Inventar: ce este, particularități, formulare și certificate necesare

Toți contabilii știu că inventarul este o activitate contabilă indispensabilă și strict necesară. Cei responsabili de managementul diviziilor, departamentelor, a companiei în ansamblu au la fel de multe informații despre aceasta. La inventariere pot participa specialiști individuali din diferite departamente. În unele companii, această responsabilitate revine unui departament de logistică specializat.

Informații generale

Orice contabil vă va spune că o numărătoare de inventar este o secvență strict limitată de evenimente, fiecare dintre acestea fiind extrem de important pentru rezultatul. Scopul principal al verificării este de a se asigura că toate activele corporale pe care societatea le are pe hârtie sunt în formă materială.

Trebuie să se efectueze o verificare anuală a inventarului atât pentru obligațiile financiare ale societății, cât și pentru activele sale. Activele fixe, alte active trebuie să fie inspectate. Frecvența verificărilor, detaliile organizării acestora și elementele care trebuie verificate trebuie stabilite de către conducerea întreprinderii. Este necesar să se constituie provizioane interne, susținute de politici contabile. Este obligatoriu să se emită un ordin tematic care să confirme o astfel de dispoziție.

Legile noastre spun, de asemenea, că inventarierea este o activitate necesară și importantă, fără de care este imposibil de făcut într-o întreprindere. A fost adoptată o lege specială, publicată sub nr. 402. Precizează situațiile care impun efectuarea unui inventar.

O astfel de verificare este impusă de lege atunci când societatea se pregătește să prezinte conturile anuale, când intenționează să vândă sau să închirieze anumite elemente în cadrul unui contract de vânzare sau de închiriere. Inventarul este necesar în cazul în care se schimbă persoana responsabilă de articole, dacă se identifică un furt, dacă ceva a fost folosit în mod necorespunzător sau s-a stricat. Procedura care trebuie urmată în caz de modificări structurale, urgențe.

Detalii și formulare

Orice manager de companie este conștient de faptul că o numărătoare de inventar nu este doar un eveniment programat în prealabil, ci poate fi efectuată și pe neașteptate dacă apar anumite condiții. În special, are loc o inspecție neanunțată dacă se recunoaște că un client a fost fraudat.

Cerința de bază pentru organizarea evenimentului este voința personalului de conducere. controalele pot fi efectuate în orice moment. este necesară în cazul în care se produc bunuri neînregistrate, dacă există vânzări neplanificate. O verificare neașteptată a inventarului este necesară în cazul în care conducerea dorește să verifice competența persoanei responsabile de un anumit sector al întreprinderii.

Comisia este responsabilă pentru organizarea inventarului. Comisia trebuie să fie formată din trei sau mai mulți membri. Managerul emite un ordin, prin care se stabilește lista angajaților incluși în comisie. Funcționează tot timpul.

În cazul în care este necesar, comisia este compusă din componența echipei Poate fi implicat personal suplimentar înalt specializat. Fiecare inspecție are loc cu implicarea tuturor membrilor comisiei. Dacă cineva lipsește, rezultatul exercițiului este invalidat. Personalul responsabil cu inventarierea trebuie să fie, de asemenea, prezent. Fără implicarea sa, rezultatele nu sunt valabile.

Identificarea măsurii

Verificarea lunară, anuală sau de altă natură a inventarului este un exercițiu care presupune verificarea existenței anumitor active, pasive de tip monetar. Se face cu referire la o anumită dată. Cifrele obținute sunt comparate cu informațiile contabile și se identifică discrepanțele.

Inventarierea permite controlul păstrării averii materiale. Există mai multe tipuri de acțiuni. Frecvența permite împărțirea cazurilor în cele planificate și programate și cele neanunțate. Primul este strict obligatoriu și necesar la întocmirea rapoartelor anuale. Aleatoriu, conform unui program secret al personalului de supraveghere, sau la un moment imprevizibil, dacă există un motiv.

Bilanțul, care are loc în afara cadrului unui program cunoscut publicului, are ca scop identificarea responsabilității angajaților pentru acțiunile lor. Aceasta ar fi efectuată inopinat doar dacă persoana responsabilă de proprietate din oficiu - aceasta este o cerință de bază a măsurii. Aceasta este utilizată pentru a evalua dacă oamenii sunt competenți și își desfășoară activitatea cu diligență. Activitățile neprogramate sunt necesare în cazul în care apar următoarele circumstanțe. În acest caz, angajații pot lua inițiativa și pot cere personalului de supraveghere să organizeze un inventar.

Mult sau puțin?

Se obișnuiește să se facă distincția între inventarierea completă și inventarierea parțială, sau inventarierea aleatorie. Activitățile neprogramate presupun numărarea și reconcilierea a tot ceea ce există în companie. Nu există excepții de la acest tip de inventariere. Se poate organiza un inventar parțial. Aceasta definește grupurile de active care trebuie inspectate și se ocupă de acestea. Formularul de eșantionare presupune selectarea elementelor din grupul de bunuri, articole, active care urmează a fi inspectate.

