Descrierea postului de administrator de birou: îndatoriri, funcții și drepturi

În majoritatea locurilor publice, primele persoane pe care le întâlniți la intrarea în clădire sunt recepționerii. Ei sunt angajați de hoteluri, saloane frumusețe, restaurante și, bineînțeles, unități de birouri. Acestora li se încredințează numeroase sarcini, începând cu comunicarea cu oaspeții și partenerii și terminând cu procesarea documentației.

Caracteristici speciale

Merită spus că administratorul este o profesie foarte versatilă, care poate include o varietate de responsabilități. Un avantaj pentru profesioniștii aspiranți este că nu necesită cunoștințe aprofundate într-un anumit domeniu.

Potențialii angajatori acordă mai multă atenție calităților personale. Potențialul candidat pentru postul de administrator de birou trebuie să fie moderat sociabil, capabil să stabilească contacte cu diverse persoane, să își exprime cu competență propriile gânduri. Interesul pentru domeniul ales și capacitatea de a face față stresului vor constitui, de asemenea, un avantaj. Această din urmă calitate va fi utilă pentru viitoarele recepționeri. Recepționerul va trebui să se ocupe de un număr mare de vizitatori, dintre care unii pot fi iritabili. Cu toate acestea, chiar și în aceste situații, recepționerul trebuie să fie capabil să rămână politicos.

Este important de menționat că, în funcție de politica de angajare a unei companii, pot exista cerințe privind studiile superioare, capacitatea de a lucra cu echipamente de birou etc.д.

Programul de lucru pentru acest post este de obicei determinat de orele de deschidere a unității, deoarece recepționerul este cel care deschide dimineața și închide seara. Cu toate acestea, în cazul muncii non-stop, angajații sunt obligați să lucreze în schimburi. În general, birourile nu funcționează în acest mod.

De asemenea, merită ia aminte Faptul că recepționerul și managerul de birou nu sunt aceeași profesie. Directorul de birou supervizează de fapt alți angajați. Administratorul, în schimb, nu îndeplinește această funcție. Își îndeplinește doar propriile atribuții, interacționând cu ceilalți angajați ai biroului, după cum este necesar.

Principalele atribuții

Un administrator de birou, în timp ce se află la locul de muncă, trebuie să îndeplinească un număr considerabil de sarcini atribuite de conducere. Să le enumerăm pe scurt.

• Primirea și apoi distribuirea apelurilor telefonice. În timpul negocierilor, recepționerul trebuie să înregistreze informațiile și să le dea angajaților. Atunci când este necesar, apelurile trebuie să fie direcționate către un alt departament.
• Atribuțiile unui recepționer de birou includ clauza care prevede că angajatul trebuie să ofere consultații inițiale clienților potențiali.
• Necesitatea de a gestiona atât documentația de intrare, cât și cea de ieșire.
• Postarea anunțurilor de posturi vacante pe portaluri specializate și agenții de recrutare. Atribuțiile unui administrator de birou implică, de asemenea, efectuarea de interviuri inițiale cu potențialii candidați.
• Achiziționarea de furnituri de birou, precum și de consumabile, necesare pentru asigurarea funcționării neîntrerupte a echipamentelor de birou.

În plus față de sarcinile enumerate mai sus, administratorul de birou interacționează efectiv cu oamenii în permanență. Aceasta include atât clienții potențiali, cât și angajații actuali. Acest specialist este responsabil pentru programarea personalului.

Drepturi

Numărul drepturilor, spre deosebire de cel al obligațiilor, este mult mai mic. Deci, ce permite manualul administratorului de birou?

• acționează în numele societății, reprezentând interesele acesteia în relațiile cu alte întreprinderi.
• Interacționează cu alți angajați în cadrul atribuțiilor care îi revin.
• Prezentarea de propuneri pentru îmbunătățirea operațiunilor companiei.

Funcțiile unui administrator de birou sunt

La locul de muncă, acest specialist trebuie să îndeplinească un număr considerabil de sarcini care îi sunt atribuite:

• Pregătirea biroului.
• Menținerea ordinii.
• Serviciul clienți.
• Prezența telefonică.

