii diviziuni de funcții cu noua diviziune de proiecte. Acest lucru duce la transmiterea orizontală a informațiilor și la coordonarea muncii, în timp ce descărcarea supraîncarcă de obicei canalele verticale (diviziunea ierarhică pe funcții).

Într-o structură matricială care utilizează două reguli de grupare suprapuse, există caracteristici structurale ale managementului întreprinderii, cum ar fi:

• Un grad ridicat de specializare de tip profesional;
• descentralizare profundă;
• un grad scăzut de formalizare.

structura matricei în practică

Celebrul constructor auto american Ford a folosit o abordare de tip array pentru a crea unul dintre cele mai modele populare, și anume Ford Focus. Grupul înființat în acest scop s-a numit "Echipa Focus", inclusiv ingineri, designeri, specialiști în marketing și producție. Organizarea activității managerului a fost realizată de către experți din alte domenii ale companiei. Datorită implementării acestei structuri și a reunirii specialiștilor, proiectul noului model a avut succes cu cel puțin un an mai devreme, decât poate ar fi fost obținută folosind abordarea anterioară implementată în cadrul societății.

Structura matricială este utilizată și la următoarele companii: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid și Manhattan Bank. Cu toate acestea, structura matricială, în ciuda tuturor eforturilor asociate cu implementarea și tentativele de implementare, nu și-a găsit aplicare în companii precum Philips sau Citibank. Situația de mai sus sugerează că structura matricială nu este o structură universală potrivită pentru a fi implementată în orice întreprindere.

Exemplu de structură matricială

Figura de mai jos prezintă un exemplu de structură de management matricial și diagrama de legătură din cadrul acesteia.

După cum se poate observa din figură, structura încorporează atât principiul diviziunii funcționale, cât și cel al diviziunii pe proiecte a relațiilor de raportare.

În cadrul acestei structuri, managerul societății are mai mulți adjuncți. Director de marketing, cercetare și dezvoltare, producție, economie și finanțe, departament tehnic. Această listă poate varia de la o companie la alta. Fiecare dintre acești adjuncți este responsabil pentru următoarele domenii. administratorii au responsabilități funcționale în cadrul societății.

Este posibil să vedeți angajați funcționali care raportează la fiecare dintre ei. Dacă luăm ca exemplu departamentul de resurse umane, directorul adjunct de resurse umane va raporta către. Dacă luăm un director adjunct de marketing, va exista un director de marketing care îi va raporta etc. д.

Managerul de resurse umane își desfășoară activitatea de responsabilități funcționale în resurse umane, dar are și un alt manager de proiect (nu doar unul funcțional). De asemenea, angajatul raportează și execută ordinele managerului de proiect căruia îi este atribuit. Acest lucru dezvăluie esența liniei duble de raportare.

În mod similar, putem lua exemplul unui specialist în achiziții publice. С pe de o parte, Pe de altă parte, managerul de proiect este subordonat managerului de proiect în cadrul funcției de achiziții, ca parte a structurii organizaționale.

Când merită să aplicați o structură matricială?

O structură de gestionare matricială și schema de aplicare a acesteia sunt posibile în următoarele situații:

• Atunci când mediul extern al întreprinderii exercită o presiune puternică asupra acesteia, de exemplu, când există o concurență puternică pe piață. Prin luarea unor măsuri cuprinzătoare a tuturor celulelor dintr-o structură de matrice, este posibil să se atragă rapid și eficient atenția clienților.
• În situația în care o întreprindere procesează o cantitate infinită de date și informații. Aplicarea acestei structuri facilitează foarte mult repartizarea sarcinilor și coordonarea sarcinilor.
• Dacă o organizație are resurse limitate, structura matricială este o soluție salvatoare. Prin utilizarea unor resurse limitate, cum ar fi specialiștii în producție, se poate utiliza nu numai departamentul care produce produsul A, ci și departamentul care produce produsul B.

În ciuda dificultăților care însoțesc crearea unei structuri de matrice activă, aceasta funcționează în întreprinderi și contribuie adesea la succesul și accelerarea proiectelor.

Principiile de bază ale formării

Structura de gestionare a matricei și schema de formare a acesteia disting două părți distincte: fixă și variabilă. Partea fixă este formată din unități organizatorice specifice structurii de personal (administrație generală), în timp ce partea variabilă este formată din echipe de personal alocate unei obligații specifice (proiect). După finalizarea unui anumit proiect, aceste echipe sunt separate și pot fi recreate în funcție de nevoile instituției.

Astfel, partea variabilă a structurii cuprinde poziții organizaționale sau seturi de poziții create din salariați repartizați ca parte a funcțiilor care constituie procesul de producție (de exemplu, cercetare și dezvoltare, planificare, achiziții, producție, vânzări) pentru proiecte individuale. În funcție de tipul de întreprindere, sunt desemnați managerii de proiect și alți angajați ai unităților de sector. Partea fixă a acestei structuri este formată din unitățile organizatorice auxiliare tipice (de exemplu, personal, finanțe, contabilitate etc.). д.), necesare pentru gestionarea eficientă a instituțiilor.

Structura de management matricial și designul acesteia este o matrice în care coloanele reprezintă ierarhia funcțională, iar rândurile reprezintă ierarhia tehnică. Astfel, unitățile executive (departamentele) sunt subordonate șefului funcțional într-un sistem vertical, în timp ce într-un sistem orizontal ele sunt dependente de coordonatorii de proiect.

Denumirea de structură matriceală provine din matematică: în știință, termenul "matrice" se referă la o matrice dreptunghiulară de numere reale care caracterizează relația inversă dintre rânduri și coloane. Împreună, se creează o matrice care definește relația dintre elementele rândurilor și coloanelor.

Într-o organigramă matricială, rândurile reprezintă, de obicei, întreprinderi neobișnuite, intermitente, în timp ce coloanele sunt echivalentul funcțiilor constante, recurente, îndeplinite de grupuri de personal. În cazul în care mai multe sau o duzină de proiecte majore se desfășoară simultan, echipele care desfășoară aceste activități acționează ca un fel de "cross-over" față de structura tradițională de tip staff-line, creând o matrice de sarcini obiect-funcționale. O trăsătură caracteristică Structura matricială este o abatere de la principiul managementului unipersonal.

Concluzie

O structură matricială poate fi văzută ca o soluție universală, în special în acele instituții care îndeplinesc sarcini complexe, individuale, care necesită coordonare și colaborare între specialiști din diferite discipline. Prin urmare, această structură matricială este deosebit de utilă în cercetare și în mediul academic, în birourile de proiectare, în centrele de cercetare etc. д. În prezent, această structură este utilizată și în multe instituții mari (holdinguri, corporații), precum și în companii de consultanță organizațională și agenții de publicitate. Structura matricială este flexibilă și permite interacțiunea între persoanele de la toate nivelurile de conducere din cadrul organizației.