În cazul în care se organizează un al doilea sau al treilea control de tip, dacă se constată o discrepanță, este necesară o verificare completă. Un formular tip este cel mai adesea aranjat între reconcilieri majore. Aceste măsuri permit punerea sub control a salvgardării activelor fizice. Managerii pot monitoriza dacă înregistrările sunt ținute corect.

Cine este responsabil?

Contabilitatea, controlul stocurilor este responsabilitatea personalului calificat al firmei. O comisie specială este definită printr-un ordin emis de conducătorul companiei. Este de natură permanentă. Indiferent de tipul de verificare fizică a inventarului planificat pentru firmă, comisia este obligată să fie prezentă în totalitate. Este responsabil pentru monitorizarea între inventarieri.

În cazul în care domeniul de aplicare al auditului planificat este foarte mare, se pot forma comitete separate și specializate. Acest aranjament face posibilă auditarea întregii societăți într-un interval de timp specificat. Acest lucru este deosebit de util în cazul în care diferite zone ale firmei se află la o distanță mare una de cealaltă. În special, în cazul în care persoana juridică are subdiviziuni structurale, aceasta nu poate renunța la formarea de comitete de lucru. În unele cazuri, formarea unei echipe unice este cea mai bună soluție. Acest lucru funcționează în timpul auditului curent, după care nu mai este valabil.

Scopuri și obiective

Efectuarea și întocmirea corectă a unui inventar și analizarea rezultatelor acestui eveniment este strict necesară pentru a clarifica modul în care proprietatea reală a societății corespunde informațiilor despre aceasta în registrele contabile. Sarcina comisiei este de a determina dacă există elemente care nu au fost contabilizate și de a calcula cât de mult material este consumat efectiv în procesul de producție. Inventarierea trebuie să evidențieze toate lipsurile, să găsească articolele în exces, să verifice conformitatea cu normele și reglementările de exploatare a activelor. Comisia este responsabilă pentru verificarea inițială.

Contabilitatea se face prin numărare, măsurare, aflarea greutății. Articolele de inventar trebuie verificate cu strictețe acolo unde se află, ca parte a procesului de lucru. În timpul inspecției trebuie să se găsească toate elementele falsificate. Identificarea a ceea ce nu mai este apt pentru utilizare, precum și a materialelor, obiectelor, produselor care au expirat.

Reguli cheie

Pentru ca bilanțul să aibă succes, acesta trebuie să fie continuu. Personalul responsabil trebuie să fie prezent în permanență. Inspecția trebuie să fie efectuată inopinat de către persoana responsabilă pentru bunurile inspectate. numai un comitet aprobat de conducere poate efectua auditul.

Documente importante

Procedura de organizare a unui inventar în țara noastră este determinată de ordine oficiale, rezoluții care sunt emise în numele Ministerului Finanțelor. Trebuie respectate regulamentele care stipulează regulile de contabilitate, precum și documentele locale adoptate în cadrul societății pentru reglementarea activității.

Printre cele mai importante se numără cea adoptată în `99 ordinul Ministerului de Finanțe, publicat sub nr. 49. Necesitatea unui inventar este stipulată în cea de-a 402-a lege federală privind contabilitatea. În cazul în care anumite aspecte ale procesului de lucru nu sunt specificate în aceste legi, dacă nu informații în alte documente de stat, este necesar să se adopte un act local, să se facă o prevedere în politica contabilă.

Sarcina managerului de formulare este de a elabora proceduri pentru eveniment. "Instrucțiunile metodologice" sunt folosite ca model. Șabloanele și formularele de inventariere sunt dezvoltate independent de fiecare companie, ținând cont de particularitățile întreprinderii.

La întocmirea eșantioanelor de documentație, este necesar să se țină seama de domeniul de activitate al firmei. Activitatea de documentare este implementată prin forme unificate. În 98, Goskomstat a emis Rezoluția 88, prin care a aprobat o serie de necesare pentru Modele de inventariere.

Mai multe despre eveniment în detaliu

Ideea de bază este de a număra ceea ce are compania și de a verifica în ce măsură diferă de documentația inițială. numărați obiectele în funcție de locația lor. Nu efectuați o numărătoare a inventarului conform listei de inventar, deoarece nu se poate găsi niciun surplus în acest mod. Dacă un lucru este numărat în funcție de greutate, trebuie cântărit; dacă este numărat în funcție de volum sau lungime, trebuie măsurați parametrii geometrici.

Anumite elemente sunt convertite în unități de greutate. Acest lucru este tipic pentru un inventar de mărfuri agricole. În cazul în care ambalajele nu sunt deteriorate, cutiile de carton individuale trebuie să fie deschise separat. În cazul în care nu există nicio inscripție și conținutul nu corespunde cu ceea ce este indicat pe exterior, toate pachetele trebuie deschise și trebuie numărat tot ceea ce se află în posesia firmei.