Numărul real de funcții poate fi mai mare. Acest lucru depinde de lista de îndatoriri ale administratorului de birou în locația respectivă.

Amenajarea biroului

De obicei, munca începe cu pregătirea biroului pentru a doua zi de lucru. La sosirea la locul său de muncă, recepționerul verifică funcționarea echipamentelor de birou, disponibilitatea consumabilelor și a furniturilor de birou. În continuare, profesionistul trebuie să se familiarizeze cu lista de vizitatori și să stabilească condițiile de întâlnire cu aceștia.

Păstrarea lucrurilor în ordine

Recepționerul nu ar trebui să fie implicat direct în curățenie și în alte activități pentru a menține biroul în ordine. Cu toate acestea, printre îndatoririle sale se numără necesitatea de a coordona activitatea personalului de serviciu. Acesta ar trebui să întocmească un program de curățenie și să precizeze durata acesteia.

Serviciul clienți

Recepționerul este, de asemenea, responsabil de programarea vizitatorilor și de coordonarea acestora cu managerul. Aranjați întâlnirile astfel încât să nu existe timp de așteptare inutil și nimeni să nu fie nevoit să aștepte. În plus, recepționerul trebuie să întâmpine vizitatorii. Este persoana care creează prima impresie.

Serviciul telefonic

Această funcție este atribuită recepționerului pentru a scuti managerul de negocieri și pentru a nu-l distrage de la procesul de lucru. Unele întrebări pot fi rezolvate chiar de către angajat sau angajatul poate face o programare pentru vizitator în funcție de programul managerului. Atunci când îndeplinește aceste funcții, este imperativ ca angajatul să păstreze confidențialitatea și să nu divulge informații persoanelor din exterior.

Exemplu

Descrierea postului de administrator de birou poate include diferite elemente, în funcție de cerințele organizației individuale. Cu toate acestea, acesta va prescrie, în general, termeni și condiții standard care sunt luați ca model.

• Dispoziții generale.
• Cerințe de eligibilitate. În general, o calificare post-secundară este suficientă pentru un potențial administrator. Experiența reprezintă un avantaj.
• Atribuții. Nici o fișă de post nu este lipsită de această secțiune.
• Drepturi. Supervizorul poate, de exemplu, să facă sugestii pentru îmbunătățirea operațiunilor companiei.
• Cerințe suplimentare, care pot include puncte care nu sunt acoperite în altă parte.

De obicei, fișa postului este înmânată noului angajat pentru ca acesta să se familiarizeze cu ea, pe care trebuie să o confirme prin semnătura sa.

Locul de muncă

Orientările privind sănătatea și securitatea recepționerilor de birou stabilesc câteva cerințe pentru mediul de lucru. De exemplu, locul de muncă trebuie să fie poziționat astfel încât angajatul să își poată îndeplini confortabil propriile atribuții. Este de obicei situat în apropierea biroului managerului și permite observarea celorlalți angajați.

Ar trebui să se înțeleagă faptul că recepționerul, precum și alți membri ai personalului, trebuie să utilizeze adesea tehnologia de birou în îndeplinirea sarcinilor lor. Din acest motiv, trebuie să fie amplasat astfel încât să fie accesibil pentru perioade scurte de utilizare.

O sarcină importantă care nu este clar definită în fișa postului de manager este aceea de a acționa ca o legătură între managerul ierarhic și subordonat. Prin urmare, angajatul va încerca să creeze o atmosferă bună și să construiască o relație cu ceilalți. Este important nu numai să transmiteți corect instrucțiunile, ci și să puteți controla acuratețea punerii lor în aplicare.

Din acest motiv, un factor important în succesul acestui post este capacitatea de a comunica cu ceilalți. Acest lucru este valabil atât pentru supervizori, cât și pentru subordonați. În ceea ce privește calitățile personale, organizarea și rezistența la stres sunt considerate destul de importante, permițându-vă să gestionați alți angajați și să vă păstrați calmul chiar și atunci când aveți de-a face cu vizitatori conflictuali.