După cum se poate concluziona din analiza formularelor utilizate pentru inventariere și din înțelegerea documentației care reglementează examinarea, toate valorile mobiliare și numerarul trebuie verificate în timpul examinării. Articolele sunt numărate pe o foaie de hârtie.

Se recomandă includerea unei clauze în acord, declarând bunurile personale în locul în care o persoană lucrează, unde este interzisă păstrarea bunurilor personale. Verificarea a ceea ce este acolo, toate datele sunt introduse în inventar. De obicei, contabilul este responsabil pentru întocmirea acestui document. Nimic nu poate fi introdus în document fără a fi numărat mai întâi. Angajații nu ar trebui să fie de încredere pe cuvânt, indiferent cât de buni sunt aceștia.

Reguli: stricte!

Inventar - perioada pentru care este interzis să iei ceva. Nu ar trebui să se efectueze nicio operațiune de cheltuieli. Sala în care se organizează inspecția este strict limitată. Nu este permis accesul personalului neautorizat. În cazul în care comisia se suspendă, proprietatea trebuie să fie sigilată. Toate documentele legate de inventar trebuie păstrate într-un loc sigur.

Schemă și instrucțiuni

Acestea sunt definite prin decretul 49. Pentru a organiza un inventar al datoriilor, al activelor fixe și al activelor corporale, mai întâi trebuie să se emită un ordin care să fie semnat de conducătorul societății. Acest document declară faptul verificării. Conturile în afara bilanțului ar trebui să fie interval de timp, comandă. Acesta precizează cine face parte din comitet și ce tipuri de bunuri trebuie verificate. Obiectele de valoare sunt sortate în funcție de caracteristicile cheie, dacă există Dacă este nevoie de o astfel de acțiune, totul este recalculat și informațiile sunt introduse în inventar. Următorul pas este reconcilierea. Apoi, rezultatele sunt rezumate.

Fișa de inventariere trebuie să fie aprobată de către responsabilul întreprinderii. În momentul întocmirii și aprobării documentului, se inițiază acțiuni de modificare și îmbunătățire a înregistrărilor, clarificând informațiile stocate în biroul de contabilitate. Dacă vinovații sunt identificați, trebuie să fie aduși în fața justiției. Documentele întocmite ca rapoarte de audit trebuie trimise la arhive pentru a fi păstrate pe termen lung.

Conturi extrabilanțiere

Alții se întreabă dacă inventarierea poate fi utilizată ca mijloc de verificare a conturilor extrabilanțiere. Specialiștii atrag atenția asupra necesității de a verifica periodic toate bunurile deținute de o anumită companie.

În cazul în care unele elemente nu sunt deținute, dar firma le folosește, este necesar să se organizeze și un control al inventarului. Inventarul este alcătuit din obiectele care sunt închiriate, primite și predate spre păstrare. În consecință, tot ceea ce se află în conturile extrabilanțiere este, de asemenea, contabilizat și auditat.

Procedura de verificare este aceeași cu cea descrisă mai sus. Se întocmește o listă de remedieri. Atunci când se ia în considerare valoarea stipulată prin acorduri, acte de transfer și alte documente care reglementează relațiile dintre structuri în legătură cu activele în cauză. Un exemplar este dat proprietarului pentru ca acesta să poată compara informațiile cu propriile evidențe.

Farmacie

Utilizând modelele de rapoarte de inventariere, așa cum au fost descrise mai sus, este posibil să se organizeze o verificare a inventarului la farmacie. Caracteristica distinctivă unui astfel de proces - necesitatea de a implica tot personalul cu responsabilitate materială. Medicamentele nu pot fi eliberate în ziua inventarierii. Verificările manuale pot fi organizate, etichetele pot fi scanate.

Selectarea eșantioanelor corespunzătoare de documente de inventariere în funcție de specificul evenimentului. Uneori, exercițiul presupune numărarea în ordine alfabetică a articolelor prezente în farmacie. Deoarece unele medicamente sunt ținute separat și anumite produse pot fi ușor ratate, acest inventar dezvăluie adesea lipsuri. Numărul de rafturi este mai eficient. În acest fel, toate bunurile sunt găsite, evitându-se astfel pierderile accidentale.

Inventar și audit

Cele două măsuri sunt destul de diferite. ambele sunt întreprinse pentru a verifica mișcarea activelor, astfel încât uneori sunt confundate. Principala diferență constă în scopul auditului. Scopul bilanțului este de a stabili diferența dintre situația de pe teren și cea înregistrată. O astfel de verificare este necesară pentru a clarifica greșelile din contabilitate. Auditurile, la rândul lor, sunt necesare pentru a detecta operațiunile care se desfășoară împotriva legii și fără temei. Scopul unui audit este de a evalua legalitatea activităților, de a determina conformitatea acestora cu reglementările.